jak dobrze zarządzać czasem

Jak zarządzać czasem, kiedy prowadzisz firmę? 5 metod, które musisz znać

Przeczytasz w 10 minut

Zarządzanie czasem to złożony temat, podejmowany w wielu miejscach i od różnych stron. Niektórzy nawet twierdzą, że nie da się zarządzać czasem (bo nie masz na niego wpływu), możesz tylko zarządzać sobą w czasie. Ale jak zarządzać czasem, kiedy prowadzisz firmę? Wtedy sprawa robi się jeszcze bardziej skomplikowana. Kolejne zadania wydają się pączkować, a czas kurczyć.

Przygotowując ten artykuł przejrzałam, co na ten temat pisze internet. Oczywiście znajdziesz w nim obszerny katalog metod, technik i podejść. Można się w nim zagubić. Można stracić wiele czasu testując wszystkie. W efekcie – zamiast więcej czasu, będziesz go mieć jeszcze mniej.

W tym artykule wybrałam 5 najważniejszych metod, które są niezbędne, kiedy prowadzisz własną firmę. To te, które stosuję sama i które bardzo pomagają moim klientom. Poznasz też 3 zdrowe nawyki, które pomogą Ci lepiej zarządzać sobą w czasie i będą jak system nawigacyjny kierujący Cię zawsze na właściwą drogę.

Dlaczego warto wziąć odpowiedzialność za swoje zarządzanie czasem?

Kiedy prowadzisz firmę najczęściej Twój czas jest wypełniony głównie codziennymi zadaniami, gaszeniem pożarów, sprzedawaniem, chaotycznymi działaniami marketingowymi, w dużej części „produkcją”, czyli wykonywaniem usług dla klientów, dostarczaniem im towarów, projektowaniem nowych produktów. To wszystko powoduje, że na bardzo ważne obszary zarządzania biznesem nie masz czasu.

Nie zajmujesz się długoterminową wizją, czyli tym, w jaki sposób ma działać Twoja firma, jaka ma być. Nie masz czasu na świadome wybranie i zbudowanie strategii osiągnięcia celów. Twoje działania nie mają spójności, bo nie masz czasu o nią zadbać, przez to tracisz czas i pieniądze, ale przede wszystkim Twoje działania nie są tak skuteczne, jak mogłyby być. Nie zajmujesz się finansami, nie analizujesz wyników, nie kontrolujesz płynności, a plan finansowy jest ostatni na liście zdań. To powoduje, że czasem Twoja firma balansuje na krawędzi opłacalności, albo traci pieniądze w obszarach, które mógłbyś łatwo uzdrowić. Czasem – nagle zaczyna brakować gotówki i wtedy powstaje ogromne niebezpieczeństwo upadku firmy i zmarnowania wszystkich Twoich wysiłków.

Nie masz też czasu na zajęcie się pracownikami i stworzenie w firmie systemów i procesów, które sprawią, że firma działa jak sprawny mechanizm. Nie zarządzasz ludźmi, nie motywujesz ich, nie organizujesz im pracy tak, żeby działali jak najbardziej efektywnie zamiast biegać z przysłowiową pustą taczką.

Te obszary, które wymieniłam, są najczęściej Twoimi wiecznymi „bólami głowy” i „wyrzutami sumienia”. A im bardziej są Twoim wyrzutem, tym bardziej je odsuwasz od siebie i starasz się nie myśleć o nich.

Co się dzieje, kiedy nie masz czasu zająć się tym wszystkim?

Po pierwsze pracujesz coraz więcej godzin, jesteś coraz bardziej przepracowany, a efekty są coraz gorsze. Lista zadań rośnie i coraz częściej przesuwasz zadania na kolejny dzień.

Twoja firma grzęźnie w miejscu. Reagujesz na wciąż podobne problemy, wciąż powtarzające się telefony klientów, pretensje i kryzysy. Wciąż powtarza się ten sam kierat i nie widać z niego wyjścia. Firma nie rozwija się, tylko działa według tego samego, nieefektywnego schematu.

Jeżeli w tych warunkach Twoja firma zaczyna rosnąć, to paradoksalnie staje się jeszcze bardziej niebezpiecznie – nie masz czasu na faktyczne zarządzanie nią. Zajmujesz się gaszeniem pożarów i codziennymi zadaniami, które powinni przejąć pracownicy, nie masz systemów zarządzania, nie kontrolujesz finansów.

Jest takie powiedzenie: „Many businesses don’t plan to fail, they just fail to plan“.

Brak wiedzy jak zarządzać czasem może spowodować, że chociaż nie planujesz upadku swojej firmy, ale zaniedbujesz ważne obszary zarządzania, a to doprowadza do sytuacji kryzysowych.

Symptomy wskazujące problemy z zarządzaniem czasem

Symptomy przyjdą z dwóch stron:

Po pierwsze nie masz pojęcia jak dobrze zarządzać czasem i coraz bardziej zaczyna Ci go brakować. Pracujesz coraz ciężej, a mimo to coraz więcej masz zaległych, rzeczy, które przekładasz na kolejny dzień, tydzień, na „kiedyś”. Coraz później kończysz pracę, zaniedbujesz odpoczynek. Ale to nie jest najgorsze…

Po drugie nie kontrolujesz tego jak działa i dokąd zmierza Twoja firma. Zaczynają cię zaskakiwać sytuacje takie jak brak pieniędzy na zapłacenie podatków albo rachunków, odejście kluczowego pracownika, pretensje od ważnego klienta, bo dostawa nie przyszła na czas albo przyjechała niekompletna, albo jakość usługi była nie taka, jak zwykle.

To wszystko oznacza, że nie zajęłaś się ważnymi obszarami działania Twojej firmy. Że nie kontrolujesz tego jak działa i nie masz czasu na dobre zorganizowanie pracy.

Takie kryzysowe sytuacje pojawiają się często, a każda wydaje się „nierozwiązywalna”. I ona zwykle jest nierozwiązywalna z poziomu TU i TERAZ. Kiedy zaczniesz lepiej zarządzać czasem, to krok po kroku zaczniesz zapobiegać pożarom. Dlaczego tak się dzieje i jak to zrobić dowiesz się z artykułu Matryca zarządzania czasem i zadaniami

5 metod zarządzania czasem, najważniejszych, kiedy prowadzisz firmę

Oczywiście wybrane przeze mnie metody nie muszą być równie dobre dla Ciebie. Ale – niech będą inspiracją. Weź z nich to, co Ci pasuje i do czego masz przekonanie. Poszukaj innych – jeśli potrzebujesz. Ale zrób rewolucję w jednym – zadbaj o swój wolny czas, bo bez niego nie będziesz skuteczny w pracy!

Poniżej 5 najważniejszych moim zdaniem metod jak skutecznie zarządzać czasem, kiedy prowadzisz własną firmę.

1.    Planuj i trzymaj się tego

Tym, co przede wszystkim należy zaplanować, jest ilość czasu, jaki chcesz poświęcić pracy i ilość odpoczynku. Zastanów się, jakie zadania masz co tydzień, jakie co miesiąc, a jakie codziennie. Kiedy jesteś najbardziej produktywny i jakich terminów musisz dotrzymać. Czy są zadania, które „wpadają” w trakcie i dezorganizują cały plan?

Zaczęłabym też od wyboru technik, czyli „Jaki kalendarz lubisz najbardziej?” Czy ma to być kalendarz książkowy? Lista zadań i nowych pomysłów? Oprogramowanie, które będzie dostępne z komputera, komórki i tabletu? Wybierz to, co najbardziej Ci pasuje. Ważne są dwie rzeczy:

  • Twoim podstawowym narzędziem jest kalendarz z zadaniami. Ale musi być uzupełniony o listę przypomnień, notatek dla pamięci, rzeczy do zrobienia „w wolnym czasie”.
  • Kalendarz i lista muszą być zawsze pod ręką i łatwe do obsługi. W przeciwnym razie – szybko przestaniesz ich używać.

Drugim krokiem jest ułożenie planu. Zawsze zaczynaj od planu dłuższego i Twoich celów długoterminowych (więcej na ten temat w kolejnym punkcie). Wpisz do swojego kalendarza zadania, które musisz zrealizować w dłuższym okresie, zaplanuj, ile czasu Ci zajmą. Następnie wpisz plany kwartalne i miesięczne. Zaznacz terminy. Czy już napełniłeś swój kalendarz? Zwróć uwagę na dwie rzeczy:

  • Planuj czas wykonania zadań realistycznie. Nie zaniżaj!
  • Zostaw codziennie czas na nieprzewidziane zdarzenia, awarie, pożary, przerwy, nagłe i pilne zadania. Wszyscy wiemy, że się pojawią 🙂

I wreszcie trzeci, najważniejszy element – konsekwencja i determinacja. Tylko od Ciebie zależy, czy wykonasz swój plan. Na ile będziesz uparty w trzymaniu się go.

Nie chodzi o to, żeby sztywno trzymać się nierealnego planu. Ale, jeśli widzisz, że coś nie działa, jest nierealnie zaplanowane, to w kolejnych dniach i tygodniach zaplanuj to lepiej i wtedy – trzymaj się uparcie planu.

Jeżeli pojawiają się niespodziewane problemy, wpadają nowe zadania, to wpisuj je w swój plan w pierwszym WOLNYM miejscu. Nie rzucaj wszystkiego, nie demoluj planu, bo nagle zadzwonił telefon. Najczęściej ten telefon, nagły gość lub spotkanie mogą być zaplanowane w dogodnym dla Ciebie czasie, bez rujnowania Twoich ważniejszych, długoterminowych działań (o tym za chwilę).

I najważniejsze: zaplanuj również odpoczynek i godzinę zakończenia pracy. Tego przestrzegaj najbardziej skrupulatnie! Umowa z samym sobą jest dla Ciebie najważniejsza!

2.    Priorytety

Tym, co pomoże Ci ułożyć plan i reagować na wpadające i dezorganizujące go „nagłe i pilne” problemy oraz zadania są PRIORYTETY.

Jakie są Twoje priorytety? Jakie dwa zadania w najbliższym tygodniu mają największe znaczenie dla powodzenia Twojego biznesu w przyszłości? Jeśli potrafisz je wymienić, to te właśnie zadania powinny znaleźć się w Twoim kalendarzu na pierwszym miejscu!

W dalszej kolejności – wszystko, co jest bezpośrednio związane z generowaniem zysków, rozwojem biznesu, nowymi pomysłami biznesowymi.

Dopiero pozostały czas wykorzystuj na sprawy bieżące, administracyjne, rozwiązywanie tysiąca problemów i pożarów. Ich ilość będzie stopniowo się zmniejszać, jeśli poświęcisz czas na rozwijanie i organizowanie swojego biznesu, budowę systemów wspomagających jego zarządzanie, czyli wszystko to, na co zwykle brakuje Ci czasu.

PRIORYTET to ta jedna rzecz, której wykonanie może znacząco zmienić jakość Twojego biznesu lub życia.

Jak zarządzać czasem - ustal swoje priorytety

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej albo przekonać się, że w taki sposób zrobisz więcej w tym samym czasie, to przeczytaj książkę „Najpierw rzeczy najważniejsze” S. Coveya.

Pamiętaj też, żeby te priorytetowe zadania planować w czasie, kiedy masz najświeższy umysł (u mnie są to poranki).

3.    Grupuj i blokuj

Grupowanie to znakomity sposób na oszczędzanie czasu. Czy wiesz, jak wiele czasu pochłania Ci rozpoczynanie każdej czynności, „przestawianie głowy” na przykład na temat rekrutacji albo analizy finansów, a później z powrotem do wizji firmy i ostatniej kampanii marketingowej? Żeby znów skoczyć do kwestii wypełniania formularzy i podpisywania umów?

To ogromne marnotrawstwo możesz ograniczyć, po prostu grupując zadania!

Znacznie łatwiej pracować efektywnie, jeśli zaczniesz pracować BLOKAMI. Zgrupujesz te same lub podobne zadania i zaplanujesz, że zajmiesz się nimi w określonym czasie.

Pomyśl, czy byłoby prościej, gdybyś wiedział, że sprawy administracyjne, finanse, płatności, windykację, drobne sprawy pracownicze i analizę wyników załatwiasz w piątki po południu? A przez całą resztę tygodnia po prostu o nich nie myślisz? Że na marketing rezerwujesz pierwszą godzinę pracy każdego dnia? A w środy spotykasz się z zespołem i podsumowujesz z pracownikami bieżące projekty, odpowiadasz na pytania, podejmujesz decyzje, na które czekają?

Czy to nie uprościłoby Twojego życia i nie ułatwiłoby planowania również Twoim pracownikom?

Zwróć uwagę, że możesz ustawić sobie takie stałe „bloki” o określonej tematyce w pewnych godzinach, albo w pewnych dniach tygodnia. Ja preferuję określone dni. Ale wiem, że niektórzy wolą zajmować się każdym obszarem krócej, ale codziennie. To zależy od Ciebie. Więcej na ten temat w dwóch kolejnych punktach.

4.    Koncentracja

Koncentracja i konsekwencja to dość nielubiane słowa. Ale właśnie w zarządzaniu czasem to bardzo przydatne umiejętności!

Jak już wcześniej podkreślałam, nie wystarczy ułożyć perfekcyjny plan – trzeba go również KONSEKWENTNIE REALIZOWAĆ. Bardzo ważna jest przy tym uważność i koncentracja.

Po pierwsze, abyś wyłapywał te wszystkie momenty, kiedy zamiast robić to, co zaplanowałeś, nagle pochłonął Cię nowy e-mail, ciekawy artykuł, rzucone w biegu przez pracownika pytanie lub nowe zadanie itd.

Abyś był czujny i nie dawał się pochłonąć codzienności, tylko kontrolował to, co robisz w danym momencie i ŚWIADOMIE WYBIERAŁ czym chcesz w tej chwili zapełnić swój czas.

Po drugie – koncentracja pomaga pracować bardziej skutecznie. To, przez jaki czas potrafisz skoncentrować się na danym zadaniu zależy przede wszystkim od Twojego temperamentu i osobowości. Ale nie tylko. Dlatego nie ma jednego rozwiązania idealnego dla wszystkich.

Niektórzy koncentrują się na jednym projekcie przez długie godziny i zapominają o wszystkim. Inni wolą pracować bardzo intensywnie przez 25 minut i robić przerwę. Dla tych drugich polecam technikę pomidora, o której pisałam tutaj.

W każdym razie – ważne, abyś poznał w jaki sposób i kiedy Tobie najłatwiej jest się skoncentrować i w taki sposób planował swój grafik zajęć, żeby był zgodny z Twoim charakterem. Jeśli wolisz dłuższe bloki – tak układaj zadania. Jeśli krótkie sprinty – wpisz w kalendarz czterogodzinny blok podzielony na półgodzinne odcinki o różnej tematyce.

I jeszcze jedno na koniec: zwykła regularna medytacja znacznie podnosi umiejętność koncentracji na zadaniach. Więc jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się, czy medytacja to dobry pomysł, właśnie dostałeś jeszcze jeden argument ZA.

Jak zarządzać czasem kiedy prowadzisz firmę? Skoncentruj się na 5 podstawowych metodach - infografika

Jak zarządzać czasem kiedy prowadzisz firmę? Skoncentruj się na 5 podstawowych metodach

5.    Nie przeładuj taczki!

Jednym z najważniejszych elementów powodzenia Twojego biznesu jest Twoja energia i motywacja. A wiesz, jak ją zniszczyć?

Planując każdego dnia znacznie więcej zadań niż jesteś w stanie wykonać!

To niemal pewny sposób, żeby każdy dzień kończyć z poczuciem klęski, z poczuciem, że nie podołałeś, że znowu się nie udało zrobić X, Y, Z.

Dlatego znacznie lepszym zwyczajem jest planować tak, żeby każdego dnia mieć w kalendarzu NIE WIĘCEJ NIŻ 3 WAŻNE ZADANIA! To i tak bardzo dużo. Pilnuj, żeby te 3 ważne zadania wykonać. I już. Zrealizowałeś. Masz mały sukces dzisiejszego dnia.

Pamiętaj, że małe kroki, ale regularnie stawiane w określonym kierunku dają znacznie lepszy efekt niż nieplanowane zrywy.

Dlatego nie warto wrzucać do kalendarza nierealnej ilości zadań, przeciążać się próbami zrealizowania wszystkiego na raz. Zrób mniej dzisiaj, ale wróć do tego zadania jutro i pojutrze, a po tygodniu / miesiącu oceń, ile udało się osiągnąć. Pamiętaj też, żeby w sowim planie zostawiać przestrzeń na zadania nagłe i niespodziewane. Zawsze się wydarzą i nie ma sensu udawać, że jest inaczej.

3 zdrowe nawyki zarządzania czasem

Wiadomo, że podział zadań na ważne i pilne oraz działanie skierowane na uporządkowanie firmy mogą wyeliminować znaczną część codziennych pożarów. Pisałam o tym więcej omawiając macierz Eisenhowera do zarządzania czasem.

Nie zaczniesz od razu od wyłączenia się z życia Twojej firmy na tydzień, aby obmyślić strategię i systemy, które wyeliminują wszystkie kryzysy. To niewykonalne.

Ale możesz zrobić coś innego.

Przede wszystkim trzeba zmienić to, czym zapełniasz swój czas. Warto wyrobić sobie 3 nawyki, które diametralnie odmienią twój sposób zarządzania czasem.

  1. Po pierwsze co tydzień wyznacz sobie 3 cele na dany tydzień – priorytety, o których wspominałam wcześniej. Muszą to być ważne zadania, takie, które ruszą firmę do przodu, choćby o malutki krok. Zaplanuj w piątek po południu lub w sobotę rano jakie są 3 najważniejsze rzeczy, które zrobisz w kolejnym tygodniu. Takie, które naprawdę dadzą Ci satysfakcję i poczucie, że nie zmarnowałeś tygodnia. Mogą być małe, ale znaczące.
  2. Po drugie wpisz te 3 zadania w kalendarz jako pierwsze zadanie danego dnia. Wykonaj najpierw te 3 ważne rzeczy, a później zmieść w pozostałej części czasu wszystkie nagłe „pożary” i pilne zadania, które przyniesie codzienność.
  3. I wreszcie raz na kwartał zaplanuj sobie Strategy Day. Najlepiej, jeśli wyjedziesz z biura w spokojne i inspirujące miejsce, wyłączysz telefon, zostawisz komputer lub przynajmniej wyłączysz e-maile i wszelkie powiadomienia. Na cały dzień lub chociaż na kilka godzin. Niech to będzie Twój dzień na przejrzenie i korektę planów, zastanowienie się nad planami na kolejne 3 miesiące, przegląd, jak poszło działanie w mijających 3 miesiącach.
Zarządzanie czasem - 3 nawyki na wagę złota - infografika

Zarządzanie czasem – 3 nawyki na wagę złota

Wpływ tych 3 nawyków na ilość wolnego czasu

Chociaż wydaje się to nieoczywiste, może dziwne, te 3 nawyki mają zasadniczy wpływ na to jak dobrze zarządzasz czasem i zasadniczo zmieniają ilość Twojego „wolnego” czasu. To długi temat, ale spróbuję krótko wyjaśnić:

Na początku może się wydawać, że dokładasz sobie pracy. Do swojego i tak już napiętego grafiku próbujesz włożyć nowe zadania, niezbyt pilne, które (jak ktoś powiedział) wpłyną na rozwój Twojej firmy. I na początku to może być naprawdę trudne, bo rzeczywiście nie tylko wymaga wykonania nowych zadań, ale przede wszystkim wypracowania nowych nawyków.

Ale z czasem okaże się, że te ważne rzeczy robione regularnie zmieniają sposób w jaki działa Twoja firma.

Jeżeli poświęciłeś czas na windykację, albo na regularną kontrolę wyników, na zaplanowanie przepływów pieniężnych, to rzadziej zdarzą się sytuacje, do których nie jesteś przygotowany. Wiesz jakich wyników możesz się spodziewać, czy Twoja firma jest bezpieczna finansowo, kiedy musisz przygotować plan B.

Jeżeli znalazłeś czas na zastanowienie się nad komunikacją i obiegiem informacji w swojej firmie, to rzadziej będą zdarzać się pomyłki i błędy wynikające z nieporozumień. Unikniesz nie tylko nerwów, ale też konkretnych kosztów.

Poświęciłeś czas i dobrze wdrożyłeś i przeszkoliłeś nowego pracownika – zdejmie z Ciebie (lub innych) jakieś obowiązki. Może z czasem przejmie ich coraz więcej.

Regularnie organizujesz krótkie spotkania robocze z zespołem – wiele kwestii niejasnych lub spornych jest wyjaśnianych u źródła i unikacie nieporozumień, tematów, którymi nikt się nie zajął albo wchodzenia sobie w drogę, albo sytuacji, kiedy 2 osoby zajmują się tym samym.

i tak dalej… i tak dalej…

Kiedy już wiesz jak dobrze zarządzać czasem kryzysy wybuchają coraz rzadziej. Niespodziewane problemy nie wyrywają Cię tak często w Twojego planu dnia.

Nie musisz już tak często REAGOWAĆ. A zaczynasz proaktywnie PLANOWAĆ co zrobisz i czym zajmiesz się w dalszej kolejności.

Docelowo Twój czas uwolni się tak bardzo, że nie będziesz już niezbędny w firmie każdego dnia przez 12 godzin po to, żeby gasić kolejny pożar.

Jak zarządzać czasem i zadaniami, kiedy prowadzisz firmę? Podsumowanie

Chcę podkreślić, że skuteczne zarządzanie zadaniami i mądrzejsze wykorzystywanie czasu, który przeznaczasz na pracę wcale nie jest takie trudne. Jak widzisz zaledwie 5 podstawowych technik i 3 proste nawyki są w stanie zmienić wszystko!

Ale trudność polega na czymś innym. Na tym, że takie podejście do Twojego czasu i Twojej pracy na początku nie jest dla Ciebie odruchowe. Większość z nas tkwi głęboko w mentalności etatowej, a z tego wynika między innymi głębokie wewnętrzne przekonanie, że kiedy więcej pracujesz to więcej zarabiasz. To podstawowe nieporozumienie.

Kiedy pracujesz mądrze, to więcej zarabiasz!

Sekret tkwi zatem nie w trudnej, intensywnej, wielogodzinnej pracy, tylko w mądrym wyborze tego, czym zapełniasz swój dzień. Zacznij wybierać bardziej świadomie i w przemyślany sposób organizować swój dzień, a będziesz osiągać znacznie lepsze rezultaty.

 

 

Fot. © Yeko Photo Studio / Fotolia

Posted in Zarządzanie czasem.