Kiedy prowadzisz małą firmę to „zarządzanie strategiczne” brzmi niezwykle poważnie. Bardzo możliwe, że wydaje Ci się, że Ciebie nie dotyczy. A tymczasem chodzi o umiejętność specyficznego podejścia i myślenia, bez których Twoja firma nie będzie się rozwijała. Właściciele małych firm bardzo często nie mają czasu albo nie czują potrzeby myślenia strategicznego. Zapewniam Cię jednak, że to nieporozumienie może Cię kosztować wiele straconego czasu, nerwów, ale także pieniędzy.
W tym artykule staram się w możliwie najbardziej przystępny sposób wyjaśnić czym jest zarządzanie strategiczne, czym różni się od Twoich operacyjnych działań i w jaki sposób wdrożyć w Twoją codzienność niezbędne minimum, które pozwoli Twojej firmie wejść na kolejny biznesowy poziom.
Po pierwsze: Dwa poziomy strategiczny i operacyjny
Kiedy prowadzisz swoją firmę, najczęściej myślisz operacyjnie, o konkretnych zadaniach. O planie działania i celach do osiągnięcia. O tym, jak rozwiązać dzisiejszy, konkretny problem. Bardzo często przy takich działaniach wpadasz w pułapkę braku czasu, fiksujesz się na kwestiach finansowych i codzienności.
Istnieje sporo metod i technik, po które sięgasz, żeby tę codzienność sobie zorganizować. Lepiej zarządzać ludźmi, więcej sprzedawać, panować nad zleceniami i nad gotówką. Pojawiają się dylematy czy lepsza jest wielozadaniowość czy koncentracja. Kwestie jak organizować swój czas pracy i jak organizować pracę. To wszystko codzienne ważne problemy i wyzwania.
W artykułach, które piszę, nagraniach, programach i pracy indywidualnej ze mną, moim celem jest zabranie Cię na wyższy poziom. I nie mam tutaj na myśli „wyższy poziom biznesu”. Bo ten wyższy poziom w biznesie realizuje się jako konsekwencja.
Ale wcześniej potrzebne jest, żebyś Ty nauczył się wchodzić na wyższy poziom i patrzeć na swój biznes z wyższego poziomu.
Ostatnio jeden z moich klientów porównał tę rolę do roli armatora. Osoby, która wypatruje szanse i zagrożenia dla biznesu, długofalowo planuje, wyznacza ogólne kierunki i strategie, ustala wizję rozwoju. Za realizację tych kierunków i strategii odpowiadają kapitanowie statków. Za rozwiązywanie codziennych wyzwań i bieżące decyzje – też kapitanowie.
Ale także kapitanowie nie robią wszystkiego sami. Mają pod sobą jeszcze niższy szczebel zarządzania – oficerów, wachtowych. Dopiero gdzieś niżej znajdują się marynarze, którzy wykonują „pracę”.
Strategiczny poziom myślenia
Chociaż porównania marynistyczne mogą nie być Twoimi ulubionymi, ale ten przykład dobrze oddaje ideę myślenia strategicznego. To z założenia myślenie całościowe, na dużym poziomie ogólności, dalekosiężne, zarówno pod względem czasu jak i przestrzeni. To określanie wizji rozwoju i ogólnych ram. To przewidywanie zagrożeń, ale też dostrzeganie szans, których z dołu nie widać. To także uwzględnianie całej kompleksowości i złożoności każdej decyzji.
Myśląc na poziomie strategicznym widzisz kontekst każdej decyzji i każdego działania w perspektywie dłuższego czasu, widzisz interakcję wybranego rozwiązania z różnymi aspektami Twojego biznesu. Zdajesz sobie sprawę, że decyzja o rozwiązaniu konkretnego problemu klienta może mieć wpływ na kwestie prawne, finansowe, a nawet motywację pracowników. I uwzględniasz to.
Model zarządzanie strategiczne a działania operacyjne
Zarządzanie strategiczne w małej firmie
Kiedy rozmawiamy o dużych organizacjach, dużych firmach, zatrudniających kilkuset pracowników te porównania i sposób podziału zadań na strategiczne i operacyjne wydają się oczywiste. Są różne poziomy stanowisk zarządczych, jest prezes, są menedżerowie, kierownicy, liderzy. Wiadomo, kto za co odpowiada.
Czy jednak w małej firmie ten podział nie ma żadnego znaczenia?
To, że nie masz tylu poziomów menedżerów, a wszystko w firmie robisz samodzielnie powoduje, że myślenie o tym, co należy do strategicznego zarządzania, jest stratą czasu?
Czy w małej firmie działania operacyjne i strategia łączą się w jedną całość?
Otóż, nie, nie i nie.
To prawda, że zarządzanie strategiczne i operacyjne w małej firmie wykonuje jedna i ta sama osoba. Ale są to zupełnie różne działania i różny sposób myślenia.
Jak pisałam wcześniej, mamy zupełnie ludzką tendencję do postrzegania i myślenia w perspektywie bieżącej, codziennej, operacyjnej. I, jeśli nie zwrócimy świadomie na to uwagi, to będziemy w taki sposób działali i myśleli przez 100% naszego czasu. A to powoduje, że zdecydowanie gubisz perspektywę i grzęźniesz.
O różnych rolach, które pełnisz w firmie pisałam w artykule Rola lidera w firmie
Rozwijałam ten temat także w artykule Powiedz mi, co pochłania Ci najwięcej czasu, a powiem Ci w jakiej kondycji jest Twój biznes
Jak nauczyć się myśleć strategicznie i przestać gubić z oczu obraz całości?
W takiej sytuacji, szczególnie na początku, doradzam wyraźne oddzielenie czasu na bycie strategiem i rezerwowanie go w Twoim kalendarzu. To nie jest tak, że potrzebujesz poświęcić tyle samo czasu na zarządzanie strategiczne i operacyjne. To byłoby przecież niewykonalne w małej firmie. Ale możesz zarezerwować sobie 2-3 godziny miesięcznie na oderwanie się od codzienności i pomyślenie o przyszłości swojej firmy. Możesz zaplanować jeden dzień pracy poza biurem raz na kwartał.
W tym wszystkim chodzi o zmianę sposobu Twojego myślenia. O nauczenie się myślenia strategicznego. Z czasem będzie Ci przychodziło łatwiej. Z czasem Twoja firma będzie się szybciej i łatwiej rozwijała. Ty będziesz mieć więcej czasu na strategiczne zarządzanie. Okaże się, że znajdziesz czas na pracę nad firmą co tydzień, a później – codziennie. Nagle zauważysz, że każdą codzienną decyzję podejmujesz patrząc szerzej na cały kontekst sytuacji.
Transformacja w kierunku zarządzania strategicznego
Kiedy myślę na poziomie całej firmy lub podejmuję decyzje, to patrzę całościowo i strategicznie. Kiedy działam operacyjnie – koncentruję się na konkretnym priorytecie, najważniejszym w danym momencie. W pewnym sensie zawężam moje pole widzenia do niego. Gdybym próbowała robić wszystko na raz, to pogubiłabym się i nie dotarłabym do celu. I to jest ta zasadnicza różnica między poziomem operacyjnym a strategicznym.
Kiedy pracuję indywidualnie z moimi klientami, to moją rolą, szczególnie na początku współpracy, jest dostarczanie i pilnowanie tego długofalowego patrzenia na biznes. Patrzę szerzej i w dłuższej perspektywie czasowej. Moją rola jest wtedy – mieć przed oczami całościowy obraz i prowadząc rozmowę nie gubić go. Dzięki temu, że swobodnie przeskakuję między tymi poziomami myślenia, mogę też nauczyć klienta wprowadzenia strategicznej perspektywy w jego działanie.
Dzięki temu poszerzeniu perspektywy potrafimy z innej strony spojrzeć na pozornie nierozwiązywalne problemy i dylematy. Podejmowane decyzje są bardziej trafne, bo uwzględniają szeroki kontekst.
Możesz skorzystać z takiego wsparcia w różnych formach. Zajrzyj tutaj lub napisz do mnie.
Dlaczego zarządzanie strategiczne jest niezbędne Twojej firmie?
Sytuacją, z którą boryka się większość właścicieli małych firm jest powtarzalna i kłopotliwa codzienność. Patrząc z boku możesz odnieść wrażenie, że prowadzenie firmy to nieustanny kierat z leżącymi u podłoża chronicznym brakiem czasu i nieprzewidywalnymi trudnościami. W takiej sytuacji trudno nawet pozwolić sobie na myślenie, że może być inaczej. I, chociaż wielu deklaruje pragnienie zmiany, nie widać żadnych perspektyw na odmianę sytuacji.
Mimo dużego tempa, ciężkiej pracy, często zatrudniania wciąż nowych pracowników, zyski nie rosną proporcjonalnie do wzrostu firmy. Zarządzający ma niewielką lub żadną kontrolę nad finansami. Mimo coraz większej ilości zadań, firma grzęźnie w niemożności prawdziwego rozwoju. Nie wzrasta też satysfakcja ani wolność jej właściciela.
O tym, czym jest i jak rozumiem prawdziwy rozwój biznesu pisałam tutaj: Na czym polega rozwój Twojego biznesu?
Wszystkie te zjawiska to symptomy braku strategicznej perspektywy. Braku spojrzenia na całą sytuację z lotu ptaka i podejmowania najważniejszych decyzji i działań z tego poziomu. To oznaka braku zarządzania strategicznego.
Wygląda to tak, jakby firma była ogromną maszynerią, której tryby kręcą się z coraz większą prędkością. Armia ludzi jest zaangażowana w jej obsługę i sprawianie, żeby przy tej prędkości tryby maszyny nie zatarły się. Tylko brakuje kogoś, kto zrobi kilka kroków wstecz, zobaczy ten trud i pośpiech i zada pytanie: Hej! A po co ta maszyna działa? Przecież od dawna nic nie produkuje!
Zarządzanie strategiczne w małej firmie, to umiejętność jej właściciela do przyjmowania (regularnie albo co jakiś czas) tej perspektywy obserwatora z dystansu. Tego, który wyznacza, kontroluje i ewentualnie modyfikuje kierunek wspólnych wysiłków. Widzi i / lub przewiduje przeszkody po drodze. Wypatruje łatwiejsze ścieżki lub skróty do celu.
Po drugie: Jakie zadania należą do zarządzania strategicznego?
Zdaję sobie sprawę, że kiedy mówię właścicielom małych firm o konieczności wdrożenia myślenia strategicznego w ich biznesie, niezwykle rzadko jest to dla obu stron jednoznaczne stwierdzenie. Określenie „strategia” obrosło tyloma znaczeniami, mitami i uproszczeniami, że ilu autorów, tyle treści w sobie niesie.
Z tego powodu nie lubię używać terminu „strategia”. Bardzo często każdy plan działań lub zestaw technik bywa określany szumnie „strategią”. To spowodowało deteriorację pierwotnego pojęcia. Nie chodzi jednak o bezproduktywne rozważanie przyczyn tego stanu rzeczy ani o spór kto ma rację.
W rzeczywistości małych firm najważniejsze są jasne rozstrzygnięcia i pragmatyczne instrukcje.
Dlatego wyjaśniam, że mówiąc tutaj o ZARZĄDZANIU STRATEGICZNYM w małej firmie mam na myśli:
- optymalne dla wielkości firmy minimum wizji firmy,
- wyznaczanie ogólnych kierunków rozwoju, działania i sposobów osiągania przewagi rynkowej (ta przewaga jest szczególnie ważna, a często zapominana),
- podejmowanie najważniejszych biznesowych decyzji ze świadomością ich całościowego kontekstu, skomplikowania interakcji ze wszystkimi obszarami działania firmy i uwarunkowaniami rynkowymi,
- bieżące działanie i decyzje są podejmowane z uwzględnieniem długoterminowej (wieloletniej) perspektywy i celów.
Zarządzanie strategiczne wymaga dostosowania codziennych działań do przyjętej strategii. Strategia rozwoju firmy może być ona prosta, ale powinna zawierać niezbędne elementy i wyznaczać kierunki tych działań.
Myślenie w sposób strategiczny nie jest łatwe i naturalne
W taki sposób, jak powyżej opisałam (mimo, że starałam się to zrobić w najprostszy sposób) zarządzanie strategiczne wydaje się bardzo skomplikowane. I faktycznie. Dostrzeganie szerokiego kontekstu i długofalowych skutków powoduje, że każda sytuacja wydaje się niezmiernie skomplikowana. I gdybyśmy w taki sposób chcieli podejmować każde działanie i każdą decyzję, byłoby to niemożliwe!
Właśnie dlatego potrzebne są krótkoterminowe cele i jasno wyznaczone kierunki działania. Dzięki nim podejmując codzienne decyzje, rozstrzygając dylematy i rozwiązując problemy nie musimy angażować się w skomplikowane rozważania co sekundę.
Większość ludzi w sposób naturalny pochyla się nad rozlanym mlekiem, chwyta za ścierkę, żeby je wytrzeć, ewentualnie szuka winnego, żeby go zbesztać. I to bardzo dobry sposób działania.
Ale kiedy prowadzisz własną firmę, to niezależnie od jej wielkości, jeśli chcesz, żeby się rozwijała, wchodziła na kolejne poziomy i działała coraz sprawniej (czyli też zarabiała coraz więcej) potrzebujesz od czasu do czasu zrobić krok w tył i obserwować, dlaczego to mleko ciągle wylewa się w ten sam sposób, co z tym możemy zrobić i czy mleko jest w ogóle niezbędne w Twoim procesie biznesowym (bo może jego znaczenie jest marginalne, a wszyscy tracą na nie niepotrzebnie czas).
Niektóre osoby mają naturalną zdolność do bardziej strategicznego postrzegania rzeczywistości. (Jeśli robiłeś kiedyś test silnych stron StrenghtsFinder Gallupa, to umiejętność strategicznego myślenia jest jedną z wyróżnionych tam cech.) Inni, którzy nie mają tej zdolności wrodzonej, mogą się jej nauczyć.
Jak w praktyce odróżnić, które zadania należą do zarządzania strategicznego?
W perspektywie małej firmy najlepszym rozróżnieniem wydaje mi się rozdzielenie pracy NAD FIRMĄ od pracy W FIRMIE. Pisałam o tym obszerniej w artykule o tym, czym w istocie jest praca nad firmą.
Kiedy pracujesz w firmie jak pracownik na etacie, zamawiasz towar, wystawiasz faktury, koordynujesz projekt, wytwarzasz produkt lub świadczysz usługę dla klienta, publikujesz newsletter – to wszystko jest praca w firmie. Gdyby Twoja firma była wielką korporacją to te zadania wykonywaliby szeregowi pracownicy i liderzy (lub kierownicy). W małej firmie – to Ty wykonujesz pracę tak, jakby to był Twój etat. Twoja praca w tym zakresie jest po to, żeby firma działała, żeby jakoś to się toczyło. Wykonujesz tę pracę, bo nie ma nikogo innego do jej zrobienia. Ale wiadomo, że docelowo dobrze byłoby większość tych zadań delegować, prawda?
Kiedy zajmujesz się analizą wyników finansowych i szukaniem możliwości optymalizacji, kiedy obmyślasz wizję rozwoju na najbliższe lata i wyznaczasz ścieżkę działania, kiedy szukasz możliwości usprawnienia organizacji – za każdym razem pracujesz NAD FIRMĄ. Pracujesz nad tym, żeby firma jako całość działała lepiej. Patrzysz na firmę jak na organizm i ulepszasz firmę.
Ten podział nie odpowiada dokładnie podziałowi na działanie operacyjne i strategiczne. Ale jest do niego zbliżony i znacznie łatwiejszy do codziennego zastosowania.
Dlatego na początek zaczęłabym mentalnie oddzielać pracę W FIRMIE od pracy NAD FIRMĄ. Możesz zwrócić uwagę, kiedy pracujesz „w firmie”, a kiedy myślisz nad firmą – jak działa, jak ją rozwijać itd.
W drugim kroku warto zacząć sobie rezerwować czas na różne działania związane z pracą NAD FIRMĄ. Osobne bloki czasowe, tak jak pisałam wcześniej. Z tym, że, szczególnie na początku, warto zaplanować konkretne zadania na ten czas. W przeciwnym razie czas, który miał być czasem strategicznym zacznie przeciekać przez palce.
Po trzecie: Zarządzanie strategiczne jest ważne, ale najważniejsze – holistyczne podejście
Nie mogłabym skończyć tego artykułu nie podkreślając na koniec, że podziały, o których napisałam wyżej są mimo wszystko płynne. Czasem bardzo trudno rozgraniczyć, czy jakieś zadanie mieści się w działaniach operacyjnych, czy strategicznych. Czy jeszcze jest pracą w firmie, czy już nad firmą. Ta granica, ale też zadania, którymi wypełniasz swój czas, mogą się zmieniać i przesuwać wraz z Twoim rozwojem jako menedżera i rozwojem Twojej firmy.
Tym bardziej, że różnica bardzo często polega nie tyle na tym, co robią Twoje ręce, ale na Twoim sposobie myślenia przy tym.
Czy analizując wyniki finansowe Twojej firmy skupiasz się na wypełnieniu tabelki (jak urzędnik), czy koncentrujesz na wnioskach, które z tych liczb wypływają? Na decyzjach, które możesz na ich podstawie podjąć?
Kategorie, modele i struktury to dobre narzędzia pomagające naszym umysłom porządkować informacje. Ale życie jest nieporównanie bardziej skomplikowane i całościowe jednocześnie. W życiu nie ma sztywnych podziałów, jest względność.
Wiele modeli stosowanych w biznesie jest pewnym uproszczeniem, które pomaga uporządkować procesy lub zjawiska, ale nie odzwierciedla realiów życia. Walcząc o wyniki można rozbić wspaniały zespół. Koncentrując się na doskonałej organizacji, strukturze i procedurach można stracić z oczu relacje z klientami.
Tylko myślenie całościowe o biznesie, jak o czymś więcej niż suma części, daje szansę na sukces. Myślenie o całości i o współzależnościach między poszczególnymi częściami pozwala Ci prowadzić Twoją firmę do przodu.
Jeśli chcesz skorzystać z mojego wsparcia przy rozwijaniu Twojego biznesu, to możesz skorzystać z mentoringu i doradztwa biznesowego. To coś dla Ciebie, jeśli w Twojej firmie pracuje kilkanaście lub kilkadziesiąt osób. Staję obok Ciebie i wspólnie krok po kroku prowadzimy Twoją firmę na właściwą ścieżkę. Aby zaczęła działać inaczej, sprawniej i uwolniła Twój czas i potencjał. Oczywiście, to oznacza też większe zyski. To naturalna konsekwencja. Uprzedzam, że to bardzo intensywna i transformująca praca. Ale efekty są tego warte! Po prostu świat zacznie wyglądać inaczej. Twoja firma wejdzie na zupełnie nowy poziom działania.
Jeżeli Twoja firma jest mniejsza, to gorąco polecam wyjątkowy program mentoringowy Business To Freedom Quest. To program dla przedsiębiorców, którzy chcą w życiu sięgać po więcej. W tym programie uporządkujesz fundamenty swojego biznesu i rozwiniesz się jako przedsiębiorca.
