Czy chcesz czy nie chcesz, prędzej czy później, kiedy prowadzisz swoją firmę staniesz w sytuacji negocjacyjnej.
Negocjacje w biznesie to taka oczywistość i zwyczajność, że kiedy zaproszono mnie do poprowadzenia zajęć ze studentami Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu na temat technik negocjacji, to w pierwszym odruchu stwierdziłam, że przecież ja nic nie wiem o negocjacjach 🙂 Prawda jest jednak inna. Znam i stosuję techniki negocjacyjne, ale sytuacje, w których konieczne jest negocjowanie czegoś przeze mnie lub przez moich klientów są tak immanentnym elementem biznesowej codzienności, że działam w nich odruchowo, nie nazywając ani strategii, ani technik.
Spójrzmy w takim razie szerzej i zanurzmy się wspólnie w tematykę negocjacji. Co sprawia, że negocjacje w biznesie są skuteczne i co Ty możesz zrobić, żeby rezultat był dla Ciebie zadowalający.
Negocjacje w biznesie – wyobrażenia a rzeczywistość
Kiedy myślisz o negocjacjach w biznesie, prawdopodobnie Twoje pierwsze skojarzenie to: szklany biurowiec, duża grupa negocjatorów w garniturach po dwu stronach stołu, otoczeni armią prawników z jednej i z drugiej strony. Stosujący wymyślne techniki i strategie.
Taki obraz z amerykańskiego filmu. Czy prawdziwy?
Na pewno zdarzają się i takie sytuacje, na wysokim szczeblu biznesu. W praktyce gospodarczej jednak znacznie częściej będziesz miał do czynienia ze znacznie innym obrazem sytuacji negocjacyjnych.
To może być sytuacja, w której odbiorca nie zgadza się na szczegółowe warunki umowy, kiedy transakcja już była wstępnie uzgodniona i wydawało się, że wszystko postanowione. To może być telefon od pracownika z informacją, że „musi porozmawiać” (wiadomo, że to oznacza prośbę o podwyżkę). Albo kiedy chcesz podnieść ceny swoich usług, ale tak, żeby nie odstraszyć stałych klientów.
Na negocjacje warto się też nastawić, kiedy zawiązujesz umowę spółki albo uzgadniasz jej zmiany ze wspólnikami. To szczególnie ważna okoliczność. W mojej pracy często widzę jak duże problemy powodują nieprecyzyjne uzgodnienia między wspólnikami. Jeden z moich klientów podsumował, że umowa, którą podpisali 20 lat wcześniej to
„standardowa umowa podpisana bez żadnej refleksji co to może oznaczać”.
Po latach, spektakularnym wzroście spółki i wielu zmianach w sposobie jej prowadzenia okazało się, że taka umowa zupełnie nie przystaje do rzeczywistości. Co więcej, nie tak łatwo ją zmienić.
Kiedy prowadzisz własną firmę, z pewnością stajesz wobec wielu sytuacji negocjacyjnych:
- Podwyżka wynagrodzenia pracownika lub negocjowanie warunków pracy;
- Podwyżka cen sprzedaży;
- Negocjowanie warunków umowy handlowej (zarówno co do ceny, jak i innych uzgodnień);
- Negocjowanie terminów wykonania projektów;
- Negocjowanie umowy spółki;
- Zmiana umowy spółki albo inne ustalenia między wspólnikami (np. wypłata dywidendy czy przeznaczenie zysku na rozwój biznesu);
- Roszczenia sporne i ugody.
W praktyce bardzo często negocjując, nie tylko nie siedzisz w wielkim szklanym biurowcu, ale nawet – nie ma przy stole profesjonalnych negocjatorów. Są ludzie, którzy chcą osiągnąć porozumienie. Niekoniecznie w garniturach, czasem nawet nie w biurze. Okoliczności zewnętrzne nie mają znaczenia. Ma znaczenie na ile skutecznie przeprowadzisz te negocjacje.
Negocjacje (w biznesie i nie tylko) to rozmowa… ale trudniejsza niż zwykle
Kiedy się nad tym zastanowić, to negocjacje są po prostu rozmową dwóch stron. Trudność takiej rozmowy polega jednak na tym, że te strony nie tylko wymieniają się opiniami albo czegoś dowiadują. Chcą też osiągnąć porozumienie w jakiejś określonej kwestii.
Zwykle przyjmuje się, że cele (interesy) obu stron są przeciwstawne. Jednak takie założenie może być przeszkodą, która znacznie utrudni osiągnięcie porozumienia. Te same strony zwykle mają też wolę i cel, który wymaga współdziałania. W przeciwnym razie nie byłoby rozmowy. I warto ten cel ustanowić bazą oraz punktem startowym rozmowy.
Kiedy pomyślisz o negocjacjach jako o rozmowie, w której strony chcą osiągnąć swoje cele, to kluczowe stają się 4 umiejętności:
- Umiejętność słuchania
- Rozumienie drugiej strony
- Znajomość własnego celu
- Znajomość własnego ryzyka
Każdy z tych elementów jest podstawą, jeśli chcesz osiągnąć sukces. Ale to nie wszystko.
Skuteczne negocjacje w biznesie – główny warunek powodzenia
O skuteczności negocjacji nie decyduje zastosowanie tych a nie innych technik ani żadne triki. Znacznie ważniejsze są to, jak dobrze dobierzesz techniki i to, czy umiesz je zastosować w praktyce.
Spójrz na skuteczne negocjacje, jak na piramidę elementów:
1. Metody i techniki negocjacyjne
Oczywiście najłatwiej opisać i „nauczyć się” technik negocjacji. Są one opisane w wielu książkach, opanowanie ich nie zajmie wiele czasu. Powiedziałabym nawet, że te techniki są stosunkowo proste. Kiedy raz o nich usłyszysz i zrozumiesz działanie, to już je znasz. Ale z pewnością nie pomogą Ci w gorącej i trudnej sytuacji negocjacyjnej, jeśli nie zadbasz o elementy, które stanowią fundament piramidy skuteczności.
2. Strategie negocjacji
Mówi się, że znacznie ważniejsza jest dobrze wybrana strategia negocjacji i dobrane do niej – techniki.
Możesz zastosować negocjacje twarde albo miękkie. Zastosować strategię unikania, łagodzenia, kompromisu, dominacji czy kooperacji. Możesz nastawić się na strategię win-win (wygrany-wygrany). W tym ostatnim przypadku szczególnie polecam nauki Stephena Coveya zawarte w „7 nawykach skutecznego działania”.
Z mojej strony dodałabym jedynie, że przygotowując się do negocjacji warto mieć na uwadze zarówno Twoje cele krótkoterminowe, jak długoterminowe. To jak przewidywanie kilku ruchów do przodu w szachach. Warto myśleć nie tylko o najbliższym posunięciu, ale także o dłuższej perspektywie.
Zwróć uwagę na Twój główny cel, który chcesz osiągnąć, na przykład podpisać kontrakt na korzystnych warunkach. Określ co dokładnie oznaczają dla Ciebie „korzystne warunki”. Ale pomyśl też o celach pobocznych. Takim celem może być na przykład utrzymanie motywacji i zaangażowania pracownika, który właśnie prosi o podwyżkę. Nie tylko potrzebujesz uzgodnić z nim podwyżkę na akceptowalnych dla Ciebie i opłacalnych dla firmy zasadach, ale chcesz też, żeby nadal pracował tak dobrze i z z takim zaangażowaniem, jak dotychczas, prawda?
3. Osobowość i zasoby wewnętrzne negocjatora
Wreszcie, podstawą i bazą powodzenia w jakiejkolwiek sytuacji negocjacyjnej (i nie tylko) są czynniki wewnętrzne i psychiczne, ściśle związane z Tobą. Twoja osobowość, umiejętność nawiązywania relacji, Twoja inteligencja emocjonalna, mindset, siła mentalna oraz zasoby wewnętrzne, które posiadasz.
Na szczególną uwagę zasługuje w tym kontekście inteligencja emocjonalna, którą możesz rozwijać całe życie, i która ułatwi Ci nie tylko negocjacje w biznesie, ale też zarządzanie, radzenie sobie z sytuacjami konfliktowymi, rozwój i podnoszenie jakości Twojego życia. Znacznie więcej na temat inteligencji emocjonalnej możesz poczytać w tym artykule: Inteligencja emocjonalna w biznesie i jej znaczenie dla sukcesu
Szczególnie ważne będą dla Ciebie nie tylko samoświadomość, umiejętność zarządzania sobą i swoimi emocjami, ale także umiejętności współpracy, wpływania na innych, perswazji, rozwiązywania konfliktów i osiągania porozumienia.
Praktyczne podejście do negocjacji – 9 czynników powodzenia
W zasadzie każdy proces negocjacyjny jest nieco inny. Tak wiele codziennych sytuacji zawiera w sobie elementy negocjacji, że trudno opisać jeden uniwersalny proces i sekwencję kroków prowadzących do pozytywnych rezultatów. Wymienię natomiast czynniki, na które zawsze warto zwrócić uwagę, bo stanowią absolutną bazę.
9 czynników pozytywnego wyniku negocjacji w biznesie
1. Szacunek i otwartość na zrozumienie drugiej strony
Wyłącznie przy twardych negocjacjach nie musisz próbować zrozumieć drugiej strony. Jednak będzie to wtedy bardziej narzucenie Twojego punktu widzenia niż negocjacje. Na dodatek przy takim podejściu – możesz zrujnować perspektywy współpracy w przyszłości.
Negocjacje w biznesie raczej zakładają dobrowolność. A wtedy Twój szacunek dla drugiej strony, otwartość na jej argumenty i zrozumienie jej punktu widzenia decydują o tym, czy będziecie współdziałać, aby osiągnąć porozumienie czy walczyć ze sobą.
2. Umiejętności komunikacji i aktywne słuchanie
Niezbędne, aby osiągnąć wzajemne zrozumienie są Twoje umiejętności aktywnego słuchania, jasnego komunikowania swoich oczekiwań i prowadzenia rozmowy z szacunkiem oraz bez wzbudzania niepotrzebnych emocji. Bardzo przydatnymi umiejętnościami w tym kontekście mogą być techniki „porozumienia bez przemocy” (NVC = Non-Violent Comminication).
Większości osób wydaje się, że przecież komunikacja to nic trudnego. Tymczasem właśnie trudności z komunikacją i wzajemnym zrozumeiniem bywają przyczyną większości trudności, pomyłek i nieporozumień w biznesie. Pisałam o tym więcej w artykule: Komunikacja w zespole
3. Samoświadomość i zarządzanie własnymi emocjami
Twoja samoświadomość (obejmująca znajomość własnych przekonań, blokad, ograniczeń, czułych punktów itd.) oraz umiejętne zarządzanie własnymi emocjami decydują o tym, czy uda Ci się prowadzić rozmowę merytoryczną a nie emocjonalną. Przyznasz, że obrażanie się, urażanie, krzyk, strach panika albo próba nacisku nie prowadzą do sukcesu i trudno, aby doprowadziły do porozumienia.
4. Jasność co do własnych celów oraz obszaru możliwej redukcji oczekiwań
Ustalenie z samą / samym sobą własnych oczekiwań i celów to podstawowy warunek przygotowania do negocjacji.
Musisz wiedzieć czego chcesz! Co chcesz osiągnąć.
Jaki jest Twój priorytetowy cel. Które poboczne albo dodatkowe cele możesz odpuścić. Z których oczekiwań możesz zrezygnować?
Na tym etapie (przygotowania) rozważ też jakie są Twoje alternatywy. Jeśli nie osiągniecie porozumienia, to co się stanie? Jeśli zdecydujesz się wycofać z rozmów, to jakie masz opcje? To bardzo ważne, aby znać swoje alternatywy ZANIM przystąpisz do negocjacji. Ta okoliczność wpływa na Twoją determinację i na to, jak bardzo będziesz skłonna / skłonny iść na ustępstwa.
5. Zrozumienie i zabezpieczenie własnych ryzyk i ograniczeń
Ten czynnik będzie miał szczególnie duże znaczenie, kiedy negocjujesz jakąś większą umowę. Ale w zasadzie w każdej sytuacji negocjacyjnej jest jakieś ryzyko. Przemyślenie go jest elementem przygotowania Twojej strategii. Po to, żeby nie podpisać umowy „standardowej”, jak mój klient, o którym wspominałam wcześniej.
Zastanów się, jakie są możliwe ryzyka, które ponosisz w związku z umową lub porozumieniem. Zastanów się czy możesz i w jaki sposób je zabezpieczyć na etapie negocjacji. Na ile są dla Ciebie istotne. Co jeszcze stanowi dla Ciebie istotny składnik transakcji?
Na przykład podpisujesz umowę spółki, w której jesteś mniejszościowym udziałowcem, ale chcesz mieć gwarancję wypłaty dywidendy. Sprzedajesz firmę, ale chcesz mieć możliwość prowadzenia konkurencyjnej działalności.
Mając zawczasu świadomość dodatkowych warunków, które są dla Ciebie ważne w negocjacjach, możesz zdecydować o ustąpieniu w innych oczekiwaniach, aby Twoje ryzyka były zabezpieczone.
6. Umiejętność myślenia poza schematami (out of box)
Znalezienie rozwiązania, które zaspokajałoby interesy obu stron, szczególnie jeśli zależy Ci na rozwiązaniu win-win, może wymagać nieszablonowego myślenia. Kluczowa w tym aspekcie będzie Twoja umiejętność dostrzegania różnych aspektów i kompleksowości sytuacji, analizy faktycznej istoty problemu, znajdowania rozwiązań nieschematycznych i niestandardowych.
Na podstawie mojego doświadczenia wierzę, że w każdej sytuacji znalezienie rozwiązania win-win jest możliwe. Warunkiem jest samoświadomość, odpowiedzialność i wzajemny szacunek obu stron.
7. Dobre przygotowanie
Zanim przystąpisz do rozmowy negocjacyjnej potrzebujesz, oczywiście, przygotować swoją strategię (jak chcesz poprowadzić tę rozmowę), plan, przemyśleć argumenty, zabezpieczyć swoje zasoby (także psychiczne). Jeszcze raz przypomnij sobie na czym Ci zależy, a z czego możesz zrezygnować i jakie są Twoje alternatywy, gdyby negocjacje nie dały pozytywnego efektu.
Wyznacz nieprzekraczalne punkty (kiedy odejść od stołu) i warunki dodatkowe transakcji (Twoją odpowiedź na ryzyka lub cele poboczne).
Zastanów się też nad pozycją negocjacyjną Twoją i drugiej strony. Jaka jest najlepsza alternatywa każdej ze stron? Mówiąc wprost – komu bardziej zależy? Kogo goni czas? Kto ma więcej do stracenia, jeśli nie osiągniecie porozumienia? Nie o to chodzi, żeby wykorzystywać tę wiedzę do manipulacji i nieuczciwych zagrań, ale będzie ona przydatna dla Ciebie, żeby wiedzieć, kiedy powiedzieć „nie”. Pomoże Ci asertywnie trzymać się swojego stanowiska, bez ulegania sztuczkom czy presji chwili.
W ramach przygotowania zwróciłabym też uwagę na zadbanie o siebie. Tak po prostu zastanów się, co może sprawić Ci największą trudność, jakich warunków albo dodatkowych zasobów potrzebujesz. Może to być coś tak prostego jak wyspanie się albo zasięgnięcie opinii prawnika. To zależy od Ciebie i specyfiki sytuacji. Ale zadbaj o siebie i swoje zasoby, aby być w pełni formy, także psychicznej. Szczególnie, jeśli negocjacje są dużego kalibru i trudne.
8. Umiejętność nawiązywania relacji i etyka własna (pomaga wzbudzić zaufanie)
Jeśli chcesz skutecznie komunikować się i osiągnąć porozumienie, to bardzo ważne stają się umiejętność nawiązywania relacji z drugą osobą i zaufanie, które potraficie zbudować, mimo niekiedy przeciwstawnych interesów. Niezmiernie pomocna jest w tym Twoja własna etyka – niekoniecznie deklarowana, ale ta, którą faktycznie pokazujesz swoim działaniem.
Jeśli obie strony potrafią zaufać sobie na tyle, że uznają dobrą wolę drugiej strony to już dobry punkt wyjścia do udanych negocjacji. Znacznie łatwiej wtedy o dobrą komunikację, wzajemne słuchanie się i znalezienie rozwiązania optymalnego dla wszystkich.
9. Umiejętność podejmowania decyzji
Nie mogę nie wspomnieć, że w sytuacji negocjacyjnej wystąpi czasem potrzeba podjęcia szybkiej decyzji. Może być taka konieczność w warunkach stresu, ograniczonego czasu lub niepełnych informacji. Jakkolwiek to może być frustrujące, takie sytuacje się zdarzają.
Dlatego tak ważne są z jednej strony dobre przygotowanie, z drugiej – wypracowanie sobie umiejętności podejmowania decyzji. Wbrew pozorom bardzo często w warunkach stresu lub presji ludzie teoretycznie „decydują” nie są to jednak decyzje, a raczej desperackie deklaracje, rzucane pod wpływem emocji. Umiejętność zachowania zimnej krwi, logicznego myślenia i widzenia szerszej perspektywy także w trudnej sytuacji, to umiejętność, którą trzeba wyćwiczyć. Dzięki temu, nawet jeśli negocjacje w biznesie, okażą się twarde i wymagające, podejmiesz decyzję optymalną w tych warunkach.
Skuteczne negocjacje w biznesie – podsumowanie
Różnego rodzaju sytuacje negocjacyjne to nieodłączny element życia przedsiębiorcy. Dlatego warto pracować nad rozwijaniem umiejętności z nimi związanych. Chcę podkreślić, że, moim zdaniem, kluczowym warunkiem powodzenia negocjacji w biznesie będzie zawsze nie tyle znajomość wielu technik, co Twoja osobowość, zasoby wewnętrzne i umiejętności psychiczne (takie jak komunikowanie, nawiązywanie relacji, czy inteligencja emocjonalna). Drugi w kolejności warunek to strategiczne podejście i przygotowanie do negocjacji.
W ogniu twardych rozmów negocjacyjnych kluczowe stają się Twoje poczucie pewności siebie, poczucie własnej wartości, umiejętność trzymania się własnego stanowiska równoważona otwartością na interlokutora, rozumieniem jego potrzeb i umiejętnością działania (oraz podejmowania decyzji) niezależnie od emocji. Jeśli jeszcze nie masz takich umiejętności to staranne przygotowanie się do rozmowy negocjacyjnej jest Twoim sprzymierzeńcem.
Stoję na stanowisku, że etyka, szacunek do drugiej strony, dobra wola i poszukiwanie rozwiązań win-win (wygrany-wygrany) są optymalnym i najbardziej korzystnym podejściem w każdej sytuacji. Patrząc w krótkiej perspektywie może się wydawać, że wymagają więcej wysiłku lub rezygnacji z jakichś doraźnych korzyści. Jednak w dłuższej perspektywie pozwalają budować bardzo wartościowe, oparte na zaufaniu relacje biznesowe i wypracowywać rozstrzygnięcia korzystne dla obu stron.
