Jakie narzędzia używają inni przedsiębiorcy? Jakie narzędzia przedsiębiorcy działają u innych? Co sprawdza się w praktyce? Zadajesz sobie takie pytania?
Jeśli lubisz czasem podejrzeć, z czego korzystają inni, zainspirować się, posłuchać rekomendacji, to właśnie tutaj przygotowałam dla Ciebie listę 14 narzędzi, które ja polecam każdemu przedsiębiorcy i każdemu, kto prowadzi małą firmę. Każde dokładnie opisałam, dlaczego właśnie ten wybór, a w niektórych przypadkach podaję też alternatywy.
Część z narzędzi, których używam jest bezpłatna, w części – korzystam z płatnych wersji. Czasem – optymalizuję koszty płacąc z góry za rok. Zwykle to oznacza konkretne oszczędności w skali roku.
Niektóre z podanych tu linków do rekomendowanych narzędzi są linkami partnerskimi To oznacza, że: (a) jestem aktywnym użytkownikiem tego narzędzia i (b) mogę zyskać prowizję lub inny bonus, jeśli skorzystasz z mojego polecenia i zakupisz program korzystając z tego linku. Ale to oznacza też, że czasem Ty możesz dostać specjalny bonus, kiedy skorzystasz z mojego linku 🙂
Zastrzegam, że wszystko co robię podlega ewolucji. Być może za jakiś czas opublikuję aktualizację tej listy.
Od przedsiębiorcy dla przedsiębiorców
Już dawno chciałam napisać to zestawienie. Po pierwsze, dlatego, że lubię doceniać wartościowych partnerów i narzędzia. Po drugie, aby Tobie ułatwić prowadzenie biznesu.
Mój „zestaw obowiązkowy” wypracowywałam latami. Wiem, że dobrze dobrane narzędzia mogą ogromnie ułatwić Twoje życie, a ich brak – straszliwie je utrudnić.
To tak, jakbyś próbował wbijać gwoździe śrubokrętem – może wyjść pokracznie. A spróbuj zjeść zupę widelcem – zupełnie nieskuteczne. Podobnie jest, kiedy prowadzisz małą firmę.
Widzisz, poza tym, że jestem mentorem biznesowym, ja też prowadzę firmę. A to oznacza, że na co dzień mam do czynienia z wieloma wyzwaniami, z którymi Ty także masz do czynienia.
Oprócz tego, że jestem mentorem i przedsiębiorcą, jestem też mistrzynią organizacji. Tworzę ogromną ilość różnych treści, nieustannie prowadzę dziesiątki projektów i żongluję w powietrzu kilkudziesięcioma piłeczkami jednocześnie. Panuję nad tym wszystkim tylko dlatego, że potrafię to doskonale zorganizować i ułatwić swoją pracę.
Właśnie tym chcę się z Tobą dziś podzielić – jak uprościć swoją pracę i ułatwić ją, żeby mieć więcej czasu na ważne rzeczy.
Jak działa moja firma – rzut oka, dla lepszego zrozumienia
Zanim zacznę wymieniać różne programy, krótki rzut oka na moją firmę.
Prowadzę małą firmę usługową, sprzedaję też kursy i produkty elektroniczne. Działam i sprzedaję głównie online. Mam dosyć rozbudowany marketing w różnych kanałach. Pracuję z małym zespołem, więc staję też przed wyzwaniami koordynacji i monitorowania nie tylko swojej pracy.
Całkiem często zdarza się, że pracuję w biegu, na wyjeździe, zdalnie. Wtedy kluczowe są dla mnie rozwiązania dostępne z poziomu smartfonu, ewentualnie komputera.
Do tego wszystkiego, jestem niezwykle kreatywna. Piszę artykuły, nagrywam wideo, tworzę nowe programy, publikuję w mediach społecznościowych, prowadzę kursy – wszystko to w dużej ilości. To powoduje, że moja firma musi działać jak dobrze naoliwiona maszyna. Sprawne i dobrze dobrane narzędzia przedsiębiorcy są tego nieodzowną częścią.
Rekomendowane narzędzia przedsiębiorcy – szczególnie w małej firmie
Oczywiście wybierz sobie z tej listy to, co odpowiada Twoim potrzebom i specyfice tego, co robisz. Dla porządku podzieliłam różne narzędzia przedsiębiorcy na trzy obszary.
Organizacja pracy
1. Asana – do zarządzania projektami, zadaniami i kalendarzem
Klasyczny program (online) do zarządzania projektami, zespołem, koordynacji zadań, zasobów i kalendarza.
Korzystam z niego od lat. Dzięki temu mimo ogromu zadań, którymi żongluję – panuję nad wszystkimi i wszystkie informacje są dla mnie łatwo dostępne.
To moje główne centrum dowodzenia, kalendarz, lista zadań, monitorowanie stanu projektów, zadań moich asystentek i moich własnych. Nie wyobrażam sobie prowadzenia firmy bez Asany (albo podobnego narzędzia). Od niej zaczynam dzień i na niej kończę.
Asana jest niezmiernie elastyczna i daje mnóstwo możliwości. Cała sztuka polega na dopasowaniu w jaki sposób może optymalnie wspierać Ciebie i Twoją firmę. Wiele przykładów tego, jak ustawiłam Asanę w mojej firmie zdradzam w tym kursie.
Możesz korzystać z wersji przeglądarkowej, aplikacji na komputer lub mobilnej – wszystkie jednakowo przyjazne i doskonale się synchronizują ze sobą.
Nawet bezpłatna wersja Asany daje Ci mnóstwo możliwości i na pewno wystarczy do prowadzenia całkiem zaawansowanych projektów. Kiedy Twój zespół urośnie przydatna może być wersja płatna.
Inne podobne narzędzia: Trello, Notion, Monday, Bitrix24. Nie testowałam ich, ale podaję, żeby było cI łatwiej poszukać optymalnego dla siebie.
2. Toggl Track – do monitorowania czasu pracy
Program do mierzenia czasu pracy. To drugi z programów, które niemal zrosły się ze mną i nie wyobrażam sobie jak można bez nich funkcjonować 🙂
Może Ci się to wydać niepotrzebne, ale trudno lepiej zorganizować swoją pracę i odzyskać czas, jeśli nie wiesz, gdzie go tracisz, prawda? A skąd masz to wiedzieć, jeśli nie monitorujesz czasu pracy?
Toggl pomaga mi zobaczyć na czytelnych wykresach, gdzie procentowo spędzam najwięcej czasu. Z pomocą jednego kliknięcia mogę też sprawdzić, ile ogólnie czasu zajmuje mi praca, a ile na przykład poświęcam na zajmowanie się finansami lub marketingiem. Z łatwością wygenerujesz ładne i czytelne raporty, jeśli potrzebujesz ich dla Twojego klienta (bo na przykład rozliczasz się z ilości godzin pracy).
Wiesz, że dzięki temu, że liczę i optymalizuję czas pracy w 2023 udało mi się zmniejszyć ilość moich godzin pracy o 22%? To tak, jakbym nie pracowałam przez 2,5 miesiąca! A policzyłam to w minutę i wiem na pewno, bo mam dokładne liczby.
Jeśli chcesz poczytać więcej o tym, jak optymalizować swój czas procy, to polecam ten artykuł.
Niewątpliwą zaletą Toggl jest jego bezszelestne działanie. Kliknięcie start i stop jest tak proste! Wystarczy dodać krótki opis zadania (lub nie), podpiąć je pod konkretny projekt i spokojnie pracujesz. A narzędzie działa za Ciebie.
Możesz grupować zadania według projektów, oznaczać tagami, filtrować nawet po opisie. Wszystko jest proste i przyjazne. Dostępne w przeglądarce, w formie widgetu na komputer i w appce na smartfonie.
Podobnie jak w przypadku Asany, możesz korzystać z wersji bezpłatnej, a jeśli okaże się, że potrzebujesz więcej funkcjonalności – przejść na płatny pakiet.
Jeśli chcesz zacząć monitorować, gdzie ucieka Twój czas, to koniecznie wypróbuj Toggl. Wcześniej testowałam kilka tego typu programów, ale odkąd zaczęłam używać Toggl, to nawet nie szukam lepszego.
3. 1Password – do zapamiętywania haseł i loginów
To trzeci na liście „niezbędników”. Nie wyobrażam sobie zapamiętywania haseł do setek stron i narzędzi!
A Ty? Jak dajesz sobie z tym radę?
Ja od lat używam właśnie 1Password. Jedno hasło i jeden program, który pamięta, adresy logowania, nazwy użytkownika, hasła, klucze licencyjne i inne wrażliwe informacje. Niezmiernie prosty w użytkowaniu, a jednocześnie bezpieczny.
Właśnie sprawdziłam. Mam zapisanych 450 haseł. Wyobrażasz sobie spamiętanie tego na wyrywki? Albo zapisanie w notatniku (już pomijając kwestie bezpieczeństwa) i poszukiwania, kiedy potrzebujesz jakiegoś?
Wiesz, dawno temu, w odległej galaktyce, notowałam adresy rodziny i znajomych długopisem w takim specjalnym małym notatniku z indeksem alfabetycznym. Już w ubiegłym wieku takie papierowe notatniki zostały zastąpione elektronicznymi książkami adresowymi. I to samo powinno się stać z listą Twoich haseł 🙂
Będzie łatwiej, szybciej i przede wszystkim – bezpieczniej.
Owszem, to kosztuje. Ale Twoje bezpieczeństwo jest tego warte.
To, co też lubię w 1Password to dodatkowe funkcjonalności i podpowiedzi:
- Generator bezpiecznych haseł (Co za ulga! Nie muszę wiecznie wymyślać 8-9-12 znaków, znak specjalny, cyfra, litera, same cyfry, same litery itd.)
- Ile haseł (i które) użyłam dwukrotnie.
- Ile haseł jest mało bezpiecznych (za krótkie, zbyt proste itd.).
- Ile haseł mogło być potencjalnie zhakowanych albo są przypisane do stron uznawanych za niebezpieczne.
- Gdzie i jak mogę skorzystać z dodatkowych zabezpieczeń (lepszych niż samo hasło).
Czy są inne narzędzia tego typu? Są, ale ja nie testowałam, więc nie mogę nic polecić.
4. GoogleWorkspace + Tresorit – dyski chmurowe
Nieodzowne narzędzia przedsiębiorcy – dyski w chmurze!
Dzięki nim realizuję 3 zadania:
- Współpracuję z zespołem. Dzięki dyskowi w chmurze możemy pracować na tych samych plikach i mamy wspólną bazę. To zadanie realizuję głównie przez Google Workspace.
- Bezpieczne kopie zapasowe i archiwa Tu oba te narzędzia grają rolę, ale Tresorit wyróżnia się szczególnym poziomem bezpieczeństwa.
- Udostępnianie plików osobom takim, jak Ty oraz moim klientom. Do tego wykorzystuję oba narzędzia, w zależności od tego, co jest najwygodniejsze.
Dysk Google prawdopodobnie znasz, choćby z prywatnych zastosowań.
Tresorit jest typowym serwerem chmurowym, ale wyjątkowo przyjaznym i bezobsługowym.
Oba rozwiązania są płatne do zastosowań biznesowych. Są też inne narzędzia tego typu, jak choćby Dropbox, czy OneDrive. Wybierz to, które najbardziej Ci odpowiada i najłatwiej synchronizuje się z innymi rozwiązaniami, których już używasz.
Marketing i sprzedaż
5. Mailerlite – do newsletterów
Klasyczne narzędzie do budowy i publikowania stron oraz formularzy zapisu, wysyłki newsletterów, automatyzacji. Jedno z prostszych, a jednocześnie wszechstronnych.
Przyznam szczerze – nie jest to moje pierwsze narzędzie do mailingu, wcześniej przez kilka lat używałam innego, znacznie bardziej kompleksowego. Ale tamto było skomplikowane, mało przyjazne i trzymałam się go tylko z rozsądku (tak mi się zdawało).
Mailerlite używam od roku i nieodmiennie mnie zachwyca. Jest prosty, przyjazny, ma mnóstwo możliwości, których potrzebuję. Odkąd go używam, wysyłka listów do mojej społeczności stała się czystą przyjemnością.
Kryteria, które są dla mnie ważne przy wyborze narzędzia do newsletterów:
- Dostarczalność maili (Może być różna w zależności od narzędzia, które używasz. A po co wysyłać newslettery, skoro filtry antyspamowe ich nie przepuszczą do Twoich czytelników, prawda?)
- Popularność, która wpływa na łatwość integracji z wieloma innymi platformami (piszę o tym więcej na końcu tego artykułu).
- Funkcje, które ułatwiają mi życie i sprawiają, że moje działania są bardziej efektywne.
- Przyjazność dla użytkownika, czyli intuicyjność, lekkość, prostota.
Jestem wymagającym użytkownikiem, korzystam z wielu funkcjonalności. Dlatego naprawdę nieźle testuję każde z narzędzi 🙂 Mailerlite sprawdza mi się pod wieloma względami.
Korzystam z pakietu płatnego, ale podstawowe funkcjonalności znajdziesz już w pakiecie bezpłatnym i od niego możesz zacząć. Sprawdź sama / sam.
Jeśli skorzystasz z tego linku, to dostaniesz od Mailerlite 20 USD na powitanie. Możesz wykorzystać te środki na opłacenie pierwszego roku płatnej subskrypcji.
Jeśli będziesz wybierać inne narzędzie, to proponuję zwrócić uwagę na kryteria, które wymieniłam wyżej oraz wskazówki na końcu tego artykułu.
6. ZOHO Social – do publikacji w mediach społecznościowych
Przyznam Ci się. To, że widujesz mnóstwo moich postów, codziennie, kilka razy dziennie, w różnych formach, na wielu platformach jednocześnie – nie oznacza, że ja lub ktokolwiek z mojego zespołu siedzi przyklejony do komputera całą dobę 🙂
Wiem, że wielu początkujących przedsiębiorców publikuje swoje posty bezpośrednio na Facebooku, na Instagramie, na koncie prywatnym, na koncie firmy, osobno w grupie, osobno na Linkedin i tak dalej. Mnóstwo kliknięć, mnóstwo akcji, mnóstwo czasu… A jednocześnie narzekają, że nie mają czasu na prowadzenie marketingu.
Ja też tak miałam, dawno temu, dopóki nie odkryłam, że ktoś już przede mną rozwiązał ten problem. Jest mnóstwo platform, dzięki którym możesz publikować dany post JEDNOCZEŚNIE na Facebooku, na Instagramie, w grupie, na Twitterze, Pintereście i co tam Cię interesuje…
Używam ZOHO Social od lat, ale dwa lata temu ponownie zrobiłam przegląd różnych rozwiązań dostępnych na rynku. Przez kilka miesięcy wyszukiwałam, analizowałam, testowałam i ostatecznie… pozostałam przy ZOHO Social.
Dlaczego wybieram to narzędzie do moich publikacji w mediach społecznościowych:
- Ma optymalny dla mnie (szeroki) zestaw platform społecznościowych, na których mogę publikować.
- Umożliwia publikację wielu formatów (np. grafika, karuzela, relacje). Niektóre posty i tak publikujemy bezpośrednio, ale nieliczne. Większość, których potrzebujemy jest dostępna w ZOHO Social.
- Ma możliwość redagowania i planowania publikacji na różne platformy jednocześnie, co znacznie przyspiesza pracę. Oczywiście planujemy posty z góry na jakiś czas, co także jest bardziej efektywne.
- Jest łatwy w użytkowaniu, nie wymaga zbytecznego klikania. Testowałyśmy różne platformy i czasem te same funkcje są dostępne, ale wymagają wgryzania się w kilka okienek, przeklikiwania itd.
- Ma optymalny dla mnie sposób rozliczeń, co powoduje, że cena jest najkorzystniejsza przy wszystkich funkcjonalnościach, które są dla mnie ważne.
Oczywiście ZOHO Social daje wiele innych korzyści, ale wymieniłam te, które wpłynęły na moją decyzję. Twoje kryteria wyboru mogą być inne, bo specyfika tego, co robisz jest inna.
ZOHO Social jest płatny, ale korzyści, które osiągniesz dzięki niemu, przede wszystkim oszczędność czasu, ale też regularność publikacji (dzięki możliwości planowania z góry) są tego warte.
Jeśli spodoba Ci się ZOHO Social, możesz skorzystać z tego specjalnego linku, a dostaniesz 100 USD w formie rabatu na opłacenie swojej licencji.
7. Canva – do tworzenia grafik i rolek
Canvy chyba nikomu przedstawiać nie muszę 🙂 A jednak pamiętam czasy, kiedy było dla mnie wielkim odkryciem, że tak przyjazne narzędzie istnieje i mogę z niego korzystać zupełnie bezpłatnie.
Zresztą, do tego Cię namawiam na początku. Canva w swojej bezpłatnej wersji oferuje tak wiele, że sama przez lata korzystałam z niej bezpłatnie. Widzę czasem wypowiedzi właścicieli małych firm, którzy martwią się, że nie stać ich na płatną wersję Canvy. Jeśli nie stać Cię na płatną wersję i nie widzisz wartości takiej inwestycji, to znaczy, że nie jest to właściwy dla Ciebie moment. I tyle. Pozostań przy wersji bezpłatnej.
Ja aktualnie korzystam z wersji płatnej, bo daje mi większe możliwości współpracy z moim zespołem. Oszczędzamy sporo czasu, dzięki możliwości automatycznej zmiany wymiarów grafik, porządkowania ogromu tego co tworzymy w folderach, ustawienia niektórych predefiniowanych formatów czy integracji z dyskiem Google.
Kiedy tworzysz tak dużo jak ja, płatna wersja Canvy daje konkretne korzyści. Jeśli tworzysz pojedyncze grafiki – ja też nie widziałabym sensu, żeby wybierać płatną wersję.
Są oczywiście różne alternatywy, jednak ja pozostaję przy Canvie chyba z przyzwyczajenia. Jest też serwisem najpopularniejszym, co wpływa na to, że nieustannie się rozwija i ma bardzo bogatą funkcjonalność.
8. Calendly – do umawiania spotkań
Calendly używam naprawdę sporadycznie, ale postanowiłam umieścić je w tym zestawieniu, bo:
- Wielu przedsiębiorców może mieć potrzebę uzgadniania i potwierdzania terminów spotkań (indywidualnych i grupowych), a Calendly doskonale to upraszcza, oszczędzając Twój czas.
Po prostu robi to za Ciebie. Wysyłasz tylko do kogoś indywidualny link, a on sam wybiera z Twojego kalendarza dostępny termin, potwierdza, otrzymuje wszystkie potrzebne informacje, linki itd.
Calendly działa jak Twoja osobista asystentka – tyle, że szybciej, niezawodnie i taniej. - Naprawdę lubię prostotę tego narzędzia. Oglądałam kilka innych, ale Calendly zawsze wygrywa.
- Calendly ma sporo możliwości integracji z wieloma innymi narzędziami. To ważne, bo oznacza dodatkowe oszczędności Twojego czasu.
Na przykład: ktoś może zarezerwować spotkanie z Tobą i od razu otrzymać link do pokoju Zoom. Albo zostać najpierw poproszony o płatność. Albo możesz zaprosić potencjalnego klienta do wypełnienia prostej ankiety (kilka pytań kwalifikujących), a na końcu zaprosić do rezerwacji spotkania od razu wyświetlając mu estetyczny kalendarz z wolnymi terminami do wyboru. Możliwości jest sporo.
Calendly w wersji bezpłatnej ma sporo ograniczeń. Być może na początek Ci wystarczy. Ale, jeśli Twój biznes opiera się na umawianiu dużej ilości spotkań, rezerwacji terminów, spotkaniach grupowych (na przykład z ograniczoną ilością uczestników) to warto rozważyć wersję płatną.
9. PUBLIGO – do sprzedaży kursów i wiele więcej
Jeden z must-have. Bez niego moja firma nie mogłaby istnieć. I to w dwóch kategoriach: marketing i sprzedaż oraz praca z klientami. Omówię tę platformę tylko tutaj, ale tak naprawdę to serce tego co robię i do czego zapraszam.
PUBLIGO jest jednocześnie platformą kursową dla moich klientów, ale także sklepem, dzięki któremu mogę sprzedawać. Umożliwia w pełni automatyczną integrację z systemami płatności online (różnymi), moją księgowością, systemem mailingowym. To powoduje, że przepływ informacji i dokumentów koordynuje się sam 👍
Na przykład, wchodzisz na stronę mojego sklepu, wybierasz to, co Cię interesuje z estetycznej listy kursów, czytasz dokładny opis i decydujesz się na zakup. Szybko i bezproblemowo dokonujesz płatności online, faktura frunie do Ciebie e-mailem (i od razu jest zaksięgowana u mojej księgowej). Wtedy natychmiast dostajesz wiadomość ze wszystkimi potrzebnymi informacjami i natychmiast masz dostęp do kursu na wygodnej platformie (która także ma mnóstwo możliwości ułatwiających Ci korzystanie z niego). Jeśli się na to umówiliśmy, mój system mailingowy także wie, że ma do Ciebie wysłać dodatkowe wiadomości i materiały.
A wiesz, co ja w tym czasie robię? Wiele innych ważnych rzeczy. To wszystko dzieje się automatycznie i płynnie, za moimi plecami.
Za pomocą tej platformy możesz sprzedawać nie tylko kursy, ale też usługi, produkty cyfrowe (na przykład e-booki), subskrypcje czy nawet produkty fizyczne. To doskonałe, moim zdaniem, bo nie musisz miotać się między różnymi platformami, koordynować i uzgadniać – wszystko masz w jednym miejscu.
Nie sposób opisać wszystkich przydatnych funkcjonalności tej platformy, tym bardziej, że cały czas się rozwija. I to jest jeden z powodów, że tak bardzo lubię i cenię PUBLIGO – nieustannie usprawniają i rozbudowują system, a do tego słuchają uważnie użytkowników. Wiele nowych funkcjonalności powstaje właśnie na prośbę i z potrzeby użytkowników. To naprawdę rzadkość, żeby dostawca oprogramowania tak wsłuchiwał się w głos swoich klientów.
Kompleksowe rozwiązania mogą być nadmiernie skomplikowane i posiadać wiele nieprzydatnych funkcji. Na szczęście w PUBLIGO kompleksowość i prostota są dobrze wyważone. Kompleksowe rozwiązanie integruje wszystko ze wszystkim i zapewnia bezproblemowe działanie. A jednocześnie zachowuje prostotę i łatwość używania oraz korzystania z tych wszystkich funkcji.
PUBLIGO to rozwiązanie płatne, ale jest to doskonała inwestycja Twoich pieniędzy (wiem, bo testowałam na początku ręczne i mniej zaawansowane półśrodki). Zastępuje kilku pracowników jednocześnie, zapewnia systemową bezbłędność (czego nigdy nie zapewni człowiek) i umożliwia nieograniczone skalowanie. Sprawdź sama / sam, a się przekonasz. Wejdź tutaj i skorzystaj z bezpłatnego okresu testowego, a później podejmij decyzję.
Owszem, możesz korzystać z innych rozwiązań sprzedażowych (najpopularniejsze dla kursów i produktów cyfrowych to WooCommerce, EDD). Ale one nie dają Ci takiej kompleksowości i nie rozwiązują tylu Twoich wyzwań jednocześnie, co PUBLIGO. Do tego wymagają wielu przystawek, add-ons (dodatków), dodatkowych wtyczek.
Możesz skorzystać z innych kompleksowych platform, być może zachwalanych przez zagranicznych coachów i mentorów. Ale – i to jest zdecydowana przewaga – PUBLIGO integruje się z POLSKIMI systemami płatności, POLSKIMI systemami do wystawiania faktur i POLSKIMI księgowościami online. Tego nie dostaniesz w rozwiązaniach zagranicznych, a dla Ciebie to oznacza bezawaryjne i proste działanie oraz mniej ręcznej pracy.
Dlaczego tak uparcie twierdzę, że PUBLIGO to doskonały wybór, kiedy chcesz sprzedawać kursy lub produkty elektroniczne?
Powiem szczerze – wcześniej wykorzystywałam do tego inne rozwiązanie. Powiem nawet więcej – wiele lat temu, kiedy wpadłam na pomysł, żeby sprzedawać kursy i szukałam możliwości technicznych, trafiłam na człowieka, który mi podpowiedział, jak to zorganizować i wdrożył odpowiedni program na mojej stronie www. Wszystko doskonale zintegrował z płatnościami i fakturowaniem. Tym człowiekiem był – twórca dzisiejszego PUBLIGO! 🙂
Przez jakiś czas korzystałam z tamtego rozwiązania, ale dostosowanie do polskich wymogów wymagało obudowania go dodatkowymi wtyczkami. Kolejne funkcjonalności – wymagały kolejnych wtyczek (i kosztów). Owszem, słyszałam, że Michał w międzyczasie stworzył taką kompleksową platformę, ale na początku wydawała mi się za droga. Gdybym ja wiedziała to, co wiem dzisiaj!
Od kiedy wdrożyłam PUBLIGO (zamiast skomplikowanego systemu półśrodków) moje obroty online wzrosły 6-krotnie! Rozwinięcie tej skali było możliwe tylko dzięki temu, że mam wydajne i sprawne narzędzia. A Michał, którego jakość i etyka pracy tak mi się spodobały 7 lat temu, nadal utrzymuje tę samą jakość, etykę i podejście w PUBLIGO.
Dlatego jestem fanką PUBLIGO i polecam je na każdym kroku. Spróbuj, przetestuj i przekonaj się, czy Tobie też się spodoba.
Praca z klientami i moja własna praca na zapleczu
10. Zoom – do spotkań online i czatów grupowych (także kursowych)
Nie wyobrażam sobie mojej pracy bez narzędzia do spotkań online. Cała moja praca odbywa się przecież online. Wybór padł na Zoom, bo jest najbardziej popularne (co oznacza, że dobrze się integruje z innymi rozwiązaniami) i jest po prostu dobre.
Mam tu mnóstwo potrzebnych funkcji i niezawodne działanie. W okresie pandemii Zoom położył też duży nacisk na bezpieczeństwo i prywatność spotkań. Mam możliwość nagrywania spotkań na życzenie klienta. Mam też możliwość (odkryłam i testowałam niedawno) prowadzenia bardzo wygodnego forum dyskusyjnego, kiedy wykorzystuję Zoom do prowadzenia kursu online na żywo.
Jest kilka innych sprawdzonych rozwiązań podobnego typu. W Zoom podoba mi się to, że specjalizują się w tym, co robią. Ich narzędzie do spotkań online nie jest przystawką do pakietu innych programów. Być może z powodu tej koncentracji, narzędzie jest naprawdę dopracowane. Przy tym – ma mnóstwo możliwości rozbudowy o dodatkowe funkcjonalności, choćby większe webinary.
11. MindNode – do tworzenia map myśli
Jeżeli kiedykolwiek zastanawiałaś / zastanawiałeś się, w jaki sposób przygotowuję nowe programy, kursy, masterclassy, to masz odpowiedź! Prawdopodobnie każdy prowadzący ma swoją metodę – moją są mapy myśli.
Kiedy zaczynam planować nową transformację, do której Cię zaproszę, zaczynam od czegoś w rodzaju jednoosobowej burzy mózgów. A efekty tej burzy pomysłów zapisuję od razu w mapie myśli.
Tworzę zarys idei, na czym mi zależy i co chcę przekazać. Rozpisuję elementy. Bardzo ułatwia mi pracę to, że mogę je później przesuwać i układać jak puzzle. Dodaję, wycinam, układam, aż poczuję, że mam spójny program. I dopiero wtedy Ty masz szansę dowiedzieć się o moim pomyśle 🙂
Czasem moje pomysły, zapisane w tej formie czekają jakiś czas na realizację. Ale dzięki wykorzystaniu mapy myśli – nawet po czasie jestem w stanie wrócić do mojego flow, jakie miałam, kiedy wymyślałam dany materiał. A luźne pomysły są uporządkowane w konkretny plan.
Testowałam różne programy do tworzenia map myśli. Ale kilka lat temu wybrałam MindNode i trzymam się tego wyboru. Ma dużo opcji i możliwości, a do tego jest bardzo prosty w użytkowaniu.
Korzystam z wersji płatnej, ale bezpłatna też może być dobra na początek.
12. Typeform – do formularzy, ankiet, quizów i…
Z Typeform znam się od lat. Miałam różne etapy tej znajomości, ale chyba nie do końca miałam pomysł, do czego mogę go wykorzystać. Czasem nawet szukałam innych rozwiązań, ale zawsze ostatecznie – okazywało się, że Typeform jest jedyny w swojej klasie i nie ma lepszych 🙂
Dlaczego?
- Bardzo prosty w używaniu.
- Bardzo bogaty w funkcjonalności.
- Z wieloma możliwościami integracji z innymi platformami (co rozszerza wachlarz możliwości).
- Elegancki wygląd (to dla mnie także ważne).
Ostatnio powróciłam do Typeform i z zapałem tworzę różne quizy, formularze, ankiety.
Nie zdziw się, kiedy przekieruję Cię do kilku pytań na Typeform, bo odkąd odkryłam, jak potężne są jego możliwości, mam wciąż nowe pomysły w czym jeszcze może mi pomóc i przy okazji osobom takim jak Ty. Na przykład:
- Możesz w nim zrobić zabawny quiz i dostać punktowy wynik w jakimś obszarze.
- Możesz sprawdzić, czy dany mój kurs lub program jest dla Ciebie, bo odpowiednio zbudowany formularz poprowadzi Cię pytanie za pytaniem, a na każdym kroku poda cenne wskazówki, które pomogą Ci podjąć optymalną dla Ciebie decyzję.
- Możesz odpowiadając na jedno lub kilka pytań dowiedzieć się, jaki rodzaj współpracy ze mną byłby dla Ciebie najlepszy, opowiedzieć mi o sobie, umówić spotkanie, poznać więcej szczegółów na temat tej konkretnej współpracy, która jest dla Ciebie rekomendowana.
Możliwości są nieograniczone. Ale zwróć uwagę – te przykłady dotyczą budowania relacji z klientami. Pomagają Ci niemal prowadzić rozmowę z potencjalnym klientem, tyle, że – automatycznie.
Sprawdź tutaj i pobaw się tymi możliwościami. Prawdziwe morze możliwości daje wersja płatna. Ja obecnie używam wersji płatnej,
13. Notatki – do notatek
Kolejne 2 narzędzia są dostępne bezpłatnie dla miłośników ekosystemu Apple. Ale jeśli działasz w innym systemie, to na pewno znajdziesz ich odpowiedniki. Ja chcę Ci zwrócić uwagę, jak możesz je wykorzystać do usprawnienia i ułatwienia swojej pracy.
Podręczne notatki to coś, bez czego nie wyobrażam sobie życia.
Często zdarza się, że przedsiębiorcy skarżą się, że mają fale pomysłów, a te nowe pomysły ich rozpraszają i odrywają od pracy nad wcześniejszymi. Ja nie mam takiego problemu – nowe pomysły na bieżąco zapisuję w szybkich Notatkach. A dopiero później mogę do nich spokojnie wrócić, uporządkować, podjąć decyzję, czy realizuję pomysł czy nie.
Czytam coś i wpada mi w oko ciekawy artykuł, tytuł książki, przepis albo miejsce do odwiedzenia – także ląduje w Notatkach.
Można powiedzieć, że Notatki to taki mój podręczny „śmietnik”, tyle, że uporządkowany. I nie ma w nim śmieci, a cenne informacje.
Notatki nie byłyby nawet w połowie tak przydatne dla mnie, jak są, gdybym nie miała systemu folderów, dzięki którym notatki są posegregowane i mogę łatwo wszystko odnaleźć.
Z żelazną konsekwencją trzymam się też zasady, że pomysł jest zapisywany w podręcznych Notatkach. Ale kiedy pomysł przechodzi w etap realizacji – jest rozpisywany na zadania w programie do zarządzania projektami i kalendarzu.
Kluczowe w korzystaniu z tego rodzaju narzędzi są właśnie – system segregowania i konsekwentne bieżące układanie według określonych wcześniej reguł. Bez porządku – zginiesz w chaosie. Ale, jeśli potrafisz trzymać się tego porządku – Notatki doskonale pomagają opanować powódź pomysłów i strzępów pomysłów.
14. Freeform – cyfrowa biała tablica
Całkiem niedawno poczułam, że do pełni szczęścia brakuje mi białej tablicy, na której mogłabym zapisywać niektóre moje pomysły w formie wizualnej. Ale pracuję przecież mobilnie, więc nie mogła to być fizyczna tablica, a właśnie jej cyfrowy odpowiednik. Rozpoczęłam poszukiwania.
Prawdopodobnie wielu producentów oferuje podobne rozwiązania, ale tym razem Apple jak zwykle mnie nie zawiodło. Freeform pojawił się niedawno, ale ma to wszystko, czego potrzebuję.
Rozpisanie schematu nowej strony www, systemu marketingu, struktury czy procesu jest tak proste, jakbym pisała mazakiem na białej tablicy w biurze. Przewagą cyfrowej tablicy są dowolne wymiary, więc mój schemat może być tak szeroki lub wysoki, jak tylko potrzebuję.
A na koniec – mogę go wyeksportować do czytelnego PDF, żeby komuś wysłać lub zapisać.
W obu przypadkach – Notatek i Freeform są też opcje współpracy z innymi bezpośrednio w danym narzędziu, jednak ja tych opcji nie wykorzystuję, bo wymagałoby to, żeby moi współpracownicy także działali w ekosystemie Apple. A to nie zawsze jest wykonalne.
Jak wybrać swój optymalny zestaw narzędzi do prowadzenia firmy?
Pamiętaj, że jakikolwiek będzie Twój wybór, warto trzymać się zasad:
✅ Im mniej różnych programów tym lepiej. Lepszy jeden, który łączy różne funkcje niż kilka, który wymagają od Ciebie przepisywania danych z jednego do drugiego i pilnowania w każdym z nich (np. listy zadań do zrobienia).
Nadmiar narzędzi naprawdę wprowadza chaos i wcale nie przyspiesza ani nie ułatwia Twojej pracy. Wręcz przeciwnie.
✅ Prostota jest lepsza od kompleksowości. Innymi słowy, nie wytaczaj armaty na mrówkę. Zamiast walczyć z ogromnie skomplikowanym programem, bogatym w funkcje, które być może potencjalnie przydadzą Ci się w perspektywie za 10 lat, lepiej zacząć od prostego, przyjaznego w nauce i obsłudze. A dopiero kiedy przestanie wystarczać albo będzie wymagał zbyt wiele „przybudówek” – wtedy stopniowo przejść na bardziej zaawansowany system.
✅ Nie wszystko musi kosztować miliony. Niektóre z moich ulubionych narzędzi są po prostu bezpłatne. I doskonale mi służą. Inne przez długi czas wykorzystywałam w wersji bezpłatnej, bo nie miałam potrzeby ich rozszerzać.
Szczególnie na początku prowadzenia firmy warto pilnować kosztów i zwrócić uwagę, czy dany program faktycznie aż tak ułatwi Ci pracę, że warto za niego płacić.
Każdy kolejny program na Twojej liście, to zawsze powinna być inwestycja – w Twoją produktywność, ułatwienie pracy, skuteczność. A inwestycja musi się opłacać.
Narzędzia przedsiębiorcy – podsumowanie
Jak widzisz, to wszystko co wymieniłam, to dosyć proste narzędzia. Nie ma tu wielkich tajemnic. Nie ma skomplikowanych mechanizmów. Prostota jest zawsze najlepsza. Z drugiej strony – tam, gdzie to faktycznie pomocne, sięgam po narzędzia kompleksowe, które doskonale ułatwiają moją pracę albo wspierają mój kreatywny flow. Także – pozwalają mi się dobrze bawić i czerpać radość z tego, co robię.
W tym zestawieniu nie wymieniłam 3 grup narzędzi:
- Pakiety programów biurowych – to oczywiste, że korzystam z edytora tekstu, arkuszy kalkulacyjnych oraz programu do tworzenia prezentacji. Tak samo, jak z programu poczty e-mail. I myślę, że każdy przedsiębiorca z nich korzysta.
W moim przypadku tu jest spore zamieszanie, bo naprzemiennie tworzę w programach pakietu Office (Word, Excel, Powerpoint), programach Apple (Numbers, Pages) oraz Google (Dokumenty, Arkusze, Prezentacje). Mi akurat ta mnogość odpowiada, ale możesz sobie wybrać tylko jeden zestaw (i nie płacić za wszystkie). - Programy do wystawiania faktur i platformy płatności – u mnie to jest część integracji ze sklepem i platformą PUBLIGO. Program do faktur jest bezpłatnie dostarczany przez biuro rachunkowe, z którego korzystam (a to temat do opisania w osobnym artykule).
- Programy, wtyczki i nakładki związane ze stroną www – to zupełnie odrębny obszar. Pisałam o nim więcej w tym artykule.
Głównie wybieram te narzędzia, które usprawniają moją pracę lub zwiększają bezpieczeństwo tego, co robię i mojej firmy. Oczywiście to nie wszystko, ale wymieniłam te narzędzia do prowadzenia firmy, które uważam za kluczowe.
Jeśli chcesz podyskutować o tych narzędziach, które tu wymieniłam lub zapytać o moje doświadczenia z innymi – zapraszam do grupy Facebook Prowadzę firmę z lekkością i radością. Czy któreś narzędzia Cię zaskoczyły?
