Jak zwiększyć zaangażowanie pracowników? 5 kierunków działania

Dlaczego Twój pracownik nie pracuje tak, jak Ty? Czy chodzi tylko o to, jak zwiększyć zaangażowanie pracowników? Jeśli zastanawiasz się czy faktycznie zaangażowany pracownik to podstawa efektywnego działania Twojej firmy, to zapraszam do poznania 6 poziomów inicjatywy i korzyści, jakie możesz odnieść ze spojrzenia w ten sposób na Twój zespół.

W rozmowach z menedżerami najczęściej słyszę o tym, że pracownikom trzeba wszystko pokazywać palcem, że nie myślą, nie planują, nie przewidują problemów i nie proponują rozwiązań tych problemów. Czy tak jest też w Twoim przypadku?

Co jest dla Ciebie największym wyzwaniem w zarządzaniu pracownikami? Ich brak wiedzy, brak odpowiedzialności, samodzielności? Czy jeszcze coś innego? Zastanawiałaś się dlaczego masz rosnącą armię pracowników i coraz mniej czasu na wszystko? I czy chodzi tylko o zaangażowanie pracowników? Czy też o samodzielność pracownika albo brak inicjatywy?

Czasem zdarza się pracownik, który, wydaje się, zdejmuje wprost problemy z Twojego biurka zanim się na nim pojawią, rozumie jak Ci pomóc niemal bez słów. Zajmuje się klientami tak, jak Ty sam byś się zajął. Czasem… Przypadek jeden na… dziesiątki, setki czy tysiące?

O takim pracowniku marzy każdy menedżer.

Od czego zależy, czy Twój pracownik jest zaangażowany w pracę i wyzwania firmy?

Dlaczego pracownicy, którzy „rozumieją Cię bez słów” są tak rzadcy? Co różni tych wymarzonych pracowników od większości, z którymi masz do czynienia codziennie? Jaka cecha decyduje, że takiej osobie powierzyłabyś znacznie więcej i ważniejszych zadań niż zwykle to robisz?

Sama zderzałam się wiele razy ze ścianą, kiedy próbowałam delegować zadania pracownikom przeceniając ich poziom…. no właśnie! czego?… wiedzy? odpowiedzialności? samodzielności? Po dłuższym zastanowieniu stwierdzam, że żadne z wymienionych.

To COŚ, najbardziej poszukiwana cecha, nie zależy ani od poziomu wiedzy, ani doświadczenia, trudno nazwać nieodpowiedzialnym pracownika, który jej nie ma, ani niesamodzielnym. Oczywiście każda z tych cech jest potrzebna. Ale niewystarczająca.

Czy ten idealny pracownik to pracownik najbardziej zaangażowany? Najbardziej samodzielny?

Zaangażowany pracownik to pracownik z inicjatywą

Brak inicjatywy i zaangażowania przejawia się tym, że pracownik nie inicjuje działań. Nie myśli, tylko wykonuje. Nie proponuje rozwiązań. Nie podejmuje samodzielnych decyzji. NIe próbuje przewidywać konsekwencji ani planować. To jeden biegun. Pożądany wydaje się biegun przeciwny. Ale czy zawsze?

Pewnego dnia zetknęłam się z koncepcją Wiliama Onckena – listą sześciu poziomów INICJATYWY. Według autora różni ludzie mogą działać na różnych poziomach inicjatywy, a nawet na różnych poziomach wykonywać poszczególne rodzaje zadań.

Te 6 poziomów inicjatywy pracowników to:

1. Nie rób nic, dopóki ci nie każą.
2. Pytaj.
3. Doradzaj, co warto byłoby zrobić.
4. Działaj i natychmiast zdawaj sprawozdanie.
5. Działaj i składaj raport tylko okresowo.
6. Działaj na własną rękę.

Brzmi sensownie? Rozpoznajesz, na którym poziomie działają poszczególni Twoi pracownicy? A jakich chciałbyś mieć najwięcej w swojej organizacji?

Myślę, że jesteś w stanie wymienić co najmniej po jednej osobie z każdego z tych wymienionych poziomów inicjatywy. Wszyscy wiemy, co oznacza poziom „Nie rób nic, dopóki ci nie każą“.

Czy maksymalnie zaangażowany pracownik, samodzielny i z inicjatywą to zawsze najlepszy wybór dla Twojej firmy?

Zwykle chcielibyśmy, żeby pracownicy sami wychodzili z inicjatywą i doradzali najlepsze rozwiązania i ulepszenia. O poziomie „działaj i zdawaj sprawozdanie“ najczęściej nie śmiemy marzyć. To te rzadkie przypadki pracowników, którzy zajmują się problemami kompleksowo i zapobiegają im, zanim się pojawią, a w wielu obszarach potrafią zastąpić swojego szefa.

Ale zastanów się przez chwilę, czy rzeczywiście zawsze i w każdym przypadku potrzebujesz aż takiej samodzielności i inicjatywy pracowników? Kompletny brak inicjatywy jest faktycznie męczący dla przełożonego, bo wydaje się, że bardzo trudno motywować pracowników, którym nic się nie chce i czekają tylko na rozkazy.

Z drugiej strony jednak czy chcesz mieć w zakładzie produkcyjnym 200 robotników, z których każdy wymyśla własne sposoby i usprawnienia bez pytania o zdanie? Bez dzielenia się wiedzą z innymi? Przekonany, ze przecież on to wszystko robi dla dobra firmy. Ale – nie zna strategii firmy, nie zna jej możliwości finansowych, nie patrzy na założone przez Ciebie cele. Wydaje się, że jednak w takiej sytuacji wolałabyś ludzi, którzy są nieco bardziej sterowalni. Owszem, wykazują inicjatywę, ale pytają zanim zaczną wdrażać każdy swój pomysł w życie.

W innej sytuacji, na innym stanowisku, być może oczekujesz podążania przez pracownika w kierunku, który Ty wyznaczyłaś, przestrzegania zasad i standardów firmy, ale jednocześnie doradzania, kiedy widzi, że coś można byłoby usprawnić lub zmienić. Czyli wolisz pozostawić sobie prawo do decydowania o kierunku, w jakim zmienia się sposób działania w firmie. Bo to przecież Twoja firma, Ty wiesz, jak chcesz ją rozwijać, a pracownicy mogą nie mieć wystarczającego zrozumienia i doświadczenia, żeby decydować o pewnych sprawach samodzielnie.

Domyślam się też, że pracownik działający na poziomie inicjatywy „działaj na własną rękę“ może być nieco przerażający. Czy taka osoba może jeszcze być pracownikiem? Czy nie będzie próbowała być zbyt samodzielna i działać wbrew Tobie? To na pewno odpowiedni poziom, kiedy prowadzisz własną firmę. Ale zarządzać zespołem tylko takich indywidualistów? Może być trudno.

Widzisz więc, że nie tyle chodzi o to, jak zaangażować pracownika i żeby wykazywał się maksymalną inicjatywą, co o to, żeby poziom jego zaangażowania i inicjatywy był dopasowany do specyfiki firmy, stanowiska i Twoich oczekiwań (także stylu zarządzania).

Jak zwiększyć zaangażowanie pracowników?

Dlaczego taki podział na 6 poziomów inicjatywy pracowników jest ważny? Nie dlatego, że pozwala zaszufladkować Twoich pracowników do określonej kategorii. To, co w nim wartościowe to możliwość zmierzenia ich i Twoich postępów. Jasno definiuje też, to co potocznie określamy jako „zaangażowany pracownik”.

Optymistyczna wiadomość jest taka, że większość ludzi może się rozwijać i przechodzić z jednego poziomu inicjatywy na wyższy. Zwykle jest to związane z rozwojem kompetencji (co oczywiste), ale nie zawsze wzrost kompetencji powoduje wzrost inicjatywy.

Więc za co wolałbyś nagradzać ludzi: za kolejne ukończone szkolenie czy za wzrost umiejętności proaktywnego rozwiązywania problemów? Jakich ludzi wolałabyś zatrudnić? Czekających na Twoje szczegółowe instrukcje odnośnie najmniejszych detali, czy samodzielnych i wykazujących inicjatywę?

Kiedy rośnie inicjatywa, to pracownik jest coraz bardziej zaangażowany w rozwiązywanie realnych problemów i realizowanie celów! Z drugiej strony – im dostanie (i przyjmie) większą samodzielność tym bardziej będzie zmotywowany.

Zwiększanie zaangażowania pracowników to system naczyń połączonych. Wiele działań wzajemnie na siebie wpływających. Poniżej 5 głównych kierunków działania:

1. CELE. Ustal cele Twojej firmy. Długoterminowe i roczne. Zastanów się w jaki sposób każdy dział czy stanowisko przyczyniają się do tych celów. Na tej podstawie ustal cele podrzędne – dla każdego działu lub stanowiska. Komunikuj jasno pracownikom te cele i ich udział w ich osiąganiu. Pracownicy, którzy czują sens tego, co robią są zwykle bardziej zaangażowani.
2. OCZEKIWANIA. Dokładnie określ swoje oczekiwania co do każdego z pracowników. Nie tylko cel ich działania, ale też poziom samodzielności, decyzyjności i inicjatywy. Uwzględnij ich pozycję w strukturze organizacyjnej i podległość. Upewnij się, że każdy pracownik dobrze rozumie swoją rolę i oczekiwania szefa. To pozwoli uniknąć niepotrzebnej frustracji i psucia atmosfery.
3. ŚCIEŻKA ROZWOJU. Określ na jakim poziomie inicjatywy dany pracownik jest dzisiaj, a na jakim chcesz, żeby był w przyszłości. Porozmawiaj z nim. Czy dobrze to rozumie, czy jest gotów na zwiększenie swojego zaangażowania. Możesz przy okazji nakreślić też oczekiwaną ścieżkę rozwoju jego kompetencji.
4. DOCEŃ! Zadbaj o przyjazną atmosferę i wzajemny szacunek w zespole. Zastanów się, czy kultura organizacyjna sprzyja zaufaniu pracowników do tego, co mówisz? Czy promuje uczciwość? Nie możesz też zapominać o tym, aby doceniać pozytywne rezultaty, a nawet starania pracowników. To pobudza motywację wewnętrzną, która jest znacznie trwalsza i skuteczniejsza od motywacji finansowej.
5. MOTYWUJ FINANSOWO. Zastanów się, czy możesz wprowadzić system wynagrodzeń powiązanych z osiąganiem celów. Daj pracownikom odczuć, że ich zaangażowanie w realizację celów firmy jest też korzystne dla nich finansowo. Że działasz na zasadzie wygrany – wygrany. Czyli sukces firmy będzie też ich indywidualnym sukcesem. Rozwój firmy jest powiązany z ich rozwojem.

Jak zwiększyć zaangażowanie pracowników?

Na koniec podpowiem tylko, że jeśli masz bardzo zdemotywowaną grupę ludzi, którzy wykazują brak inicjatywy i zaangażowania, to efekty zmian w sposobie zarządzania nie będą szybkie ani spektakularne. Powodzenie zależy bardzo mocno od Twojej konsekwencji i cierpliwości.

Bardzo ważnym elementem, który może wspierać Twoje wysiłki, albo całkowicie je zrujnować jest kultura organizacyjna firmy. Pisałam o niej obszernie w tym artykule Kultura organizacyjna firmy, czyli kręgosłup skutecznego i zaangażowanego zespołu

2 sposoby rozwijania zaangażowania i samodzielności pracowników

Jeśli się nad tym głębiej zastanowisz, możesz świadomie rozważyć plusy i minusy różnych rozwiązań, zaplanować rekrutację, rozwój i wymagania wobec poszczególnych osób. Nie ma rozwiązań dobrych w każdej sytuacji. Każda sytuacja jest inna. Pisałam o tym we wcześniejszym artykule o skutecznym delegowaniu zadań.

Masz dwa wyjścia. Po pierwsze możesz szukać osób, które z natury są bardzo mocno zmotywowane wewnętrznie, angażują się, są samodzielne i odpowiedzialne. Ale takich pracowników z osobistymi predyspozycjami nie ma zapewne wielu i są bardzo pożądani przez innych pracodawców.

Po drugie możesz z powodu kosztów i braku odpowiednich osób na rynku zatrudniać ludzi mniej kompetentnych i mniej samodzielnych, ale stworzyć im warunki do rozwoju kompetencji i inicjatywy.

Jeśli potrzebujesz samodzielnych i niezależnych menedżerów – wtedy wiadomo, że musisz zapłacić więcej nie tylko za ich poziom kompetencji i doświadczenia, ale właśnie za tę unikalną umiejętność wykazywania inicjatywy i podejmowania samodzielnych decyzji.

Jeszcze jedną rzecz warto podkreślić w odniesieniu do sześciu poziomów inicjatywy. Nie jest tak, że każdy człowiek przechodzi od poziomu 1 do poziomu 6. Są ludzie, dla których doradzanie rozwiązań (poziom 3) jest możliwe, ale którzy nigdy nie podejmą samodzielnej decyzji (poziom 4). I już.

Są też ludzie, którzy nigdy nie byli na poziomie 1, bo zawsze w każdym obszarze działania zaczynali od poziomu 2. Są wreszcie tacy, którzy na pewnym etapie życia zaczynają dusić się na poziomie 5 i pozostaje im już tylko zacząć działać samodzielnie, czyli założyć własny biznes.

Poziom zaangażowania pracowników i ich inicjatywy zależy też od Ciebie!

A teraz, na koniec, odpowiedz sobie uczciwie:

Czy pozwalasz swoim pracownikom działać na 4 i 5 poziomie inicjatywy?

Mogą podejmować samodzielne decyzje i informować Cię tylko okresowo, albo tylko sprawozdawać wyniki?

Czy też jest to dla Ciebie zbyt daleko posunięta samodzielność i nie potrafisz aż tak im zaufać? A może nie wiesz, jak to zorganizować?

O tym, jak Ty sam możesz blokować samodzielność i inicjatywę pracowników pisałam w artykule: Jak rozwinąć potencjał pracowników, czyli koleiny w Twojej głowie.

Rozwój Twojego biznesu zależy od tego, czy potrafisz sobie zapewnić odpowiednie wsparcie, zaangażowanych pracowników oraz czy odpowiednio będziesz delegować im różne zadania. Poczytaj o tym, na co zwrócić uwagę planują system wsparcia dla siebie w artykule: Delegowanie zadań, czyli jak zapewnić sobie wsparcie.

Jeśli chcesz zmienić swoje podejście do zarządzania pracownikami (albo nauczyć się go na nowo), to zapraszam na wyjątkowy kurs online Być SZEFEM. Po prostu, w którym zapakowałam całe moje ponad 20-letnie doświadczenie, dostajesz konkretne wskazówki, praktyczne rozwiązania i mnóstwo materiałów dodatkowych.

Koncepcja 6 poziomów inicjatywy przedstawiona na podstawie książki „7 nawyków skutecznego działania” S. R. Coveya, którą gorąco polecam.

Fot.: © fotomek / Fotolia