księgowy dla małej firmy to za mało

Jak zarządzać finansami w firmie? 8 kluczowych elementów

Przeczytasz w 10 minut

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i zastanawiasz się jak zarządzać finansami w swojej firmie, to w tym artykule znajdziesz odpowiedź. To zrozumiałe, że kiedy Twoja firma jest bardzo mała, to wydaje Ci się, że temat Cię nie dotyczy. Tymczasem finanse są fundamentem każdej firmy, niezależnie od jej wielkości.

W tym artykule wytłumaczę na czym polega zarządzanie finansami firmy, dlaczego nie wystarczy zatrudnienie księgowej, a także – od czego zacząć, kiedy Twoja firma dopiero zaczyna. Dowiesz się które elementy są niezbędne na początku, a jakie uzupełnisz w dalszej kolejności. Dostaniesz też konkretne wskazówki, żeby ten obszar nie miał przed Tobą tajemnic.

Zarządzanie finansami firmy to zadanie, którego nie możesz zaniedbać

W pierwszej chwili wydaje Ci się, że skoro firma zatrudnia nie więcej niż 10 pracowników, to wszystko masz w zasięgu wzroku. Że panujesz nad wszystkim, kontrolujesz projekty, które firma realizuje, do finansów zatrudniasz księgową, a na bardziej skomplikowane rozwiązania Twoje przedsiębiorstwo jest zbyt małe. Zresztą – nie są potrzebne.

To trwa do momentu, kiedy zacznie brakować gotówki, trzeba zacząć spłacać kredyt, zaczną spadać obroty lub zyski, albo skończy się finansowanie z dotacji. Wtedy wpadasz w stres i nie wiesz, jak z tego wybrnąć. Twoją sytuację można porównać do żonglowania piętnastoma piłeczkami, ale… z zawiązanymi oczami i bez jakiegokolwiek treningu w żonglowaniu. Raczej trudne.

Jeśli chodzi o finanse, to najczęściej po prostu zatrudniasz biuro rachunkowe i uznajesz, że temat finansów załatwiony! Częściowo i na jakiś czas – to prawda.

Później jednak coś zaczyna trzeszczeć. Zaczyna brakować gotówki, klienci „zapominają“ płacić, zyski niby są, ale w sumie nie wiadomo czy dobre, czy nie… Każdy dzień jest oczekiwaniem na niewiadome – bo skąd masz wiedzieć, co będzie z Twoją firmą jutro, za miesiąc, za rok?

Masz księgową, ale ona jakoś niechętnie odnosi się do Twoich nowych oczekiwań, nie rozumie na czym polega Twój problem ani jak miałaby Ci pomóc. To Cię złości, bo przecież w końcu płacisz jej za zajmowanie się finansami Twojej firmy i zdejmowanie problemu z Twojej głowy…

Frustracja rośnie. Po obu stronach.

Jeżeli doszedłeś kiedykolwiek do tego etapu, to albo już wiesz, albo za chwilę się dowiesz – zabrnąłeś w ślepą uliczkę. Dlatego przede wszystkim, chcę Wyjaśnić Ci czego brakuje w Twoim zarządzaniu finansami.

Zarządzanie finansami firmy – 3 stopnie Twojego wtajemniczenia

Zarządzanie finansami w Twoim biznesie nie oznacza, że musisz od początku stosować skomplikowany kontroling (poniżej wyjaśniam co to znaczy) albo zatrudniać dyrektora finansowego. To zrozumiałe, że na pewnym etapie rozwoju firmy będziesz kontrolować tylko najważniejsze obszary, a poziom zaawansowania i skomplikowania tego, co robisz, będzie rósł wraz ze wzrostem firmy.

Zbyt często słyszę jednak stwierdzenia, że jakaś firma jest zbyt mała, żeby jej właściciel mógł zarządzać finansami. To grzech zaniechania, którego konsekwencje są zwykle kosztowne i bolesne.

1 etap – abdykujesz na rzecz księgowej

Większość przedsiębiorców, niestety, zaczyna od prowadzenia najprostszych rozliczeń podatkowych. Odwiedzasz dowolnie wybrane biuro księgowe, prosisz o „ogarnięcie papierów i podatków“ i dostajesz to, po co przyszedłeś. Księgowość dostaje od Ciebie raz w miesiącu dokumenty, księguje je, nalicza podatki, wysyła Ci kwoty do zapłaty. O uzyskanych wynikach (podatkowych) dowiadujesz się niemal po miesiącu (albo wcale).

Zwykle nie oczekujesz więcej. Ale bardzo często – nawet nie wiesz, że można i należy oczekiwać więcej.

Jednak już na tym etapie możesz zacząć regularnie przeglądać raporty zysków od księgowej, raporty sprzedaży z systemu do wystawiania faktur. Możesz oszacować sobie (tak, jak umiesz) ile musisz co miesiąc sprzedać, żeby firma generowała zysk. Możesz analizować sprzedaż i jej koszty i szukać sposobów na zwiększenie sprzedaży i wzrost marżowości.

Nawet jeśli będą to bardzo podstawowe działania, to i tak dadzą CI lepsze rozumienie finansów Twojego biznesu, które zaprocentuje w przyszłości.

2 etap – zaczynasz głębiej analizować wyniki i przepływy pieniężne

Drugi stopień wtajemniczenia pojawia się wtedy, kiedy zaczynasz nieco dokładniej przyglądać się tym wielkościom finansowym, które wpływają na Twoją codzienność. Zamiast traktować zysk jedynie jako wielkość, która zmusza do płacenia podatków, zaczynasz zastanawiać się jak go zwiększać.

Pierwszym obiektem Twojego zainteresowania jest zwykle zysk – dlaczego był taki, a nie inny, jak można osiągnąć lepszy, co to jest rentowność i marża.

Drugim tematem nieuchronnie staje się gotówka. Wyraźnie odczuwasz, że to nie hipotetyczny zysk wpływa na Twój spokój i bezpieczeństwo firmy – ale stan konta bankowego i to, czy wystarczy na wszystkie wydatki.

Te dwie wielkości finansowe – zysk i przepływy pieniężne stanowią bazę, bez której nie ruszysz dalej. Powinieneś dbać o nie nawet w najmniejszej firmie. Pisałam o tym więcej w artykule 2 rzeczy, które MUSISZ wiedzieć o swoim biznesie, żeby spać spokojnie

3 etap – prawdziwe zarządzanie finansami

Jak się pewnie domyślasz, zarządzanie finansami w firmie nie polega tylko na reagowaniu tego, co się wydarzyło i analizowaniu przyczyn. Zarządzanie to aktywne kształtowanie rzeczywistości. A zarządzanie finansami – tworzenie takiej rzeczywistości finansowej, jakiej oczekujesz.

Zaczynasz tworzyć plany finansowe i dopasowujesz system księgowy tak, żeby pozwalał lepiej kontrolować to, co dzieje się w finansach. Zwracasz uwagę na modele finansowe, modele płatności, aktywnie kształtujesz przepływy pieniężne. Zaczynasz analizować należności i nie tylko budujesz system windykacji, ale szukasz sposobów na zapobieganie zatorom. Zaczynasz przyglądać się ryzykom finansowym i budować strategie zarządzania kapitałem i długiem.

Na początku to może brzmieć skomplikowanie, ale nie potrzebujesz tego wszystkiego wdrażać jednocześnie. Wręcz przeciwnie. Ważniejsze jest Twoje rozumienie finansów swojej firmy i świadome sięganie po kolejne narzędzia niż pośpiech.

Dlaczego zatrudnienie księgowego i zarządzanie finansami firmy to nie to samo?

Księgowość to bardzo ważne, podstawowe zadanie działu finansów w Twoim biznesie. Ale nie jedyne i do prawdziwego zarządzania finansami – niewystarczające. Spójrz na poniższy schemat (zainspirowany podziałem funkcji finansów zaproponowanym przez Deloitte).

Jak zarządzać finansami - 4 poziomy - infografika

4 poziomy zarządzania finansami

Księgowość to bardzo pracochłonna i podstawowa funkcja finansów. Ale, jak widzisz, nie jedyna. Poza księgowym potrzebujesz przede wszystkim kontrolera finansowego – kogoś, kto przeanalizuje wyniki, stworzy plan finansowy i będzie pilnował jego wykonania.

Jeżeli do tej pory robiłeś wszystko samodzielnie, to na jakiś czas funkcja kontrolera będzie dla Ciebie wyzwoleniem. Pomoże Ci odpowiedzieć na wiele z Twoich pytań i rozwiązać kilka problemów z tego obszaru. Dobry kontroler może sprawić, że nagle zaczniesz osiągać wyższe zyski, zidentyfikujesz skąd płyną największe strumienie dochodów w Twojej firmie, zacznie wystarczać gotówki na codzienne potrzeby, a Ty – będziesz czuł wreszcie, że Twój biznes zmierza w jasno określonym kierunku i rozwija się.

Jeżeli Twój biznes będzie się dalej rozwijał (a tego Ci życzę) to za jakiś czas poczujesz, że funkcja kontrolera to też za mało. Że całe te finanse są jakimś tworem obok reszty firmy, że brakuje kogoś, kto pomoże nadać firmie nowy porządek, zintegruje działania różnych działów, usprawni ją od środka, a jednocześnie będzie miał długoterminową wizję, dokąd zmierzacie i będzie wiedział, jak tę wizję wcielić w życie. Kogoś, kto będzie umiał spojrzeć na Twoje przedsiębiorstwo z szerokiej perspektywy i, z punktu widzenia założonych celów strategicznych, wybrać odpowiednie rozwiązania z rynku i sięgnąć po nie (np. finansowanie, IPO, podział itp.)

Czy musisz zatrudniać kontrolera i dyrektora finansowego, żeby zarządzać finansami w małej firmie?

Czy musisz od razu zatrudniać kontrolera i dyrektora finansowego, na których Cię nie stać? Zdecydowanie nie.

Po pierwsze często dobry kontroler potrafi spełnić niektóre funkcje przynależne do dyrektora finansowego. A jeśli zatrudnisz dyrektora finansowego – na pewno potrafi on zadbać o analizy, plany i zarządzanie ryzykiem.

Po drugie niezależnie od zatrudniania sztabu specjalistów, najważniejsze, żebyś sam rozumiał, jak funkcjonują finanse Twojej firmy. Dopiero wtedy będziesz umiał rozmawiać z księgowym, kontrolerem czy dyrektorem finansowym, będziesz rozumiał jak działa Twoja firma i czego oczekujesz od osób zajmujących się jej finansami.

Wbrew pozorom warto, szczególnie jeśli jesteś właścicielem małej firmy, zacząć od samodzielnego dbania o zarządzanie finansami. Nie o to chodzi, żebyś sam wykonywał tabele i telefony do niepłacących klientów. Takie zadania spokojnie możesz delegować asystentce.

Ale kluczowe jest, żebyś to Ty był osobą, która wie i rozumie, co się dzieje w finansach Twojej firmy. Wtedy w miarę, jak będzie ona rosła, możesz oddawać kolejne coraz wyższe poziomy zajmowania się finansami pracownikom. Pamiętaj jednak, że najwyższy poziom, wyznaczanie kierunków działania, ogólny nadzór nad kondycją finansową i strategia należą do Ciebie – lidera Twojego biznesu.

Nie możesz pozostawiać decyzji finansowych i biznesowych swojemu księgowemu!

To tak, jakby kapitan statku oddał ster mechanikowi. Tamten prawdopodobnie ma ogromną wiedzę o funkcjonowaniu silnika, wie, jak o niego dbać, uruchamiać, pilnować jego prawidłowej pracy. Ale czy wie cokolwiek o nawigacji? Czy zna cel podróży i potrafi wyznaczyć do niego kurs? Czy wie, jak działają pozostałe obszary? Kiedy i jaki ładunek trzeba zabrać, skąd i dokąd dowieźć? W jakim stanie jest sam statek, a jak doświadczona jest załoga?

Jak zarządzać finansami w firmie? – 3 podstawowe wskazówki

Podsumowując to, co powiedziałam do tej pory, niezależnie od tego, czy zarządzasz jednoosobową, małą czy średnią firmą, warto pamiętać o 3 faktach.

1.     Zarządzanie finansami to fundament, ale efekty nie są natychmiastowe

W zarządzaniu finansami kluczowy jest CZAS! Niewiele zmian, które możesz wprowadzić przynosi natychmiastowe efekty. Jeżeli myślisz o długofalowym sukcesie, to analizowanie wyników, planowanie finansowe i zarządzanie przepływami pieniężnymi powinieneś zacząć dużo wcześniej niż spodziewasz się jakichkolwiek turbulencji. Moim zdaniem minimalny okres doświadczenia i badania biznesu to około rok.

To oczywiście nie znaczy, że doświadczony dyrektor finansowy nie potrafi przeanalizować biznesu ad hoc, albo opracować planu finansowego. Potrafi. Ale czy masz takiego menedżera do pomocy? I musisz pamiętać, że nawet on nie ma czarodziejskiej różdżki, którą wyczaruje zmianę sytuacji natychmiast. Może zaproponować zmiany, ale na ich efekty trzeba poczekać.

Zajmowanie się finansami jest jak budowanie fundamentów pod dom. Budujesz je na długo zanim zacznie padać deszcz i będziesz potrzebował schronić się pod dachem. O finansowe fundamenty Twojego biznesu musisz dbać nieustannie, pamiętając, że efekty zmian mogą wymagać czasu.

Niestety zbyt często zarządzanie finansami w małej firmie jest odkładane na ostatnią chwilę. A kiedy problemy się nawarstwią, to nie tylko trudniej je naprawić, na pozytywne efekty trzeba poczekać, ale też zasoby finansowe firmy mogą być tak uszczuplone, że niektórych rozwiązań nie będziesz mógł zastosować (lub doczekać ich efektów).

2.     Zarządzanie finansami to znacznie więcej niż księgowość

Księgowa to za mało. Jeżeli sam nie jesteś doświadczonym finansistą z doświadczeniem w zarządzaniu finansami firm, to na pewno będziesz potrzebował pomocy.

Twoja księgowa może dostarczyć Ci ewidencję, salda i wyniki. Ale rzadko zaproponuje taki podział kosztów, który będzie dla CIEBIE najbardziej użyteczny. A jeśli nawet – nie będzie zajmowała się analizowaniem wyników. Bo nie od tego jest.

Do pewnego momentu możesz zająć się analizami i planowaniem sam, korzystając z porad takich, jak w na tym blogu i ciągle się ucząc. Jeżeli chcesz skorzystać z moich podpowiedzi i gotowych narzędzi (Excel), których sama używam od lat, to znajdziesz je w moim sklepie.

3.     Odpowiedzialność za zarządzanie finansami firmy należy od przedsiębiorcy

Nawet zatrudnienie sztabu specjalistów i doradców NIE ZWALNIA CIEBIE z obowiązku rozumienia i słuchania tego, co mówią. To do Ciebie należą ostateczne decyzje i odpowiedzialność. Możesz zatrudnić specjalistów od różnych obszarów zarządzania finansami i delegować poszczególne zadania, ale powinieneś też mieć wizję i rozumienie niezbędne, że zatwierdzać strategie i kierunki działania oraz kontrolować rezultaty.

Nie wolno Ci stwierdzić, że koncentrujesz się na sprzedaży, a reszta Cię nie obchodzi. Bo wtedy będziesz dobrym dyrektorem sprzedaży, ale nie menedżerem całej firmy. Nie możesz powiedzieć, że Ty masz ważne zadanie na głowie – produkcję, a resztą powinni zająć się doradcy. Bo wtedy będziesz tylko kierownikiem zakładu produkcyjnego.

Przedsiębiorca musi być człowiekiem renesansu!

Musi znać się po trochę na wszystkich aspektach działania przedsiębiorstwa, a co do szczegółów – słuchać uważnie dobrych doradców. Powinien jednakowo intensywnie dbać o każdy z kluczowych obszarów: sprzedaż i marketing, organizację i ludzi oraz o finanse. Musi myśleć o długoterminowej wizji i celach, jednocześnie panując nad bieżącym tworzeniem systemów do realizacji tych celów.

Finanse w firmie – co musisz wiedzieć?

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, to zastanów się: Co powinieneś wiedzieć na temat finansowej kondycji swojego przedsiębiorstwa? Jakie jest niezbędne minimum?

Podaję kilka kluczowych pytań, na które powinieneś znać odpowiedź. Jeżeli je znasz, to fantastycznie. Jeżeli nie – to być może dzisiaj jest najlepszy dzień, żeby zacząć się interesować chociaż częścią z tych obszarów?

  • Czy Twoje przedsiębiorstwo ma zdrowe przepływy pieniężne? Czy gotówka na najbliższe tygodnie jest zabezpieczona?
  • Czy Twoje decyzje biznesowe, te duże i te drobne codzienne, opierasz na rachunku ekonomicznym? Czy na niejasnych przeczuciach?
  • Czy po pokryciu wszystkich kosztów, zysk Twojego przedsiębiorstwa jest wystarczający, a rentowność porównywalna z innymi przedsiębiorstwami w Twojej branży?
  • Czy tworzysz i analizujesz wykonanie planów i prognoz finansowych? Czy wiesz, jakich wyników możesz realnie spodziewać się w tym kwartale i w tym roku?
  • Czy wiesz, jaka jest rentowność Twoich poszczególnych produktów / oddziałów / rynków / linii biznesowych lub klientów? Jakie koszty bezpośrednie są związane ze sprzedażą poszczególnych z nich?
  • Czy regularnie przeglądasz wyniki finansowe i kluczowe wskaźniki finansowe swojego przedsiębiorstwa? Czy rozumiesz zależności między wynikiem finansowym a cash flow?

Skuteczne zarządzanie finansami w firmie – 8 kluczowych elementów

Biorąc pod uwagę to wszystko o tym, co napisałam o tym, jak ważne jest zarządzanie finansami w firmie i jaka jest Twoja w nim rola, nasuwają się pytania: Jak zarządzać finansami? Co oznacza skuteczne zarządzanie finansami? Czym potrzebuję się zająć?

Czego potrzebuje Twoja firma, żeby jej finanse były zdrowe i mogła się rozwijać?

Są 3 obszary, które wydają się najważniejsze, aby Twoja firma była bezpieczna, zyskowna i miała perspektywy rozwoju w przyszłości.

  1. Wzrost zysków i kontrolowanie kosztów
  2. Usprawnienie przepływu pieniędzy
  3. Stabilność rozwoju – ograniczenie ryzyka i planowanie
3 obszary bezpiecznych finansów - infografika

3 obszary bezpiecznych finansów

W każdym z tym obszarów możesz podjąć konkretne działania (z zakresu zarządzania finansami firmy) korzystne dla sukcesu Twojego biznesu.

Oczywiście każde z tych działań na temat na osobny artykuł albo nawet serię artykułów. Dlatego poniżej znajdziesz sporo linków, do innych miejsc na moim blogu, gdzie znajdziesz rozwinięcie danego tematu.

1.     Wzrost zysków i kontrolowanie kosztów

Jeżeli chcesz upewnić się, że Twój biznes przynosi zyski i sprawić, żeby te zyski były jak największe, to potrzebujesz dwóch perspektyw:

  • analizy finansowej tego, co wydarzyło się w przeszłości,
  • planu jak to usprawnić, aby w przyszłości firma osiągała większą rentowność.

Tutaj szczególnie przyda się wiedza jak obliczyć dochód i dokładnie spojrzenie na rentowność firmy, marżowość i wszystko, co je kształtuje.

Oczywiście, że źródłem wzrostu zysków może być wyższa sprzedaż, ale na tę ma wpływ wiele czynników wykraczających poza zarządzanie finansami. Natomiast kluczowym zagadnieniem dobrego zarządzania finansami jest jak podnieść efektywność działania firmy tak, żeby z każdej złotówki obrotu jak najwięcej pozostawało w firmie w postaci zysku.

Jednym z narzucających się w tym obszarze kierunków działania jest też optymalizacja kosztów.

Polecam pakiet narzędzi i lekcji, dzięki którym nie tylko przeanalizujesz i zaplanujesz wynik finansowy Twojej firmy, policzysz rentowność i marże, ale też nauczysz się co zrobić, żeby zyski rosły – pakiet Licz ZYSKI jak PRO!

2.     Usprawnienie przepływu pieniędzy

Drugim niezbędnym obszarem bezpiecznych finansów biznesu jest płynność. Obszar ten obejmuje nie tylko kwestię, ile masz gotówki, kapitału obrotowego i czy jesteś w stanie pokryć wszystkie wydatki. Ale dotyczy też działań mających na celu przyspieszenie obiegu tej gotówki.

Po pierwsze potrzebujesz wiedzieć co to są przepływy pieniężne, jak je kontrolować i prognozować w krótkiej perspektywie. Warto nauczyć się robić najprostszy plan przepływów pieniężnych, aby mieć kontrolę i wiedzieć, czy wystarczy pieniędzy na wszystkie wydatki, płatności kredytów, wynagrodzenia czy podatki.

Bardzo pomocne mogą być gotowe arkusze Excel, lekcje oraz instrukcje, które przygotowałam dla Ciebie w pakiecie Kontroluj GOTÓWKĘ!

Po drugie warto zastanowić się jak poprawić płynność finansową w Twojej firmie. Najważniejszą kwestią jest, żeby gotówka nie była zamrożona, tylko, żeby płynnie krążyła. Potrzebujesz zwrócić uwagę na wielkość i możliwość optymalizacji należności od klientów, zapasów czy zleceń w toku.

Polecam przyjrzeć się, jak możesz usprawnić windykację, żeby szybciej odzyskać pieniądze, które są potrzebne Twojej firmie. Na tym blogu znajdziesz kilka obszernych artykułów z praktycznymi wskazówkami.

3.     Stabilny rozwój

Jak pisałam już wcześniej, nie wystarczy analiza tego, co było w przeszłości ani nawet punktowe poprawianie wyniku finansowego czy płynności. Jeśli chcesz, żeby Twoja firma się rozwijała i była bezpieczna, to kluczowe staje się wyznaczenie celu i zbudowanie planu dojścia do niego.

Plan finansowy pomaga nie tylko urealnić to, że firma osiągnie zakładane cele finansowe. Ale też pozwala zawczasu zidentyfikować słabe punkty i ryzykowne obszary. Kiedy masz plan finansowy, to nie tylko Ty i cały zespół wiecie co ma być zrobione, ale też możesz okresowo porównywać, czy realizacja przebiega zgodnie z tym planem.

W artykule Plan finansowy firmy – praktyczne wskazówki i realne korzyści dla małego biznesu znajdziesz rozszerzenie tego tematu.

Warto pamiętać, że nie tyle chodzi o to, żeby stworzyć plan finansowy, ale też:

  • regularnie porównywać wykonanie z planem,
  • analizować odchylenia,
  • poprawiać wyniki,
  • ewentualnie monitorować pojawiające się zmiany okoliczności i podejmować decyzje korygujące.

To znacznie wpływa na bezpieczeństwo finansowe Twojego biznesu.

Skuteczne zarządzanie finansami w firmie – 8 kluczowych elementów - infografika

Skuteczne zarządzanie finansami w firmie – 8 kluczowych elementów

Jak zarządzać finansami w firmie? Podsumowanie

Chociaż zarządzanie finansami w firmie to kompleksowy obszar, jednak nawet w najmniejszej firmie jest on niezmiernie ważny. Kiedy Twoja firma jest mała, to możesz wprowadzić najprostsze elementy. Stopniowo, w miarę wzrostu firmy i Twojego doświadczenia możesz sięgać po kolejne. Mapa, którą naszkicowałam w tym artykule powinna być dla Ciebie pomocna w całościowym zrozumieniu zależności i sposobów jak zarządzać finansami.

Jeśli Twoja firma znacznie urosła i potrzebujesz rozwiązań kompleksowych, to prawdopodobnie konieczna będzie indywidualna konsultacja. Aktualne możliwości konsultacji ze mną możesz sprawdzić tutaj:

Konsultacje biznesowe dla firm

 

Posted in Organizacja i zarządzanie, Zarządzanie finansami and tagged , , , , , .