Otwarte okno z widokiem na morze

Jak zbudować sprawny SYSTEM zarządzania firmą?

Przeczytasz w 4 minut

O tym, czy Twoja firma odniesie sukces, czy nie, w dużej mierze decyduje, czy masz jakikolwiek system zarządzania. Czy w ogóle stosujesz systemy, które usprawniają Twoją pracę i porządkują chaos?

/Jeżeli wolisz posłuchać, jak zacząć rozwijać swoją firmę wprowadzając do niej podstawowe systemy zarządcze, to na końcu tego wpisu znajdziesz nagranie wideo./

Dzisiaj ostatni krok receptury na biznes marzeń, którą zdradzam Ci w kilku ostatnich artykułach. Krok po kroku: jak zamienić Twój biznes w kopalnię złota.

Tak, jak uprzedzałam na początku, recepta jest tyleż prosta, co trudna w realizacji. Ale… życie dosyć wcześnie nauczyło mnie, że WSZYSTKO JEST TRUDNE, ZANIM STANIE SIĘ ŁATWE. Dlatego czasem najtrudniejszy krok, to pierwszy krok.

Zajmijmy się tym, co stwarza największy problem większości menedżerów małych i średnich firm. Z drugiej strony brak tego elementu powoduje chaos, zamieszanie, utratę poczucia kontroli nad biznesem i erozję bezpieczeństwa. Rośnie ryzyko, a przedsiębiorstwo dryfuje. To dokładne zaprzeczenie rozwoju. Zadbanie o ten jeden element, może sprawić, że Twoja firma zacznie żeglować we właściwym kierunku.

Czwarty Krok Receptury na Biznes Marzeń

Kluczem jest organizacja – sterowana SYSTEMAMI.

Jak już nieraz wspominałam, tym, co odróżnia dojrzały biznes od samozatrudnienia właściciela, jest opozycja między zależnością od systemów zarządzania versus zależnością od pojedynczych osób.

W typowej mikrofirmie, której głównym zadaniem jest danie zatrudnienia właścicielowi, to on jest głównym kreatorem wszystkiego, co się wydarza. Decyduje o tym, jak dociera do klientów, w jaki sposób sprzedaje, jak ustala ceny i jak rozlicza się z klientami. Jak realizuje dostawę, a jak rozpatruje reklamacje, jak kontroluje wyniki firmy, jak wystawia faktury i księguje. Tak się dzieje do czasu, kiedy zaczyna brakować mu doby i w naturalny sposób zatrudnia pracowników.

Wtedy, nowozatrudnieni zaczynają wspierać szefa i powstaje (w najlepszym wypadku) grupa ośrodków kierowania:

  • Piotr odpowiada za sprzedaż,
  • Aneta zajmuje się marketingiem,
  • Wojtek realizuje dostawy, montuje sprzęt i zamawia,
  • Magda wystawia faktury dla klientów i rozpatruje ich reklamacje,
  • Basia księguje i oblicza wyniki,
  • a WŁAŚCICIEL płaci rachunki dostawców, sprawdza stan konta i pogrąża się w poczuciu, że kompletnie nie wie, co w firmie się dzieje, co szwankuje i jak to naprawić.

To i tak optymistyczny scenariusz, w którym każdy wie, za co odpowiada.

Niestety najczęściej wszyscy odpowiadają za wszystko, czyli nikt nie odpowiada za nic.

Nawet w tym „optymistycznym“ wariancie – powstaje brak kontroli i brak kierunku. Ale jest też coś znacznie gorszego: sprawne działanie całej organizacji zależy wyłącznie od tych pojedynczych osób.

Spróbuj sobie wyobrazić, co się stanie, jeśli Basia zachoruje, albo Piotr znajdzie inną pracę? Czy właściciel będzie wiedział do kogo sprzedawał Piotr, jak zwykle kontaktował się z klientami, jak ofertował i co decydowało o doskonałych wynikach? Czy będzie wiedział jak poradzić sobie z podatkami i jakie wyniki ma firma? A jeśli na urlop pójdzie Magda. która wystawia faktury sprzedaży? Nie wpłyną wtedy należności od klientów?

Oczywiście, że każdego można zastąpić. Ale od kogo ta nowa osoba nauczy się równie sprawnego działania? Skoro właściciel już dawno stracił kontrolę nad tym JAK DZIAŁA JEGO FIRMA? Skoro jej działanie zależało od pomysłów pojedynczych osób i nie korzystało z synergii między poszczególnymi obszarami?

Odpowiedzią na ten przerażający scenariusz są właśnie sprawne SYSTEMY.

Co to jest system zarządzania?

System zarządzania firmą jest jak otwarte okno

Jak twierdzą niektórzy, brak systemu jest również systemem. Jeżeli zatem systemem rządzącym Twoją organizacją jest stworzony przez przypadek chaos – jakich możesz oczekiwać rezultatów?

Na czym polega taki system? Jak go stworzyć? Czym różni się od procedur?

  1. System ma cel, na przykład szybkie realizowanie płatności za towar od klientów i brak nieściągalnych należności,
  2. System składa się z określonych elementów, najczęściej kolejnych kroków. Może to być sprawdzanie salda zadłużenia kontrahenta PRZED wysyłką towaru, limity kredytowe, szybkie potwierdzanie wysyłki i natychmiastowe wystawianie faktury, system monitorowania i windykacji należności. Być może zdecydujesz się na przedpłaty. Albo na faktoring.
  3. W każdym z kroków należy podjąć określone działania (tutaj mogą przydać się „procedury“), najczęściej w określonym czasie, ktoś za te działania odpowiada.
  4. Działanie systemu jest kontrolowalne.

Poszczególne działania nadal będą wykonywali pojedynczy ludzie. Ale firma, jako całość będzie działała w sposób określony przez CIEBIE. W sposób, który maksymalizuje współpracę poszczególnych działów i długoterminowe wyniki, w sposób wspierający realizację TWOJEJ wizji. I, co najważniejsze – w sposób, który podlega kontroli. Możesz całkiem sprawnie monitorować, czy poszczególne działania są realizowane tak, jak powinny. Możesz w jasny sposób wdrożyć nowego pracownika i pokazać mu w jaki sposób ma działać i jakie miejsce zajmuje to jego działanie w systemie całej firmy.

Jak zbudować sprawny system zarządzania?

Jak widzisz w przykładzie powyżej poszczególne systemy zarządzania będą nakładały się na siebie, niektóre będą składały się z podsystemów. Zapewne w ciągu lat – będą podlegały ewolucji.

Jak zauważył Nick Lawler:

Wszystko, co dzieje się w Twoim biznesie jest pochodną systemów, które stworzyłeś.

I będzie produkowało dzień po dniu takie same powtarzalne rezultaty, dobre lub kiepskie.

Jak wypełnić Twoją organizację systemami?

Przede wszystkim pogódź się z tym, że to proces. Może trwać lata i może nigdy się nie zakończyć.

Warto zacząć od obszarów i problemów, które są Twoją największą bolączką, które codziennie przyprawiają cię o frustracje, albo, które czujesz, że mają największy wpływ na generowane przez Twoje przedsiębiorstwo wyniki. Nie sposób zrobić wszystko na raz.

Polecam artykuł Bez tych 5 elementów Twoja firma może utonąć w chaosie, z którego dowiesz się na jakie jeszcze elementy sprawnej organizacji warto zwrócić uwagę, żeby Twoja firma działała efektywnie.

Jakość systemów i poziom organizacji Twojej firmy odzwierciedla TWOJE silne i słabe strony. Dlatego rozwój Twojego biznesu musisz rozpocząć od rozwoju siebie.

Więcej o tworzeniu systemów opowiadam w tym nagraniu:

Tak, jak pisałam w kroku pierwszym tej receptury i kolejnych:

  1. TY jesteś początkiem i końcem wszystkiego. Nie blokuj rozwoju swojego biznesu. (YOU & YOUR MINDSET)
  2. Jeden krok wstecz. Zawsze. (PERSPECTIVE)
  3. Planuj i kontroluj liczby. (NUMBERS)
  4. Kluczem jest organizacja – sterowana SYSTEMAMI. (SYSTEMS)

To tyle. Dostałeś w ogromnie skondensowanej pigułce receptę na biznes Twoich marzeń.

Czy ją zrealizujesz?

Jeżeli chcesz skorzystać z mojego wsparcia w rozwijaniu Twojej firmy i wprowadzaniu w niej więcej strategii, organizacji i skuteczności, to zapraszam do współpracy: Mentoring i doradztwo biznesowe 1-1 lub Doradztwo biznesowe SMART (dla najmniejszych firm).

 

Fot. © neirfy/ Fotolia

Twoi znajomi też powinni to przeczytać? Śmiało, daj im znać!
Posted in Organizacja i zarządzanie, Strategia i rozwój and tagged , , .