Jak zmienić sposób zarządzania małą firmą, aby odzyskać czas?

Jak odzyskać czas na ZARZĄDZANIE?

Zaczyna się od tego, że na nic nie masz czasu. Struktura zarządzania Twoją małą firmą sprowadza się do Twoich każdorazowych decyzji i chaosu wszędzie indziej. Kiedy Twoja firma rośnie, to jednocześnie powinien zmienić się sposób Twojego zarządzania nią.

Odkąd sięgam pamięcią…. większość menedżerów, których znam (w tym niekiedy i ja) zajmuje się codziennie tysiącem drobnych rzeczy. I większość z nich zgadza się, że warto zająć się strategią, planowaniem i rozwojem, ale… nie ma na to czasu…

Kluczem do odzyskania sporej ilości czasu jest oczywiście zatrudnienie pracowników i delegowanie im większości bieżących zadań. Całkiem słuszne rozumowanie!

Ale…

Próbowałeś? Już wiesz, że proste rozwiązania zwykle nie są łatwe do zastosowania?

No właśnie!

Większość łapie się na ten haczyk. Firma się rozwija, pojawiają się pieniądze, zatrudniasz pracowników i…

Delegowanie przez abdykację lub nadmierna kontrola

Z różnych powodów, w takiej sytuacji właściciel i menedżer firmy uznaje, że teraz już może mieć więcej czasu, teraz wreszcie… Czasem jest zwyczajnie zmęczony dotychczasowym tempem i potrzebuje trochę wytchnienia. Czasem… uważa, że skoro zatrudnił tylu ludzi, to oni powinni przejąć większość odpowiedzialności i zadań.

W zasadzie – to prawda.

Ale diabeł tkwi w szczegółach i w rozłożeniu w czasie.

Bardzo często właśnie na tym etapie wydarza się pierwszy, drugi, trzeci… pożar. Ujawniają się obszary, o które żaden z pracowników nie zadbał, a zniechęcony menedżer dochodzi do wniosku, że całe to zamieszanie z delegowaniem zadań i rozwojem organizacji jest stratą czasu, bo na końcu wszystko i tak ląduje na jego biurku (i na jego głowie).

Wydaje się, że jest to sytuacja bez wyjścia…

Kwantowy skok na nowy poziom zarządzania

Jak zmienić sposób zarządzania małą firmą, aby odzyskać czas?To naprawdę bardzo trudny moment w rozwoju każdej z firm – przejście od ręcznego sterowania każdym obszarem przez jedynego menedżera do budowy organizacji, w której każdy wie za co odpowiada i podejmuje samodzielne decyzje.

Jeżeli tak na to spojrzysz – zobaczysz, że jest to przeskok jakościowy na zupełnie nowy poziom rozwoju i zarządzania.

I ten proces nie dokona się sam. Nie wystarczy zatrudnić pracowników i odsunąć się od bieżących decyzji.

Trzeba tą zmianą zarządzać, a samo zarządzanie wznieść na nowy poziom.

Przede wszystkim zmiana musi się dokonać w zarządzającym – musi nauczyć się delegować zadania, decyzje i odpowiedzialność, nauczyć się wyznaczać cele i nie wtrącać się w metody. Musi zmienić sposób zarządzania swoją małą firmą na bardziej skupiony na systemach, powtarzalnych procedurach i jasnych celach.

Ale drugi, wcale nie mniej znaczący proces zmiany dotyczy samej organizacji i pracowników.

Muszą powstać systemy organizacji i kontrolowania efektów pracy

Pracownicy muszą nauczyć się swoich nowych zadań, muszą poznać zasady podejmowania decyzji, warunki brzegowe i wyznaczone cele. Poszczególne działy muszą nauczyć się ze sobą komunikować i rozdzielać, ale również uzupełniać swoje kompetencje.

Pewien zaprzyjaźniony menedżer, zasadniczo bardzo niechętny „biurokratyzacji“ przyznał mi, że na tym etapie konieczne jest wprowadzenia choćby minimalnej parametryzacji – np. określenie minimalnych norm zadań, podziału pracy, wymagań, podziału odpowiedzialności. Pracownicy muszą mieć komfort poruszania się w przewidywalnym systemie i muszą wiedzieć, za co będą oceniani.

Kolejnym, nie mniej ważnym elementem jest kontrola. Nie ma prawdziwego zarządzania bez kontrolowania efektów pracy.

Ale, jeśli celem ma być odzyskanie czasu przez menedżera, to ta kontrola nie może polegać na sprawdzaniu każdego pojedynczego ruchu pracownika. Konieczne staje się ustalenie celów, warunków ich osiągnięcia i zbudowanie systemu kontroli wyników (osiagnięcia celów). Tylko w taki sposób możesz sprawnie zarządzać!

Nowy skuteczny sposób zarządzania małą firmą

Jak widzisz, ten moment w rozwoju firmy, kiedy możesz szybko zatrudnić więcej ludzi, w nadziei, że uwolnią cię od natłoku pracy, jest bardzo zdradliwy.

Owszem, uwolnią. Ale – nie natychmiast.

Najpierw musisz włożyć jeszcze więcej pracy w ich wyszkolenie i w ustawienie systemów, które pomogą tym większym organizmem zarządzać.

Mimo wszystko – warto.

Pomijam już fakt, że zaniedbanie tego etapu może spowodować nawet upadek firmy (widziałam z bliska kilka takich historii). Ale, bez dobrego zarządzania zmianą na tym etapie, nie jest możliwy rzeczywisty rozwój biznesu. Owszem możesz stworzyć biznes większy (bo będzie zatrudniał więcej ludzi), ale jego sposób działania pozostanie na poziomie jednoosobowej działalności.

Jeśli chcesz zmienić sposób zarządzania małą firmą u siebie, to zapraszam tutaj.

Jeśli ten wpis może być wartościowy dla Twoich znajomych, to śmiało! Podziel się z nimi :-)