Nie jest tajemnicą, że podejmowanie trudnych decyzji, wymaga przede wszystkim dokładnego rozeznania sytuacji. Żaden lekarz nie rozpocznie operacji bez kompletu podstawowych badań i postawienia chociaż przybliżonej diagnozy. A jak to wygląda przy decyzjach związanych z zarządzaniem? Jakie informacje biznesowe są niezbędne, aby podejmować rozsądne decyzje?
Jeżeli chcesz odnieść sukces i zbudować realny biznes, to jest dokładnie tak samo.
Owszem, spotykam na rynku całkiem sporo przedsiębiorstw zarządzanych na podstawie przeczuć i intuicji przez właściciela, który uznał, że ma naturalny „nos biznesowy”. Ale nie nazwałabym ich biznesami, raczej „przygodami”. Nikt nie wie, jak i kiedy się zakończą.
Przykład z życia, jak informacje pokazały, że jest inaczej niż „się wydaje”
W Twojej codzienności dokładne rozeznanie w sytuacji może mieć ogromne znaczenie.
Całkiem niedawno w firmie, z którą współpracuję, zarząd zaczął oceniać półroczną pracę jednego z działów. Właśnie pół roku wcześniej wdrożono pewne zmiany kadrowe, rozbudowano zespół, żeby stworzyć warunki do rozwoju jednego z segmentów rynku. W luźnej rozmowie usłyszałam, że eksperyment nie wypalił, pracownik nie spełnił pokładanych w nim nadziei, nie ma żadnych efektów i trzeba się chyba wycofać z tego pomysłu…
Jak się domyślasz, przeanalizowałam dane liczbowe. I, oczywiście, okazało się, że wskazują na coś dokładnie przeciwnego! Być może zmiana nie była tak szybka i tak spektakularna, jak chciałby zarząd. Ale była wyraźna. Struktura sprzedaży zmieniała się w pożądanym kierunku. Żadne zmiany w sprzedaży nie następują szybko. To proces. Tym bardziej warto przyglądać się uważnie danym, żeby nie przeoczyć, ani mylnie nie zinterpretować tego, co faktycznie się dzieje.
Dokładne informacje biznesowe są podstawą świadomego ZARZĄDZANIA.
Te podstawowe informacje można otrzymywać i analizować nawet w małej firmie, bez wdrażania skomplikowanych systemów i zatrudniania kogokolwiek. Wiele informacji, wartościowych dla podejmowanych przez Ciebie decyzji możesz „wyciągnąć” wprost z ewidencji, które i tak funkcjonują w Twojej firmie.
Dwa podstawowe źródła, to księgowość i ewidencja sprzedaży (o ile nie są prowadzone w jednym zintegrowanym systemie – wtedy to jedno, rozbudowane źródło informacji). Oczywiście, ZANIM jakiekolwiek użyteczne informacje będziesz mógł wyciągnąć z tego systemu – musisz go dostosować i przygotować do dostarczania takich informacji.
Może się nagle okazać, że na niektóre rzeczy wydajesz więcej niż przypuszczałeś! Że niektóre segmenty rynku są bardziej rentowne od innych? Że dalsze utrzymywanie jednego z działów jest bardzo ryzykowne!
Ileż to decyzji do podjęcia! Mnóstwo okazji lub, wręcz przeciwnie, zagrożeń.
Jakie informacje biznesowe już masz, tylko z nich nie korzystasz?
Jeżeli prowadzisz jakąkolwiek firmę, to co miesiąc, mozolnie i sukcesywnie gromadzone są w niej tysiące danych. Gdyby je umiejętnie pozbierać, ułożyć i przeanalizować – to skarbnica wiedzy o tym, jak działa Twój biznes i rynek.
Bezpośrednio z tych danych można wyciągnąć informacje:
- Jakie jest zapotrzebowanie na towary / usługi, które sprzedajesz? Rośnie, czy spada? Jak skutecznie Twoja firma odpowiada na zapotrzebowanie rynku?
- Czy generowany zysk jest na przyzwoitym poziomie? Mógłby być większy? Czy ten poziom zysku jest bezpieczny?
- Czy można zarabiać więcej? Gdzie „wyciekają pieniądze”?
- Jakie są perspektywy dla Twojego przedsiębiorstwa? Czy może bezpiecznie się rozwijać? Może zagraża mu krach? Czy można zapobiec kryzysowi?
Wyobraź sobie, że te (i wiele innych) informacji już masz. Problem tylko w tym, że nie dostajesz ich na biurko, albo… dostajesz, ale w kompletnie nieczytelnej formie.
Jeżeli Twój dział sprzedaży wszystkie faktury ewidencjonuje razem, bez jakiegokolwiek podziału, to trudno się zorientować, które segmenty rynku rosną, a które podupadają. Które są mniej, a które bardziej rentowne.
Jeżeli księgowość wszystkie koszty wrzuca do jednego worka i ewentualnie dzieli na mało użyteczne grupy: materiały, usługi obce, opłaty, wynagrodzenia, to nie masz zielonego pojęcia, gdzie tak naprawdę podziewają się Twoje pieniądze. Co to takiego „usługi obce”? W tym miejscu może się znaleźć czynsz za biuro, faktura od podwykonawcy, prowizja handlowa, opłata leasingowa za maszyny produkcyjne albo pokwitowanie za znaczki pocztowe. Galimatias… A jaka jest rentowność poszczególnych segmentów / działów? Nikt nie wie…
Co możesz usprawnić już teraz?
Bez wielkich wydatków na nowy system, bez zatrudniania dyrektora finansowego, bez budowania działu kontrolingu i analiz, pewne usprawnienia możesz wprowadzić dość prosto. Przede wszystkim musisz ustalić, jakie najważniejsze informacje są dla Ciebie interesujące:
• przychody ze sprzedaży i koszty zmienne według określonej struktury,
• koszty stałe w podziale na działy / obszary funkcjonalne,
• rentowność poszczególnych segmentów / rynków i rentowność firmy w całości,
• należności, zobowiązania i cash flow…
Mówiąc prościej – potrzebujesz określonej struktury zarządzania firmą. Struktury, według których ułożysz raporty, systemy wynagrodzeń i odpowiedzialność pracowników. Przeczytaj o tym więcej w artykule Struktura zarządzania firmą – podstawa prawdziwego zarządzania biznesem
Kolejny krok to dostosowanie systemu księgowego i ewentualnie innych ewidencji, do zbierania danych w takim dokładnie układzie. A później – konsekwentne analizowanie sumarycznych informacji i raportów.
Większość informacji, niezbędnych do skutecznego zarządzania masz pod ręką, wystarczy na nie popatrzeć i wziąć je pod uwagę.
O tym jak powinien wyglądać kompleksowy i czytelny raport zarządczy (zawierający nie tylko informacje finansowe), jak go przygotować i na co przede wszystkim zwrócić uwagę przeczytaj w obszernym artykule Jak przygotować raport do zarządzania firmą?
Gorąco polecam też wyjątkowy program mentoringowy Business To Freedom Quest. To program dla przedsiębiorców, którzy chcą w życiu sięgać po więcej.
Fot. tytułowa: © Esin Deniz / Fotolia
