Jak poprawić płynność finansową i zwiększyć ilość gotówki? 4 konkretne i szybkie sposoby

Zarządzanie finansami biznesu to nie tylko dbanie o marże, zyski i aktywa. Nie możesz jednak zapominać o przepływach pieniężnych. Podstawową bolączką, z którą spotykam się na każdym kroku jest niemal nieustający brak gotówki. W tym artykule poznasz 4+1 konkretne sposoby, jak poprawić płynność finansową i zwiększyć ilość gotówki w firmowej kasie.

Najczęściej, przedsiębiorstwa duże i małe, start-upy i dojrzałe biznesy, zyskowne i nie, z różnych branż i z różnych lokalizacji, borykają się z brakiem gotówki.  (Owszem, nadmiar gotówki też się zdarza, ale jest to problem zupełnie inny, rzadziej spotykany i nadaje się do zupełnie odrębnego wpisu.)

Niestety osiąganie zysku nie wystarcza. Trzeba jeszcze ten zysk zrealizować w postaci GOTÓWKI.

Prowadząc firmę musisz pamiętać o tej zasadzie. Pisałam o niej w artykule na temat przepływów pieniężnych i ich znaczenia dla różnych aspektów funkcjonowania firmy.

Co warto uwzględnić, zanim zaczniesz szybko poprawiać płynność finansową?

Zanim podam Ci konkretne sposoby na szybki wzrost gotówki w firmowej kasie i poprawę płynności, chcę wyjaśnić jedną zasadniczą kwestię. Płynność finansowa to złożony mechanizm (jak wiele obszarów zarządzania małą firmą).

Sposoby, które podaję tutaj pozwalają na doraźne uruchomienie rezerw, które prawdopodobnie tkwią w Twojej firmie. Mogą pomóc, kiedy jesteś w sytuacji podbramkowej.

Musisz jednak pamiętać, że obecne braki gotówki (jeżeli takie masz) są tylko symptomem różnych nieprawidłowości, które tkwiły w Twojej firmie. Nie chcę w tym wpisie zbyt rozwijać tego tematu, więc tylko zasygnalizuję.

Aby długoterminowo dbać o płynność finansową Twojej firmy potrzebujesz spojrzeć na 3 jej aspekty:

1. Stosowany model finansowania transakcji i model biznesowy mogą spowalniać obieg pieniędzy w Twojej firmie. O praktycznych sposobach zmian systemowych w tym obszarze pisałam tutaj.
2. Ważna jest bieżąca kontrola stanu płynności (monitorowanie sytuacji i przegląd wskaźników płynności). Więcej o wskaźnikach i sposobach dbania o płynność pisałam w przekrojowym artykule na temat przepływów pieniężnych.
3. Twoja firma będzie bezpieczna dopiero, kiedy zaczniesz planować przepływy pieniężne, czyli prognozować i zapobiegać. Przeczytaj więcej w artykule o planie przepływów pieniężnych.

Jak kompleksowo i długofalowo dbać o płynność finansową?

Sytuacja, w której potrzebujesz szybko poprawić płynność finansową oznacza, że wcześniej nie zadziałały mechanizmy, które powinny uchronić Twoją firmę przed takim kryzysem.

Dodatkowa wartość – popraw płynność finansową na przyszłość

Jeżeli chcesz naprawdę zmienić działanie swojej firmy i zapobiec niekomfortowym sytuacjom, to warto wykorzystać trudny moment do tego, żeby przemyśleć co doprowadziło do obecnych problemów i wprowadzić na przyszłość mechanizmy zapobiegające podobnym. Wykorzystaj wskazówki powyżej i ich rozwinięcie w artykułach, do których linki podałam wyżej.

Oczywiście, że kiedy firma nie generuje zysków, to straty są pierwotną przyczyną problemów z płynnością finansową. Wtedy należy w pierwszej kolejności zająć się rentownością i generowaniem dochodów. Jednak bardzo często spotykam się z sytuacją, w której nie brak zysku jest problemem, tylko mało sprawny obieg pieniędzy i zamrożenie gotówki w różnych miejscach.

Gotówka to krew biznesu, kiedy jej nie ma, to biznes zamiera. Dlatego tak ważne jest, żeby krążyła płynnie, bez zatorów.

I w tym, w zasadzie, zawarta jest cała recepta, na odzyskanie gotówki. Sprawdź: gdzie za szybko gotówka odpływa, gdzie za wolno przepływa. Wzrost gotówki w Twojej kasie polega na usprawnieniu jej obiegu.

Idąc dalej, kiedy podejmujesz jakiekolwiek biznesowe decyzje, zastanów się, jaki długoterminowy wpływ będą miały te decyzje na stan gotówki: przyspieszą jej obieg, czy zamrożą? Czy stać Cię na zamrożenie takiej ilości gotówki? Na jak długo? W tym tkwi odpowiedź na większość pytań typu: leasing czy zakup, nowy pracownik czy nadgodziny dla obecnych itd.

Biorąc pod uwagę, że większość ze znanych mi menedżerów, oczekuje jednak skutecznego rozwiązania na tu i teraz, poniżej wymieniam cztery najbardziej podstawowe sposoby na szybki wzrost ilości gotówki w Twojej kasie.

Sposób 1: Sprawdź KTO zatrzymuje Twoją gotówkę

Mimo, że to najbardziej podstawowy kierunek poszukiwań, jest nadal bardzo zaniedbywany, szczególnie w małych firmach.

• Kto dokładnie nie zapłacił za Twoje faktury?
• Ile?
• Od jak dawna?

Nawet odpowiedź na te proste pytania nie jest w niektórych przedsiębiorstwach oczywista. Mają ewidencję należności, ale niepełną, nie zawsze aktualną, w kilku miejscach i bez osoby odpowiedzialnej za windykację.

Jak się zapewne domyślasz oznacza to również, że nikt nie monitoruje ich regularnie. Nikt nie pilnuje, czy klient, który obiecał wpłatę za dwa tygodnie, rzeczywiście wpłacił, i czy wykonywany jest do tego klienta monitujący telefon równo za dwa tygodnie. Czy ktokolwiek dokonuje regularnego przeglądu tych należności. Kwalifikuje niektóre do „zagrożonych“ i podejmuje odpowiednie działania?

Teraz zastanów się, czy u Ciebie też tak jest?

Jeżeli masz pełną kontrolę nad należnościami od klientów, to fantastycznie. Ale jeśli nie – to od tego zacznij szukanie gotówki na codzienne potrzeby.

1. Przejrzyj stan należności.
2. Ustal, które są przeterminowane i jak bardzo, które są wymagalne za chwilę. Być może niektóre są już nie do odzyskania i trzeba je odpisać w koszty?
3. Zaplanuj wykonanie telefonów, wysłanie monitów.
4. Zleć regularne monitorowanie spływu należności jednemu z pracowników.

To obszar, który nie może być zaniedbany. W pierwszej kolejności potrzebujesz zawalczyć o jak najszybszy spływ bieżących i najbardziej prawdopodobnych (stosunkowo mało przeterminowanych) należności.

Należności, o które nikt się nie upominał od dłuższego czasu będą znacznie trudniejsze do windykacji. Moje osobiste doświadczenie, potwierdzone raportami wielu firm windykacyjnych jest takie, że należności bardzo szybko „starzeją się”. Taki graniczny okres przeterminowania może się różnić w zależności od branży. Ale umownie przyjęłabym, że należność, od której terminu płatności minęło 6 miesięcy, jest już należnością trudną do odzyskania. Powyżej 12 miesięcy to zadanie dla prawników.

W dalszej kolejności zastanowiłabym się nad stworzeniem w firmie, choćby najprostszego systemu windykacji, który zapobiegnie nawarstwianiu się problemów w przyszłości. Taki system nie musi być zarezerwowany dla dużych firm i może być bardzo podstawowy. Najważniejsza jest konsekwencja, regularność i niedopuszczanie do zatorów, czyli zwolnienia obiegu pieniędzy w Twojej firmie.

Sposób 2: Ustal CO zatrzymuje Twoją gotówkę

Drugie miejsce, gdzie zatrzymywany jest obieg gotówki to zapasy materiałów, towarów, produktów.

Za każdym razem, kiedy kupujesz towar lub materiał, to wydajesz na niego pieniądze i odzyskasz je, dopiero kiedy ten towar sprzedasz, a Twój klient za niego zapłaci. Wiem, że to truizm. Ale zdziwiłbyś się, jak wiele pieniędzy w gospodarce jest zamrożonych właśnie w zapasach.

W stanie magazynów każdego biznesu skupiają się, jak w soczewce, efekty wszystkich błędów operacyjnych, pomylonych i nadmiernych zamówień, brak zarządzania poziomem zapasów, niedostatki procesu zamawiania, ofertowania i sprzedaży.

Uwolnić gotówkę z zapasów jest dużo trudniej niż z należności.

Jeżeli zależy Ci na czasie, to być może najlepszym sposobem jest gruntowny przegląd zapasów w magazynie, wyselekcjonowanie najwolniej rotujących i niepotrzebnych i urządzenie WYPRZEDAŻY. Być może nie odzyskasz pełnej wartości, którą zapłaciłeś, ale odzyskasz gotówkę!

Jak mawiał pewien dobrze zarabiający biznesmen w czasie negocjacji handlowych: „Lepiej mieć 50% niż zero“.

W odniesieniu do zapasów dużo łatwiej zapobiegać niż leczyć. Dlatego długoterminowym działaniem powinna być analiza wszystkich procesów, które wpływają ostatecznie na poziom zapasów w magazynie. Powinieneś tak zmodyfikować procesy i systemy w firmie, żeby eliminować przyczyny błędów, które w efekcie powodują nadmierne i trudno zbywalne zapasy.

Sposób 3: Znajdź, gdzie i kiedy Ty sam zamrażasz swoją gotówkę

Nie wiem, czy akurat w Twoim przedsiębiorstwie, jest to obszar, w którym możesz coś poprawić. Ale przyjrzyj się dokładnie, bo bardzo często tak jest. Tak zwane „roboty w toku“, „projekty w toku“ działają podobnie jak trzymanie zapasów w magazynie. Zlecenia, których wykonanie rozpocząłeś, ale z jakiegoś powodu nadal nie są zakończone.

Wykonałeś i opłaciłeś jakąś część pracy, ale rozliczysz ją z klientem dopiero po zakończeniu. Projekt się przedłuża, bo…. tu zapewne potrafisz wymienić tysiące przyczyn. A Ty nadal nie dostajesz gotówki.

O jednym z problemów biznesowych mojego klienta, który istotnie wpływał także na płynność finansową pisałam w artykule Przykład z życia wzięty – problem biznesowy w pewnej firmie

Zachęcam w tym miejscu do dociekliwości. Bo problem dotyczy nie tylko sprzedaży usług i dużych projektów.

Zastanów się jaki jest cykl zamawiania w Twoim przedsiębiorstwie. Jaki jest cykl sprzedaży? Im dłuższy, tym dłużej gotówka jest zamrożona. Czy można go przyspieszyć?

Czasem spotykam firmy, w których usługi są wykonane, towar dostarczony, ale z różnych powodów (np. brak protokołów, podpisów, drobne braki, których usunięcie się przeciąga itp.) faktury sprzedaży nie są wystawione. To bardzo niekorzystna sytuacja.

Przegląd i diagnoza wszystkich procesów w firmie to spore wyzwanie, ale jedyny sposób to gruntowny przegląd nie tylko bieżących zleceń, ale wszystkich procesów w Twojej firmie. Zastanów się, jak sam sposób działania Twojego biznesu powoduje przetrzymywanie gotówki, która mogłaby krążyć. Na szczęście zmiany w tym obszarze w bardzo małym stopniu są zależne od otoczenia i możesz je wprowadzić zawsze. A ich pozytywne efekty wpłyną nie tylko na poprawę płynności finansowej, ale też na rentowność i motywację pracowników.

Doraźne sposoby jak poprawić płynność finansową

Sposób 4: Czyją gotówkę możesz zatrzymać na dłużej?

To sposób, który najmniej polecam, bo musi być stosowany bardzo ostrożnie, żeby nie spowodować jeszcze większych problemów. Jeśli musisz sięgnąć po ten sposób, czyli odroczyć lub opóźnić płatność dla dostawcy, urzędu lub kogokolwiek, to zawsze musisz to dobrze PRZEMYŚLEĆ I ZAPLANOWAĆ.

Niestety w gospodarce widzę, że najczęściej stosowany jest właśnie ten ostatni sposób. Najłatwiej, kiedy chcesz poprawić płynność finansową, po prostu komuś nie zapłacić. Z większym lub mniejszym stresem i poczuciem winy. Nie o takim „sposobie” tutaj mówię.

Dużo trudniej jest poszukać i sięgnąć do rezerw, które tkwią w Twoim przedsiębiorstwie, poszukać przyczyn tego, że brakuje gotówki i usunąć te przyczyny.

Jeżeli przedsiębiorstwo generuje zysk i jest prawidłowo zarządzane, to pieniądze na zapłatę dostawcom (i urzędom) powinny być zawsze. Jeżeli ich nie ma, to znaczy, że coś nie zadziałało, że w jakiś sposób obieg gotówki został zaburzony na wcześniejszych etapach. Albo firma nie generuje zysków, albo kapitał pracujący został z niej wydrenowany. Być może też zbyt wiele gotówki zamroziłeś w należnościach, zapasach lub projektach w toku. I w tych obszarach trzeba szukać rozwiązań.

Niemniej jednak, kiedy już wpędziłeś się w duże kłopoty, to jest możliwość poszukania rezerw również w obszarze płatności zobowiązań:

1. Zawsze warto zwrócić uwagę, żeby nie płacić przed terminami wymagalności.
2. Płać tyle, ile musisz, wtedy, kiedy musisz.
3. Jeśli możesz wynegocjować odroczenie płatności, to wynegocjuj.

Te działania także służą zwiększaniu ilości gotówki w Twojej dyspozycji i poprawie płynności. Jeżeli więc nie przeciągasz terminów płatności, nie narażasz się na wstrzymanie dostaw lub sankcje, to takie działania są jak najbardziej wskazane.

Niezbyt polecany – 5 sposób na poprawę płynności finansowej – czyli zadłużenie się

Celowo nie wymieniłam dotąd najbardziej oczywistego sposobu – wpompowania gotówki w Twoją firmę. W formie nowego kapitału, inwestora, dopłat wspólników albo kredytu czy pożyczki. To sposoby oczywiste i każdy o nich wie. Na dodatek mogą zamiast rozwiązywać problem tylko pozbywać się go. Na jakąś chwilę, po której wróci z większą siłą.

Jeżeli nie sięgniesz do przyczyn sytuacji, w której musisz dzisiaj szybko poprawić płynność finansową swojej firmy, to szybkie zasilenie firmy kapitałem, tylko ten problem zakamufluje. Na dodatek ten sposób wiąże się z nowymi problemami:

• Nie zawsze możesz szybko pozyskać nowy kapitał.
• Ten kapitał trzeba będzie za jakiś czas zwrócić, co tylko nasili problemy z płynnością finansową.
• Źródłowe przyczyny problemów z płynnością: brak rentowności, niekorzystny model finansowania, nieefektywne procesy czy brak odpowiednich procedur pozostaną nierozwiązane i będą się nasilały.

Braki gotówki są zawsze SYMPTOMEM tego, co dzieje się w Twoim biznesie

Jeżeli braki gotówki nie wynikają z jakiejś dużej i przyszłościowej inwestycji, to są dobrą okazją do gruntownego przemyślenia, jak działa Twój biznes, dlaczego brakuje w nim sprawnie przepływającej gotówki i co trzeba zrobić, żeby poprawić przepływy finansowe długofalowo.

Paradoksalnie zasilenie gotówką w formie kredytu czy pożyczek wcale nie rozwiąże problemu, tylko go chwilowo zamaskuje i nasili. A za jakiś czas, zwykle krótszy niż dłuższy, problem pojawi się znowu i niestety wtedy będzie znacznie trudniejszy do opanowania.

Gorąco polecam wyjątkowy program mentoringowy Business To Freedom Quest. To program dla przedsiębiorców, którzy chcą w życiu sięgać po więcej. W tym programie uporządkujesz fundamenty swojego biznesu i rozwiniesz się jako przedsiębiorca.

A po więcej wiedzy o przepływach pieniężnych zapraszam do prezentacji (warto oglądać na pełnym ekranie):

Fot. © adimas/ Fotolia