Plan roczny po początek drogi na kolejny poziom w Twoim biznesie. Ale, aby był skuteczny, musisz wykonać kilka ważnych kroków zanim zaczniesz go tworzyć i nie zakończyć tylko na jego stworzeniu, ale skutecznie go zrealizować.
Czas jesienny sprzyja refleksji. Zbliżający się koniec roku tym bardziej. Większość z nas spontanicznie zaczyna podsumowywać mijający i snuć plany na nowy rok.
Kiedy jednak w ostatnich miesiącach pracowałam nad tym tematem z różnymi przedsiębiorcami, okazywało się często, że zbudowanie wizji firmy bywa bardzo trudne, a wyraźne oddzielenie celów od planu działań – jeszcze trudniejsze.
Na co dzień jesteśmy tak bardzo uwikłani w bieżące działania, że jest nam niezmiernie trudno oderwać się od nich i zacząć myśleć o końcu najbliższego kwartału. A co dopiero o planowaniu całego roku albo dłuższym?!!!
Jestem przekonana, że bez dobrego planu Twój biznes nie rozwinie się. Będziesz tkwił w miejscu, a nawet jeżeli wykorzystasz jakieś szanse i zwiększysz obroty, to znajdziesz się w bardzo niepewnym położeniu, jeżeli nie zmienisz swojego sposobu działania (czyli nie rozwiniesz się).
Dlaczego jednak planowanie jest tak trudne?
Przyjrzyjmy się temu procesowi krok po kroku:
Krok 1. Co chcesz zrobić w najbliższym roku?
Niestety, kiedy zadaję pytanie o przyszłość, kiedy pytam o wizję firmy, mali przedsiębiorcy bardzo często wymieniają właśnie listę działań. Najczęściej są to działania planowane przez nich na najbliższe miesiące albo te z listy „kiedyś” – pobożne życzenia, które żywią od dawna i których nigdy nie realizują.
I jedne i drugie mają pod ręką (blisko w pamięci).
Najbliższe planowane działania – najczęściej już zostały w jakiś sposób zainicjowane, już powzięto decyzję o ich wykonaniu i nie mają nic wspólnego z długoterminową wizją i celami firmy. Podobnie jest z naszymi „wiecznymi wyrzutami sumienia” takimi jak: przebuduję stronę www, lepiej zorganizuję dział handlowy, zacznę wreszcie na bieżąco kontrolować finanse itd. Te pomysły działają zwykle nie lepiej niż postanowienia noworoczne w naszym prywatnym życiu.
Zwykle na tym miejscu wyczerpuje się Twoje „planowanie”.
A tymczasem to zaledwie początek. Mimo wszystko ważny, wrócimy do niego na końcu, ale tylko POCZĄTEK. To na pewno nie jest plan roczny. Ale warto od wypisania tych wszystkich zadań zacząć, żeby nie obciążały później Twojej głowy.
Kiedy wypiszesz sobie swoje plany, te które przychodzą Ci od razu do głowy (tak, zachęcam do zapisywania, bo to bardzo pomaga), czas przejść do drugiego kroku.
Krok 2. Opisz mijający rok
Nie sposób wybudować solidny dom, bez solidnych fundamentów.
Jeżeli chcesz zaplanować rozwój swojego biznesu, to takim fundamentem jest obecna sytuacja Twojej firmy. Czas obejrzeć Twój biznes pod mikroskopem.
Nawet, jeżeli wydaje Ci się, że wiesz o tej firmie wszystko, bo przecież codziennie w niej jesteś, a każdy problem trafia na Twoje biurko. Mimo wszystko, znajdź chwilę i spróbuj obiektywnie spojrzeć na firmę. Zastanów się czy kontrolujesz sprzedaż i masz wpływ na jej wielkość, czy Twoje działania marketingowe są przemyślane i skuteczne, jak wygląda sytuacja finansowa firmy, czy przynosi zyski i ma płynność oraz jak jest zorganizowana, czy pracownicy pracują wydajnie i są zaangażowani, jak bardzo obciążają CIEBIE bieżące zadania.
Bardzo ważne jest, aby nie tylko poszukiwać niedostatków, ale dostrzec też, jakie ważne lekcje można wyciągnąć z mijającego roku, jakie zasoby zgromadziliście i jaką cenną wiedzę zdobyliście. Co w tym ostatnim roku w firmie są rozwinęło, a co wymaga dalszych działań?
Gdybyś miał opisać mijający rok 4-5 słowami, to pod znakiem jakich słów on upłynął?
Zapisz je.
Krok 3. Puść wodze wyobraźni
Dopiero teraz, kiedy już wyrzuciłeś z głowy najbardziej bieżące plany i pomysły, kiedy uwolniłeś się od tego, jak Twoja firma działała wcześniej, możesz naprawdę zastanowić się, jak chcesz, żeby wyglądała za 3-5 lat?
- Co będzie oferowała i komu?
- Czym będzie się wyróżniała jej oferta od konkurencji? Na czym będzie polegała unikalna wartość tej oferty? Co będzie stanowiło o jej wyjątkowości?
- Jakie powinny być ceny na tle konkurencji?
- Z czym twoja firma powinna się kojarzyć potencjalnym i obecnym klientom?
- Jak taki docelowy biznes powinien być zorganizowany? Jaka powinna być struktura i sposób zarządzania?
- Jak duży będzie ten biznes? Ile rynków, oddziałów, pracowników, klientów? A może potrafisz określić to w liczbach: obrotach lub zysku?
W tej części naprawdę możesz puścić wodze wyobraźni. Nie ogranicza Cię sztywny plan i kwestia, czy te pomysły są wykonalne czy też nie, w ciągu najbliższego roku.
Po prostu zacznij marzyć o swojej firmie takiej, jaka miała być od początku. Jak zawsze ją widziałeś. I najlepiej zapisz sobie ten obraz, choćby hasłowo, w punktach.
Załóż, że to jest miejsce, do którego chcesz, aby Twoja firma dotarła za 3-5 lat.
Niezależnie od tego, czy już znasz drogę, czy jeszcze nie. Czy masz już mapę w szufladzie, czy dopiero musisz ją znaleźć.
Krok 4. Co będzie Twoim sukcesem za rok?
W czwartym kroku zastanów się, co musiałoby się stać w najbliższym roku, żebyś uznał ten rok za sukces? Co spowoduje, że naprawdę będziesz miał co świętować?
Wróć do listy słów z kroku 3 i zastanów się, pod znakiem jakich słów powinien upływać kolejny rok? Jakie będą najważniejsze cele w tym nadchodzącym roku?
Myśl o CELACH jako o punktach, które chcesz OSIĄGNĄĆ, a nie jako o działaniach, które musisz podjąć w tym celu. Wiem, że to często jest mylone.
To tak, jak z wędrówką po górach w nieznanym kraju. Celem jest dotarcie do schroniska przed zmrokiem. Nie zastanawiaj się teraz, którą drogą tam dotrzesz, ani jak musisz się przygotować do tej drogi, ile zrobisz przystanków i z czyjej pomocy skorzystasz. Ustal tylko miejsce docelowe i czas.
Warto pamiętać o tym, aby cele były konkretne, najbardziej, jak to jest możliwe. Jeżeli potrafisz, oceń na ile ten cel jest zrealizowany dzisiaj, a na ile chcesz, aby był zrealizowany za rok.
No i koniecznie: Sprawdź, czy te cele są spójne z wizją, którą nakreśliłeś w poprzednim kroku? Czy przybliżają Ciebie i Twój biznes do niej? Chociaż o milimetr? Jeśli tak, to są to bardzo dobre cele. Jeżeli nie – być może warto je jeszcze raz przemyśleć.
Krok 5. Dopiero teraz zacznij tworzyć plan roczny
Tak, dopiero teraz jest właściwy czas, aby zaplanować konkretne działania. Dopiero teraz, kiedy wiesz już jak powinna wyglądać Twoja firma w przyszłości, kiedy wiesz, dokąd chcesz dotrzeć za rok, dopiero teraz jest właściwy czas, aby przejść do DZIAŁAŃ.
I dlatego weź do ręki listę działań, które zapisałeś w kroku 1 i jeszcze raz ją przejrzyj. Które z nich są naprawdę istotne dla osiągnięcia Twoich celów? A które są po prostu luźnymi pomysłami, bez związku z Twoim planem? Jakich działań brakuje, aby Twój cel był zrealizowany?
Uwierz mi, że nie warto poświęcać zbyt wiele energii na bieżące działania, które nie przybliżają Cię znacząco do Twoich celów.
Nie warto chwytać się każdego nowego pomysłu, który wpada do głowy, ani każdej nowej rady od przyjaciela, która nie ma związku z Twoimi celami. Być może pomysł jest dobry, a rada szczera, ale jeśli nie prowadzą Cię do Twoich celów – niepotrzebnie rozproszą Twoją energię i zabiorą cenny czas. Podobnie z nowymi „okazjami”, które być może są kuszące, ale dopóki Twój biznes nie jest kwitnący i samonapędzający się – spowodują tylko zamęt i utrudnią jego rozwój.
Na tym etapie, zwykle namawiam do zbudowania planu działań tylko na 6 miesięcy. Tak, maksymalnie 6 miesięcy. Po 3 miesiącach sprawdzisz, czy ten plan nadal jest aktualny, możesz coś dodać, coś zmienić i zbudować plan na kolejne 6 miesięcy.
Co warto pamiętać na koniec?
Mimo, że ten sposób tworzenia planu wydaje się długa, ale naprawdę warto poświęcić temu planowaniu czas. Warto wykonać wszystkie 5 kroków. Znajdź sobie spokojny dzień lub dwa, być może w przerwie międzyświątecznej lub na początku stycznia, i spróbuj.
Po prostu spróbuj.
W trakcie roku musisz tylko pamiętać o swojej wizji, o celach i o planach. Niektórzy w tym celu wieszają je sobie na ścianie. Zapisują na białej tablicy w biurze albo na pierwszej stronie podręcznego notesu. U mnie – są zapisane w kalendarzu cyfrowym, w którym planuję moje cotygodniowe działania. W takim miejscu, abym zawsze miała je przed oczami.
Niezależnie od tego, co przyniesie rok, co się wydarzy i na jakie zdarzenia przyjdzie zareagować – Twój plan roczny i cele są na tyle elastyczne, że konkretne działania będziesz mógł dopasować do sytuacji.
Tak, jak żeglarz, który każdego dnia reaguje na aktualną pogodę, na wiatr i na stan oceanu, i odpowiednio do tego ustawia żagle, Ty też możesz działać odpowiednio do sytuacji. Ale niezmiennie zmierzać w kierunku, który wyznaczyłeś sobie i swojej firmie. Nawet, jeśli czasem trzeba zboczyć z drogi. Albo poruszać się nieco wolniej.
Życzę skutecznego osiągania celów!
Fot.: © Markus Mainka / Fotolia
