Wąskie gardło w Twojej małej firmie to Ty! 3 możliwości zmiany

Przeczytasz w 10 minut

W zarządzaniu biznesem jednym z fundamentów organizacji i poprawy efektywności jest koncepcja wąskich gardeł i ich eliminacji. Ale, kiedy prowadzisz mały biznes (mikro, mały albo nawet średni), to zwykle albo nie interesujesz się tą koncepcją albo uznajesz, że nie ma ona zastosowania do Twojej firmy. Umyka Ci największe i najbardziej obciążające Twój biznes i jego wyniki wąskie gardło. To ogromny błąd, który może mieć wpływ nie tylko na to, jak rozwija się Twoja firma, ale też na to, ile zarabiasz i jak wygląda Twoje życie.

W tym artykule wyjaśnię, na czym polega koncepcja wąskich gardeł oraz dlaczego jest dla Ciebie ważna. Jakie jest największe wąskie gardło w Twojej firmie i jakie są znaczące i wielopłaszczyznowe konsekwencje tego niedopatrzenia. A także – jak sobie z tym poradzić i czego potrzebujesz.

Wąskie gardło – co to znaczy?

Zanim przejdę do zagadnień specyficznych dla małych firm, ustalmy czym jest wąskie gardło w zarządzaniu.

Wąskie gardło (ang. bottleneck) w zarządzaniu produkcją i projektami jest jednym z procesów w łańcuchu procesów, który ograniczona zdolność i przepustowość całego łańcucha. W wyniku wąskiego gardła powstają zastoje w produkcji, nadwyżki podaży, presja ze strony klientów czy niskie morale pracowników. (…) Zarządzanie wąskim gardłem obejmuje dodanie zasobów, minimalizację przestojów i inwestycję w więcej maszyn. Zapobieganie wąskim gardłom może być osiągnięte poprzez dawanie pracownikom swobody w podejmowaniu decyzji, przekwalifikowanie pracowników i planowanie wyższej wydajności. (Encyklopedia zarządzania)

Z tej podstawowej definicji widzisz już, że jest ona zgodna z intuicyjnym rozumieniem: wąskie gardło to miejsce, w którym zatrzymuje się przepływ.

W odniesieniu do biznesu jest to najczęściej zatrzymanie procesu lub wręcz spowalnianie całej produkcji – zbioru różnych procesów. Wąskie gardła najczęściej odnosi się właśnie do procesów produkcyjnych lub logistycznych. Ale, jak wyjaśnię Ci dalej, warto spojrzeć na ten temat szerzej.

Istnienie wąskich gardeł oznacza, że praca nie odbywa się tak płynnie, jak mogłaby i pojawiają się przestoje. Jedno wąskie gardło może negatywnie wpłynąć na efektywność i wydajność całej produkcji. Co więcej, takie zaburzenie odbija się na całości działania i może powodować dodatkowe problemy: opóźnienia, spiętrzenia pracy w innych miejscach i czasie, błędy, pomyłki i nerwowość.

Pomyśl też, że gdyby chodziło o zakład produkcyjny (nie wiem, czy masz zakład produkcyjny czy inny rodzaj biznesu) to wąskie gardło oznacza, że ten zakład produkuje mniej niż mógłby, gdyby tego wąskiego gardła nie było. To oznacza oczywiście niższe zyski w Twojej kieszeni. Dlatego zarządzanie wąskimi gardłami jest tak ważne.

Zarządzanie wąskim gardłem

Zarządzanie wąskimi gardłami to jeden z aspektów, na które mocno zwraca uwagę tzw. Lean Management. Istnieje wiele narzędzi analizy procesów i przebiegu pracy, które mogą pomóc w zlokalizowaniu wąskich gardeł.

Zarządzanie nimi sprowadza się jednak do cyklicznego powtarzania dwóch kluczowych etapów:

  1. Identyfikacja
  2. Eliminacja

2 elementy zarządzania wąskim gardłem - infografika

Kiedy zlokalizujesz i wyeliminujesz jedno wąskie gardło na pewno pojawi się następne. To oczywista konsekwencja faktu, że poszczególne stanowiska (np. maszyny lub komórki organizacyjne) mają różną wydajność.

Jak w tym powiedzeniu:

Siła łańcucha zależy od jego najsłabszego ogniwa.

Podobnie w biznesie – wydajność produkcji (czy łańcucha logistycznego) zależy od gniazda o najmniejszej wydajności (a dokładniej mówiąc: którego wydajność najbardziej odbiega od zapotrzebowania).

Tyle ogólnej teorii. Ale, czy koncepcja wąskich gardeł ma odniesienie do Ciebie, kiedy prowadzisz małą (albo nawet jednoosobową) firmę, handlową lub usługową, bez skomplikowanych procesów produkcyjnych? Zdecydowanie tak.

Jak wąskie gardło przejawia się w małej firmie?

Mogę nie znać Twojej firmy, mogę nic o Tobie nie wiedzieć ani o tym, jaki biznes prowadzisz, ale jestem absolutnie przekonana, że…

Ty jesteś największym i najbardziej wpływającym na działanie Twojej firmy wąskim gardłem!

To oznacza, że dbanie o „przepustowość” tego gardła ma kluczowe znaczenie dla zysków, powodzenia i rozwoju Twojej firmy.

Wróćmy znowu do definicji:

Według ekonomii wąski przekrój to niedostateczna podaż danego czynnika produkcji w porównaniu z podażą innych zasobów. (Wikipedia)

Spójrzmy na najprostszą jednoosobową firmę. Na pewno znasz tę sytuację, kiedy to Ty jesteś osobą, która pisze treści marketingowe, przygotowuje oferty dla klientów, obsługuje ich, zbiera i zawozi dokumenty dla księgowej, biegnie na pocztę i kupuje papier do drukarki. Pracujesz od rana do nocy, bo każdy z tych procesów musi przejść przez Twoje ręce.

Wpadasz więc na pomysł outsourcowania pewnych zadań albo zatrudnienia wirtualnej asystentki. Jest lepiej, ale… oddałeś tylko część zadań, najprostszych, a zaczęły do Ciebie spływać zadania, których wcześniej nie było:

  • przeszkolenie asystentki,
  • opisanie procesów, instrukcji itd.,
  • wybór dostawców i partnerów, podpisywanie umów z nimi i wszelkie formalności,
  • wybór sposobu działania,
  • zatwierdzanie projektów,
  • odpowiadanie na pytania, rozstrzyganie wątpliwości…
  • i wiele innych zadań.

Niby jest trochę lepiej, ale nadal to Ty jesteś najwęższym gardłem. Wciąż przecież większość dotychczasowej pracy należy do Ciebie, a do tego jest ta dodatkowa, związana z zarządzaniem podwykonawcami, dostawcami i asystentami.

Być może przyjdzie Ci w tej sytuacji do głowy zatrudnić pierwszego pracownika albo nawet kilku. Wydaje się, że pracownik mógłby przejąć od Ciebie zarządzanie zewnętrznymi podwykonawcami oraz niektóre zadania, które trudno było outsourcować na zewnątrz. I to prawda.

Jednak pracowników też musisz zrekrutować, podpisać z nimi umowy, przeszkolić, dać instrukcje, odpowiedzieć na pytania, podjąć decyzje itd. Z czasem będzie lepiej, ale im większy zespół, tym większego znaczenia nabiera nie tylko dobra organizacja tego zespołu, jasne zakresy obowiązków i odpowiedzialności, ale też kształtowanie relacji w samym zespole.

Dojdą Ci dodatkowe obowiązki związane z zarządzaniem takim zespołem (obejmujące ustalenie struktury organizacyjnej, wdrażanie systemowych rozwiązań, kształtowanie polityki wynagrodzeń i wiele innych). Każdy pracownik to także indywidualny człowiek, ze swoimi specyficznymi cechami, systemem wartości, problemami i oczekiwaniami. Zarządzanie nimi, kształtowanie kultury organizacyjnej, rozwiązywanie konfliktów, motywowanie – zadań z tym związanych jest mnóstwo.

Jak widzisz, jeśli nie zadbasz o swój czas i swoją „wydajność”, to zawsze pozostaniesz wąskim gardłem swojej własnej firmy, a to niesie za sobą poważne konsekwencje.

Konsekwencje wąskich gardeł w małym biznesie

Mała firma ma zwykle małe zasoby, a jakiekolwiek wąskie gardła dodatkowo je marnotrawią.

Załóżmy, że doskonale docierasz do klientów, zapytania sypią się jak z rękawa, ale Ty nie nadążasz wysyłać ofert. Zniechęceni niedoszli klienci odchodzą i nigdy nie wracają.

Albo masz mnóstwo zamówień, ale z powodu ilości pracy i przeciążenia szwankuje jakość usługi lub obsługa klienta. Niezadowoleni klienci piszą skargi i reklamacje co dokłada Ci jeszcze więcej pracy. Na dodatek – zaczynają opisywać swoje negatywne doświadczenia w internecie, co odstrasza kolejnych klientów.

Załóżmy, że nie masz problemu ani z ofertowaniem i wychodzisz z siebie, żeby obsługa klienta była na jak najlepszym poziomie, ale już na kontrolowanie finansów nie starcza czasu. Wydaje się, że skoro jest tyle pracy, to finanse muszą się zgadzać, prawda? Dopiero po jakimś czasie okazuje się, że klienci nie płacili, ale nikt nie miał czasu się tym zająć albo koszty były za wysokie i zysk wyparował, ale nikt tego nie kontrolował.

Na pewno znasz takie historie, jeśli nie ze swojego doświadczenia, to z opowieści. Widzisz, jak ważna byłaby w takich sytuacjach analiza wąskich gardeł po to, żeby cały proces od pozyskania klienta, przez jego obsługę aż do rozliczenia, zadbania o zysk i poproszenia o opinię przebiegał sprawnie i budował Twój biznes?

Ale to nie są najgorsze konsekwencje. To sytuacje, które każdy może łatwo zauważyć. Najczęściej zżymamy się na nie, bez sięgania głębiej.

Tego rodzaju sytuacje nie tylko powodują erozję zysków, dezorganizację firmy, zniechęcenie zarówno przedsiębiorcy, jak i pracowników. Takie sytuacje rodzą też ogromną frustrację. Kiedy nagle okazuje się, że mimo ciężkiej pracy wyniki nie są takie, jakich można byłoby oczekiwać.

Kiedy czujesz, że to Ty jesteś tym wąskim gardłem i masz poczucie, że to Ty zaniedbałeś niektóre obszary, może męczyć Cię nieustanne poczucie winy. Być może zaczniesz sam siebie poganiać. Albo pracować coraz ciężej i coraz dłużej.

Przemęczenie powoduje nieuchronny spadek wydajności fizycznej i umysłowej. Zaczną pojawiać się pomyłki i błędy, które trzeba będzie poprawić albo odkręcić. To oczywiście jeszcze bardziej Cię obciąży i nakręci tę negatywną spiralę.

A to nie koniec tej smutnej historii. Długotrwały stres i przemęczenie prowadzą nieuchronnie do wyczerpania i wypalenia zawodowego oraz poważnych chorób. Może też pojawić się nerwica i depresja.

Bardzo nie chciałabym epatować tak negatywnymi scenariuszami, niestety tak wygląda rzeczywistość. Widzę przedsiębiorców, którzy trafiają do mnie na tym ostatnim etapie.

Piszę o tym po to, żebyś, jeśli jesteś zapętlona / zapętlony w tym miejscu wiedziała / wiedział, że to nie Twoja wina i nie oznacza, że z Tobą jest coś nie tak. To tylko nieuchronna konsekwencja nie uwzględniania wąskiego gardła w rozwoju Twojego biznesu. To konsekwencja brania na siebie zbyt wiele bez realnej oceny Twojej pojemności.

Trzeba to sobie powiedzieć wprost:

  • Jesteś człowiekiem, a nie cyborgiem. Potrzebujesz odpoczynku.
  • Mieszkasz na planecie Ziemia, a nie na Wenus. Twoja doba ma 24 godziny.
  • Potrzebujesz snu, regeneracji, odżywiania się, zdrowego ruchu i relacji społecznych.
  • Potrzebujesz życia poza pracą.

Twoje naturalne ograniczenia - infografika

Dlatego, poniżej podpowiadam Ci 3 lekarstwa na uwolnienie Cię z wąskiego gardła Twojej firmy.

Jak zarządzać wąskim gardłem, kiedy prowadzisz małą firmę? 3 możliwości zmiany sytuacji

Nie życzę Ci zabrnięcia w ślepą uliczkę. Dlatego poniżej opisuję 3 możliwości zmiany sytuacji, o której napisałam przed chwilą.

Zanim jednak to zrobię, chcę Cię ostrzec, że myślenie „wystarczy delegować zadania” to kolejna ślepa uliczka. Nie wystarczy. Opisałam Ci to wcześniej. Samo delegowanie zadań oznacza nowe zadania na Twoim biurku, związane z nadzorowaniem tego, co delegowane i zarządzaniem osobami, które to robią. Delegowanie jest ważne i przydatne, ale zdecydowanie niewystarczające.

Te trzy kierunki myślenia i działania powinny stać się Twoim nawykiem i nałogiem (w pozytywnym rozumieniu). Najlepiej działają, kiedy są stosowane jednocześnie.

1.      Uwalniaj swój czas

Spójrz na zadania, które wykonujesz każdego dnia w kontekście uwalniania swojego czasu. Wybierz sobie jedną, w miarę jednorodną grupę zadań. Optymalnie, jeśli to będą zadania mało twórcze, administracyjne lub powtarzalne.

Zadaj sobie pytanie:

Ile czasu potrzebujesz zainwestować, aby odzyskać czas poświęcany na realizację tych zadań?

Dokładnie tak to ujmij. Weź kartkę i wypisz swoją inwestycję:

  • Czas potrzebny na znalezienie odpowiedniej osoby – jednorazowo.
  • Czas potrzebny na przygotowanie instrukcji, procedur, wskazówek – jednorazowo.
  • Czas na przeszkolenie tej osoby – jednorazowo.
  • Czas na nadzorowanie, dalsze szkolenie (odpowiadanie na pytania, podpowiedzi i wskazówki, żeby ta osoba stawała się coraz bardziej samodzielna) – stale.

Ta inwestycja ma się zwrócić! Dlatego w pierwszej kolejności wybieraj do oddania zadania, które są czasochłonne i pracochłonne.

Zawsze jednak to jest inwestycja. Oczekiwanie, że odzyskasz czas oddając komuś swoje zadania, ale nic nie inwestując to nieporozumienie.

Zdarza się tak, że przedsiębiorcy nigdy nie oddają swoich zadań, przekonani właśnie, że ta inwestycja nigdy się nie zwróci. Zwracam Ci uwagę, że to nielogiczne rozumowanie.

Największy nakład czasu z Twojej strony jest na początku. Bo wiele zadań musisz przygotować do oddania. Ale jeśli to zrobisz dobrze (o tym piszę niżej), to jest to wysiłek jednorazowy. Może się tak zdarzyć, że na początku potrzebujesz więcej czasu, żeby całą zmianę przygotować i zająć się nową osobą. Ale w dłuższej perspektywie –taka inwestycja jest zdecydowanie opłacalna.

Kluczem do powodzenia jest więc zadbanie o to, żeby uwalnianie Twojego czasu było dobrze przemyślane, przygotowane i przeprowadzone. Zadania do oddania muszą być świadomie wybrane. Przewidziany czas wdrożenia. Pracownik przeszkolony. A później – nadzorowanie jego pracy, dalsze szkolenie i zwiększanie odpowiedzialności pozwolą Ci kumulować pozytywne efekty tej zmiany. Ale stanie się tak tylko, jeśli będzie to następować stopniowo.

2.      Upraszczaj pracę

Upraszczanie pracy dotyczy zarówno pracy Twojej, jak i całego zespołu.

Niestety najczęściej rzeczywistość wygląda tak, że rządzi chaos. To nic dziwnego, kiedy wszystko jest na Twojej głowie, próbujesz panować nad wszystkim na raz i nie masz czasu nic porządkować. Zresztą – po co? Skoro i tak TY wszystko robisz i przechowywanie większości informacji w Twojej głowie jest najprostsze i najszybsze, prawda? (Tak nie jest, ale o tym za chwilę.)

Kiedy próbujesz delegować ten chaos – powstaje jeszcze większy chaos. To Twój chaos zmultiplikowany przez chaos Twoich pracowników. Prawdopodobnie nieco go uporządkujecie, żeby nie zwariować, ale to nadal nie jest to, co mam na myśli, mówiąc o upraszczaniu.

Upraszczanie oznacza:

  1. Jasną strukturę kompetencji i odpowiedzialności – aby uniknąć powielania działań, robienia tego samego prze dwie osoby albo wręcz przeciwnie – białe plamy, którymi nie zajął się nikt. To oznacza uporządkowanie zarówno struktury organizacyjnej, jak i procesów biznesowych.
  2. Wprowadzanie rozwiązań systemowych zamiast jednostkowych decyzji i działań. Po to, żeby firma działała w sposób spójny i niezależny od chwilowych okoliczności. To może dotyczyć systemów windykacji, systemów wynagrodzeń i tym podobnych.
  3. Uporządkowane obiegi informacji i dokumentów, bo największym marnotrawstwem czasu może być nieustanne poszukiwanie tych informacji i dokumentów. Czasem wydaje się, że znalezienie odpowiedniego pliku to minuta. Niby niedużo, ale jeśli takich plików szukasz 30 dziennie, to ile czasu zaoszczędzisz w skali roku, kiedy je uporządkujesz?
  4. Wykorzystywanie rozwiązań automatycznych tam, gdzie to możliwe i opłacalne – aby uniknąć błędów, pomyłek i nieporozumień, które generują zupełnie nieproduktywną pracę, związaną z ich usuwaniem.
  5. Poszukiwanie prostszych alternatywnych rozwiązań. Zawsze zadawaj sobie pytanie: Czy można to zrobić prościej? Najczęściej można. Czasem to wymaga dodatkowej inwestycji (czasu lub pieniędzy), ale i tak może być opłacalne. Może się też okazać, że dzisiaj są już dostępne rozwiązania znacznie usprawniające pracę, których nie było kilka lat temu, a w Twojej firmie nadal wszystko działa po staremu. To byłoby marnotrawstwo.

Prawdopodobnie to nie wszystkie możliwości upraszczania pracy. Ale te, które wymieniłam są najbardziej podstawowe i pokazują Ci w jakim kierunku szukać.

Upraszczanie pracy ma na celu zmniejszenie ilości pracy. Niepotrzebna praca oznacza, że marnujesz czas na jej wykonywanie. Jeśli tę pracę wykonują Twoi pracownicy, to dodatkowo marnujesz pieniądze na płacenie za ich czas (który poświęcają na tę niepotrzebną pracę) oraz marnujesz swój czas na ich nadzorowanie i rozwiązywanie ich problemów związanych z tą niepotrzebną pracą.

3.      Szanuj swój czas

Potrzebujesz też wyrobić sobie nawyk szanowania, a nawet podchodzenia z pietyzmem do swojego własnego czasu. W tym celu:

  • Przyjrzyj się swojej liście zadań i sprawdź, ile na niej jest zadań prostych, poniżej Twoich kwalifikacji, powtarzalnych.
  • Ile jest zadań, które nie wnoszą wartości w kontekście rozwoju i skutecznego działania Twojej firmy albo podnoszenia zysków?
  • Ile jest zadań, które mogłyby wykonać inne osoby?
  • Ile jest zadań, które inne osoby wykonałyby nawet lepiej od Ciebie, ale trzymasz je przy sobie? (W przekonaniu, że Cię nie stać albo „nikt nie zrozumie o co mi chodzi”.)

Widzisz? Prawdopodobnie jest mnóstwo zadań, które wykonujesz, a które nie wnoszą zbyt wielkiej wartości. Domyślam się, że wiele rzeczy robisz „bo nikt inny tego nie zrobi”. Ale to oznacza, że nie cenisz swojego własnego czasu. Mógłbyś zająć się zarządzaniem swoją firmą i jej rozwojem, bo za to tak naprawdę odpowiadasz, a zajmujesz się tysiącem pomniejszych spraw.

Nie twierdzę, że możesz natychmiast przestać robić to wszystko, co robisz. Ale na początek potrzebujesz zmienić swoje własne nastawienie. Zacząć bardzo rygorystycznie podchodzić do nowych zadań i delegowania dotychczasowych.

To właśnie szacunek do własnego czasu motywuje mnie osobiście do porządkowania i organizacji pracy w mojej firmie, delegowania jak najwięcej, dokonywania niektórych wyborów. Dbam o to, żeby ważne i wartościowe zadania zajmowały większość mojego czasu. Oczywiście nadal zajmuję się mnóstwem drobnych spraw, ale nie przepełniają mi dni. Dzięki temu moja firma doskonale się rozwija.

Podpowiem Ci też, że kiedy tylko zauważę jakieś powtarzalne zadanie, to podejmuję jedną z trzech decyzji:

  1. eliminuję to zadanie, jeśli tylko jest taka możliwość (to dotyczy też bezwzględnego eliminowania przyczyn błędów, żeby nie zajmować się wciąż ich rozwiązywaniem.
  2. deleguję komuś, bo skoro jest powtarzalne to znaczy, że odtwórcze i nie wymaga moich kompetencji,
  3. maksymalnie upraszczam, żeby jeśli już muszę je zrobić, to zajmowało mi jak najmniej czasu (wprowadzam szablony, checklisty, schematy).
Wąskie gardło: 3 możliwości zmiany - infografika

Jak zarządzać wąskim gardłem, kiedy prowadzisz małą firmę? 3 możliwości zmiany sytuacji

Delegowanie jest w tym kontekście jedynie narzędziem, które pomoże Ci działać w trzech kierunkach, które przed chwilą wymieniałam. Jeśli chcesz poznać więcej wskazówek o tym, jak skutecznie delegować zadania, to polecam ten artykuł: Jak delegować zadania pracownikom? 3 kluczowe obszary

Wąskie gardło Twojej firmy to Ty – podsumowanie

Powiadają, że najciemniej jest pod latarnią. Podobnie działa wąskie gardło, które opisałam w tym artykule. Całkiem możliwe, że ciężko i długo pracujesz, we frustracji, stresie i ciągłym poczuciu winy, że nie dość. A tymczasem właśnie to jest przyczyną problemów. Nie spojrzałeś na sytuację szerzej. Nie zauważyłeś, że to naturalne, że jesteś wąskim gardłem w swojej firmie i potrzebujesz szczególnie zadbać o to, żeby sobie z tą sytuacją poradzić.

Przyznam Ci się, że w moim biznesie niemal obsesyjnie wykorzystuję każdą z 3 możliwości, które Ci tu opisałam. Bardzo cenię sobie mój czas i nie ma zamiaru tracić życia z powodu harówki. Dlatego wiem, jakie to ważne i wiem, że podejście, które Ci pokazałam daje wymierne rezultaty.

Twoje życie to znacznie więcej niż praca, dlatego warto zadbać o najważniejsze wąskie gardło Twojego biznesu.

Jeśli chcesz zacząć w mądry sposób uwalniać Twój czas i zmienić swoje podejście w tym zakresie, to gorąco rekomenduję kurs:

Siłownia MOCY Twojego biznesu, czyli zarządzanie zadaniami, czasem i własną energią

Posted in Psychologia biznesu, Strategia i rozwój and tagged , , .

Mentor i doradca biznesowy przedsiębiorców, psycholog i doświadczony menedżer, blogerka oraz skuteczny przedsiębiorca.

Jej unikalne podejście do pracy z właścicielami biznesu polega na postawieniu w centrum człowieka - przedsiębiorcy, jego marzeń, pragnień, osobistej satysfakcji, szczęścia i wolności.

Nieprzejednana zwolenniczka wolności, miłośniczka natury, entuzjastka życia, wrażliwa i mądra kobieta.