Prowadzenie własnej firmy daje wolność, ale jednocześnie wiąże się z mnóstwem wyzwań – zwłaszcza gdy łączysz to z obowiązkami domowymi i opieką nad dzieckiem. Jak znaleźć czas na wszystko, nie zaniedbując ani pracy, ani rodziny, ani siebie? Jak ważna może okazać się dobra organizacja zadań?
Otrzymałam pytanie od przedsiębiorczyni, która prowadzi działalność księgową w domu. Mimo że już delegowała część zadań, nadal czuje, że obowiązki ją przytłaczają. Jak dobrze zorganizować pracę, by skutecznie zarabiać, rozwijać biznes i jednocześnie nie mieć poczucia, że dom i rodzina schodzą na dalszy plan?
W tym artykule podzielę się praktycznymi wskazówkami, które pomogły już wielu osobom lepiej zarządzać czasem i odzyskać kontrolę nad swoją codziennością.
Ten artykuł powstał w ramach projektu „Pytanie do Mentora”, w którym odpowiadam na prawdziwe pytania właścicieli firm – takie, z którymi realnie mierzą się w swojej codzienności.
Pytanie, na które odpowiadam w tym artykule, zostało przesłane anonimowo przez przedsiębiorcę. Odpowiedź opieram na moim doświadczeniu mentorki biznesowej, pracującej z właścicielami małych i średnich firm. Możesz skorzystać z mojej odpowiedzi w formie wideo lub bardziej rozwiniętej wersji pisanej – poniżej.
Ty też możesz zadać swoje pytanie – z pomocą tego formularza!
Organizacja zadań, kiedy masz własną firmę. Jak mieć więcej czasu? – pytanie od przedsiębiorcy
Pytanie, które otrzymałam, brzmiało tak:
Najważniejsze na początek: można sobie z taką sytuacją poradzić! Ale kluczowe jest odpowiednie podejście i zarządzanie sobą w czasie.
Wbrew temu, co często słyszysz od otoczenia – zamiast szukać pocieszenia, warto skupić się na konkretnych rozwiązaniach. Bo zamiast powtarzać „to strasznie trudne”, lepiej postawić pytanie: jak mogę poukładać pracę, żeby wszystko działało? I o tym właśnie tutaj porozmawiamy.
Wyzwanie: jak pogodzić biznes, dom i rodzinę? – przykład z życia
To pytanie wraca jak bumerang: Jak wszystko pogodzić?
Jeśli będziesz ciągle słuchać, że „się nie da”, to tylko utwierdzisz się w tym przekonaniu. A ja chcę Ci powiedzieć: da się!
Kiedy przeczytałam to pytanie, od razu przypomniała mi się jedna z moich klientek. To było kilka lat temu, podczas jednego z pierwszych mastermindów, które prowadziłam. Ta klientka miała wtedy ogromny dylemat – z jednej strony była świeżo upieczoną mamą, jej synek miał kilka miesięcy, a z drugiej prowadziła własny biznes. Po kilku miesiącach „macierzyńskich” chciała wrócić do dbania o firmę. Czuła, że zaniedbała biznes i chciała znów się nim zająć, ale jednocześnie nie chciała tracić cennych chwil z dzieckiem.
Efekt? Miotanie się między jednym a drugim. A do tego – poczucie winy. Gdy pracowała, czuła, że nie jest wystarczająco dobrą mamą. Gdy spędzała czas z dzieckiem, wyrzucała sobie, że zaniedbuje firmę. Była rozdarta, bo kochała zarówno swoje dziecko, jak i swoją pracę, ale nie umiała znaleźć równowagi.
Brzmi znajomo?
Moja rada? Skup się na priorytetach
Pamiętam, jak rozmawiałyśmy o tym z moją klientką te kilka lat temu. Powiedziałam jej wtedy: „Najpierw określ, ile realnie masz czasu na firmę”. I to samo mówię dziś Tobie – jeśli zastanawiasz się, jak to wszystko pogodzić, zacznij od jasnego określenia, ile czasu jesteś w stanie realnie poświęcić na pracę w firmie i pracę nad firmą.
Jeśli Twoje dziecko chodzi do szkoły – jakie masz dostępne ramy czasowe? W które dni i w jakich godzinach możesz pracować? Ile godzin tygodniowo jesteś w stanie przeznaczyć na biznes?
To była moja rada dla tamtej klientki wtedy i to jest moja rada dla Ciebie dzisiaj. Gdy już ustalisz te ramy, trzymaj się ich jak świętej zasady. Jeśli zdecydujesz, że w poniedziałki, wtorki, środy i czwartki od konkretnej godziny pracujesz, to naprawdę pracujesz. Bez odbierania telefonów od przyjaciółek, bez „szybkiego” wstawiania prania, bez rozpraszania się innymi obowiązkami. To jest Twój czas na firmę – i koniec kropka.
Biznes w domu – czy organizacja zadań jest w ogóle możliwa?
Tamta klientka, będąc mamą małego dziecka, stwierdziła, że jeśli miałaby uczciwie policzyć, to na swoją firmę może przeznaczyć… tylko dwie godziny tygodniowo. Dwie godziny.
Oczywiście, sama nie wierzyła, że to możliwe. Jak można rozwijać biznes w tak krótkim czasie?
Uwierz, że to jest możliwe. Niezależnie od tego, czy masz do dyspozycji 10 godzin tygodniowo, 30 czy tylko 2 – wszystko da się zrobić. Tylko najpierw trzeba uczciwie spojrzeć w lustro i powiedzieć sobie: „Na moją firmę mogę przeznaczyć tylko tyle czasu.”
A jeśli to jest maksymalny czas, jaki masz do dyspozycji, to kluczowe pytanie brzmi: Jak to zrobić? Jak zmieścić wszystko, co trzeba zrobić, w tym czasie? Jakie techniki, jakie metody pomogą Ci w tym, żeby rozwijać biznes w takich warunkach? To jest wyzwanie, ale na pewno da się je pokonać – wystarczy odpowiednia organizacja i podejście.
Jak nastawienie i dobra organizacja zadań wpływa na efektywność?
Kiedy ta moja klientka, o której mówię, odłożyła na bok swoje poczucie winy, to wszystko, co ją blokowało – myśli typu „to niemożliwe”, „to się nie uda” – nagle okazało się, że da się znaleźć rozwiązanie. Skupiła się na tym, co naprawdę jest ważne w jej firmie, i poukładała wszystko tak, żeby w tych dwóch godzinach tygodniowo robić tylko to, co kluczowe. Resztę zlecała pracownikowi lub eliminowała.
I to była kluczowa zmiana, o której sama mi opowiedziała: Kiedy poświęcała czas firmie, to naprawdę myślała tylko o firmie – ani na chwilę nie myślała o dziecku, była w pełni skoncentrowana na pracy. Dzięki temu była w stanie pracować trzy razy wydajniej. Robiła wszystko szybciej i efektywniej, bo wiedziała, że to jest jej czas na firmę i trzeba działać na 100%. Z kolei, kiedy spędzała czas z dzieckiem, całkowicie odcinała się od pracy. W pełni była obecna przy swoim synku, co dawało jej poczucie, że nie traci tego ważnego etapu w życiu malucha.
Nastawienie, koncentracja na priorytetach i dobra organizacja sprawiły, że jej efektywność wzrosła o wiele bardziej, niż by się tego spodziewała.
Jak efektywnie wykorzystać ograniczony czas? Organizacja zadań w pigułce
Podsumowując ten przykład, chcę Ci pokazać, że prowadzenie firmy, nawet przy jednoczesnym wychowywaniu dzieci i małej ilości czasu jest możliwe.
Po pierwsze, musisz uwierzyć, że da się to zrobić.
Po drugie, najwięcej czasu marnuje się na „miotaniu się”. Czasem trochę tu, trochę tam, nagle dzwoni telefon, wpadł mail, teraz zajmuję się tym, teraz czymś innym… i w ten sposób czas po prostu ucieka.
Oczywiście, nie jestem w stanie w ciągu kilku minut przeprowadzić Cię przez dokładny plan działania, ale podpowiem Ci, od czego warto zacząć. Zacznij od blokowania (grupowania) czasu na konkretne zadania. Zarezerwuj sobie kawałek czasu tylko dla jednej rzeczy i trzymaj się go. To pozwoli Ci na pełne skupienie i większą efektywność.
1. Blokowanie zadań – klucz do produktywności
Biorąc pod uwagę treść pytania, które zadała przedsiębiorczyni, rozumiem, że dziecko jest już w wieku szkolnym, więc nie trzeba biegać wokół niego, jak przy niemowlaku. To daje pewną swobodę – kiedy dziecko jest w szkole, masz czas na pracę. To świetna okazja, żeby zaplanować swoje zadania w ramy czasowe.
Zacznij od tego, by określić, kiedy zaczynasz i kończysz pracę. Na przykład, po zakończeniu pracy możesz zaplanować dwie godziny na spędzenie czasu z dzieckiem, a potem kolejną godzinę na zajęcie się domem. Możesz oczywiście dostosować te proporcje do swoich potrzeb – ważne jest, byś to Ty ustaliła, jak ma wyglądać Twój plan dnia.
To, co nazywam „blokowaniem czasu”, to nic innego jak podzielenie dnia na konkretne bloki przeznaczone na poszczególne zadania. Pamiętaj też, żeby znaleźć chwilę dla siebie – to bardzo ważne, a niestety często o tym zapominamy. Może to oznaczać, że w weekend wygospodarujesz trochę więcej czasu dla siebie, albo w którymś dniu zrobisz więcej pracy, by kolejnego dnia mieć kilka godzin wolnego. Możesz też zdecydować, że pracujesz tylko przez dwie godziny, by resztę dnia poświęcić sobie albo uporządkować dom.
2. Organizacja pracy – mniej chaosu, więcej efektów
Im lepiej będziesz zorganizowana, tym mniej czasu przepłynie Ci przez palce – to pierwsza zasada. Po drugie, kiedy panujemy nad organizacją, zmniejszamy też stres związany z chaosem. Chaos potrafi naprawdę wyczerpać. Nawet jeśli fizycznie nie wykonamy aż tyle pracy, to samo uczucie nieustannego „miotania się” nas męczy.
Zamiast czuć satysfakcję z tego, co zrobiliśmy, czujemy się wyczerpani, bo po prostu nie mieliśmy przestrzeni, by działać skutecznie. Chaos powoduje zmęczenie, które nie wynika z faktycznego wysiłku, ale z braku kontroli nad tym, co robimy. Dlatego bezwzględnie trzymaj się zasady „najpierw rzeczy najważniejsze!”. Wyznaczaj priorytety i dopilnuj, aby realizować je w pierwszej kolejności.
Priorytety – gwarancja skuteczności i Twojego spokoju
Nadmiar zadań i brak czasu to zmora, szczególnie właścicieli małych firm. A mimo to, często masz poczucie, że stoisz w miejscu. Jasne priorytety to podstawa skutecznego działania i gwarancja spokojnej głowy, kiedy prowadzisz własną firmę.
3. Podział pracy: praca w firmie vs. praca nad firmą
Wracając do blokowania czasu, jestem ogromną zwolenniczką organizowania pracy w blokach czasowych. Dzięki temu łatwiej oddzielasz różne rodzaje zadań i skupiasz się na tym, co naprawdę ważne. Możesz ustalić, że teraz zajmujesz się pracą dla klientów, a potem, w wyznaczonym czasie, skupiasz się na marketingu.
Możesz też zaplanować cały dzień tygodnia na konkretne zadanie. Na przykład, wybierz jeden dzień, który zawsze poświęcisz na pracę nad rozwojem swojej firmy, np. marketing, finanse czy zarządzanie. Może to być piątek albo poniedziałek – dzień, w którym nie zajmujesz się klientami, ale pracujesz nad rozwojem swojego biznesu.
To jest szerszy temat na osobną rozmowę – „praca w firmie” versus „praca nad firmą”, ale jeśli chcesz zagłębić się w ten temat, zapraszam do artykułu na blogu lub nagrania na YouTube, które dokładnie to wyjaśnia.
Zatem, jeśli tylko wyznaczysz sobie jeden dzień w tygodniu, kiedy będziesz koncentrować się na rozwoju swojej firmy, to zobaczysz, że biznes zacznie się rozwijać, a Ty zaczniesz panować nad tym, co się w nim dzieje. To kluczowy element, który pozwala na realny postęp w biznesie.
Jak zarządzać czasem, kiedy prowadzisz firmę? 5 metod, które musisz znać
Zarządzanie czasem to złożony temat, podejmowany w wielu miejscach i od różnych stron. Niektórzy nawet twierdzą, że nie da się zarządzać czasem (bo nie masz na niego wpływu), możesz tylko zarządzać sobą w czasie.
Dlaczego warto przeznaczyć jeden dzień w tygodniu na rozwój biznesu?
Wiem, jak to jest, bo sama pracowałam w księgowości, znam te napięte terminy, telefoniczne zamieszanie, obowiązki wobec klientów – to wszystko może przyprawić o zawrót głowy. Ale właśnie dlatego, kiedy zdecydujesz się na jeden dzień w tygodniu, który przeznaczasz wyłącznie na rozwój swojej firmy, nagle zaczynasz inaczej podchodzić do czasu. Nawet jeśli masz zbliżający się termin czy inne pilne sprawy – jeśli zaplanujesz, że w piątek nie będziesz dostępna, to wiesz, że musisz skończyć wszystko do czwartku. Czasami trzeba poświęcić nieco więcej czasu w jeden dzień, aby odzyskać czas drugiego dnia.
Dlatego zdecydowanie zachęcam Cię do lepszego zorganizowania swojego czasu.
Nie da się wydłużyć doby, ale możesz zorganizować ją tak, by lepiej wykorzystać każdą chwilę, którą masz do dyspozycji.
Zadaj sobie pytanie: ile czasu naprawdę mam na pracę? I jak mogę go wykorzystać, by zmieścić wszystko, co najważniejsze? Czasami zdarza się, że pewne zadania po prostu „spadną z biurka”, bo nie zmieszczą się w napiętym harmonogramie. Tylko wtedy, gdy usiądziesz i naprawdę przemyślisz, co jest najważniejsze, będziesz w stanie wybrać priorytety, które muszą być zrobione.
Dobra organizacja zadań – mniej chaosu, więcej efektów
Kiedy usiądziesz i zaczniesz się zastanawiać nad tym, jak działasz i jak to lepiej zorganizować, to już będzie praca nad Twoją firmą. To moment, w którym przyglądasz się z boku i zastanawiasz: „Dlaczego ciągle nie mam czasu? Jak mogę to wszystko lepiej zorganizować?”. Tego typu refleksja to właśnie praca nad Twoją firmą, której nie możesz pominąć. Bo praca nie zniknie, ale musisz zacząć ją lepiej organizować, abyś miała czas na te kluczowe zadania – marketing, rozwój, zarządzanie.
Jestem przekonana, że to jest możliwe. Jeśli chcesz sięgnąć głębiej i poznać więcej sposobów na organizację czasu, na budowanie bloków czasowych, to gorąco zachęcam Cię do skorzystania z kursu „Siłownia MOCY Twojego biznesu”.
To kurs, który pomoże Ci zupełnie przeformułować podejście do zarządzania czasem i zacząć od pytania: „Co jest dla mnie naprawdę ważne?”. Dopiero kiedy zrozumiesz, co tak naprawdę ma dla Ciebie wartość, będziesz mieć szansę wyjść z roli niewolnika swojej własnej firmy, w której tylko realizujesz zadania. Zamiast tego nauczysz się, jak skupić się na tym, co naprawdę jest dla Ciebie istotne i na co chcesz przeznaczać czas. Przy okazji, poznasz też techniki, które pomogą Ci w pełni zapanować nad codziennymi obowiązkami.
Lepsza organizacja zadań jest możliwa – podsumowanie
Kluczem do efektywnego zarządzania czasem w biznesie jest dobra organizacja i odpowiednie podejście do priorytetów. Najważniejsze to uwierzyć, że to, co wydaje się niemożliwe, może stać się możliwe, gdy skoncentrujemy się na tym, co naprawdę ważne.
Blokowanie zadań, jasne priorytety oraz unikanie chaosu to metody, które pozwalają osiągnąć lepsze wyniki, nawet w ograniczonym czasie. Zorganizowanie czasu, szczególnie z myślą o swoim rozwoju, daje szansę na efektywność i unikanie wypalenia. Pamiętaj, że praca nad organizacją to również praca nad firmą, która prowadzi do większej satysfakcji i lepszych efektów.
