System zarządzania firmą daje kontrolę

Jak zbudować sprawny SYSTEM zarządzania firmą, z którego będziesz dumny? [PBM#4]

Przeczytasz w 5 minut

O tym, czy Twoja firma odniesie sukces, czy nie, w dużej mierze decyduje, czy masz jakikolwiek system zarządzania. Czy w ogóle stosujesz systemy, które usprawniają Twoją pracę i porządkują chaos? Które oszczędzają Twój czas i pieniądze? Które ułatwiają codzienne decyzje?

Zajmijmy się tym, co stwarza największy problem większości menedżerów małych i średnich firm. Z drugiej strony brak tego elementu powoduje chaos, zamieszanie, utratę poczucia kontroli nad biznesem i erozję bezpieczeństwa. Rośnie ryzyko, a przedsiębiorstwo dryfuje. To dokładne zaprzeczenie rozwoju. Zadbanie o ten jeden element, może sprawić, że Twoja firma zacznie żeglować we właściwym kierunku.

System zarządzania (a w zasadzie systemy) to 4 krok przepisu na biznes marzeń

Dzisiaj przedstawiam ostatni krok receptury na biznes marzeń, którą zdradzam Ci w kilku ostatnich artykułach. Pełna receptura to:

  1. TY jesteś początkiem i końcem wszystkiego. Nie blokuj rozwoju swojego biznesu. (YOU & YOUR MINDSET)
  2. Jeden krok wstecz. Zawsze. (PERSPECTIVE)
  3. Planuj i kontroluj liczby. (NUMBERS)
  4. Kluczem jest organizacja – sterowana SYSTEMAMI. (SYSTEMS)

Tak, jak uprzedzałam na początku, recepta jest tyleż prosta, co trudna w realizacji. Ale życie dosyć wcześnie nauczyło mnie, że WSZYSTKO JEST TRUDNE, ZANIM STANIE SIĘ ŁATWE. Dlatego czasem najtrudniejszy krok, to pierwszy krok.

System zarządzania to czwarty z elementów przepisu na biznes marzeń - infografika

System zarządzania firmą – początki i ewolucja

Jak już nieraz wspominałam, tym, co odróżnia dojrzały biznes od samozatrudnienia właściciela, jest opozycja między zależnością od systemów zarządzania a zależnością od pojedynczych osób.

W zasadzie nawet najmniejsza firma ma jakiś system. Z tym, że najczęściej jest nim chaos, przypadkowość, ręczna praca, przechowywanie informacji w głowie i jednostkowe decyzje (bez wytycznych). To podstawowa przyczyna największych bolączek takich firm.

W typowej mikrofirmie, której głównym zadaniem jest danie zatrudnienia właścicielowi, to on jest głównym kreatorem wszystkiego, co się wydarza. Decyduje o tym, jak dociera do klientów, w jaki sposób sprzedaje, jak ustala ceny i jak rozlicza się z klientami. Jak realizuje dostawę, a jak rozpatruje reklamacje, jak kontroluje wyniki firmy, jak wystawia faktury i księguje. Tak się dzieje do czasu, kiedy zaczyna brakować mu doby i w naturalny sposób zatrudnia pracowników.

Wtedy, nowozatrudnieni zaczynają wspierać szefa i powstaje (w najlepszym wypadku) grupa ośrodków kierowania:

  • Piotr odpowiada za sprzedaż,
  • Aneta zajmuje się marketingiem,
  • Wojtek realizuje dostawy, montuje sprzęt i zamawia,
  • Magda wystawia faktury dla klientów i rozpatruje ich reklamacje,
  • Basia księguje i oblicza wyniki,
  • a WŁAŚCICIEL płaci rachunki dostawców, sprawdza stan konta i pogrąża się w poczuciu, że kompletnie nie wie, co w firmie się dzieje, co szwankuje i jak to naprawić.

To i tak optymistyczny scenariusz, w którym każdy wie, za co odpowiada.

Niestety najczęściej wszyscy odpowiadają za wszystko, czyli nikt nie odpowiada za nic.

Nawet w tym „optymistycznym“ wariancie – powstaje brak kontroli i brak kierunku. Ale jest też coś znacznie gorszego: sprawne działanie całej organizacji zależy wyłącznie od tych pojedynczych osób.

Spróbuj sobie wyobrazić, co się stanie, jeśli Basia zachoruje albo Piotr znajdzie inną pracę? Czy właściciel będzie wiedział do kogo sprzedawał Piotr, jak zwykle kontaktował się z klientami, jak ofertował i co decydowało o doskonałych wynikach? Czy będzie wiedział, jak poradzić sobie z podatkami i jakie wyniki ma firma? A jeśli na urlop pójdzie Magda, która wystawia faktury sprzedaży? Nie wpłyną wtedy należności od klientów?

Oczywiście, że każdego można zastąpić. Ale od kogo ta nowa osoba nauczy się równie sprawnego działania? Skoro właściciel już dawno stracił kontrolę nad tym JAK DZIAŁA JEGO FIRMA? Skoro jej działanie zależało od pomysłów pojedynczych osób i nie korzystało z synergii między poszczególnymi obszarami?

Odpowiedzią na ten przerażający scenariusz są właśnie sprawne SYSTEMY.

Czym jest system zarządzania?

Jak twierdzą niektórzy, brak systemu jest również systemem. Jeżeli zatem systemem rządzącym Twoją organizacją jest stworzony przez przypadek chaos – jakich możesz oczekiwać rezultatów? Zapewne też przypadkowych i z ogromną ilością marnotrawstwa.

Na czym polega system zarządzania? Jak go stworzyć? Czym różni się od procedur i instrukcji?

  1. System ma cel, na przykład szybkie realizowanie płatności za towar od klientów i brak nieściągalnych należności to cel systemu windykacyjnego.
  2. System składa się z określonych elementów, najczęściej kolejnych kroków. Może to być sprawdzanie salda zadłużenia kontrahenta PRZED wysyłką towaru, limity kredytowe, szybkie potwierdzanie wysyłki i natychmiastowe wystawianie faktury, system monitorowania i windykacji należności. Być może zdecydujesz się na przedpłaty. Albo na faktoring.
  3. W każdym z kroków należy podjąć określone działania (tutaj mogą przydać się procedury), najczęściej w określonym czasie, ktoś za te działania odpowiada.
  4. Działanie systemu jest kontrolowalne. Czyli możesz sprawdzić czy należności przeterminowane maleją w wyniku podjętych działań. Jeżeli nie, to znaczy, że coś w systemie nie działa i warto zmodyfikować plan działań.

Poszczególne działania nadal będą wykonywali pojedynczy ludzie. Ale firma, jako całość będzie działała w sposób określony przez CIEBIE. W sposób, który maksymalizuje współpracę poszczególnych działów i długoterminowe wyniki, w sposób wspierający realizację TWOJEJ wizji. I, co najważniejsze – w sposób, który podlega kontroli. Możesz całkiem sprawnie monitorować, czy poszczególne działania są realizowane tak, jak powinny. Możesz w jasny sposób wdrożyć nowego pracownika i pokazać mu w jaki sposób ma działać i jakie miejsce zajmuje to jego działanie w systemie całej firmy.

System zarządzania – przykłady

W zasadzie w każdej firmie istnieje cały szereg różnych systemów wspierających zarządzanie nią. Są to przykładowo:

  • System windykacyjny, który ma na celu jak najszybszy spływ należności od klientów.
  • System motywacyjny lub system wynagradzania, który ma na celu zachęcać pracowników do realizowania celów firmy i motywować ich do podnoszenia jakości.
  • System kontrolingu, który najczęściej powiązany jest też z systemem rachunkowości, czyli wszystkie działania, które pomagają nie tylko zmierzyć podstawowy zysk firmy, ale także zrozumieć przyczyny odchyleń, zarządzać kosztami, marżami i poprawiać zysk oraz inne parametry.

Systemem może też być zbiór zasad umożliwiających handlowcom sprawne generowanie wycen dla klientów, bez każdorazowego angażowania szefa w jednostkowe decyzje (np. tabela dopuszczalnych poziomów rabatów). Albo system rekrutacji i wdrożenia nowego pracownika. Czy system skutecznej sprzedaży i budowania relacji z najważniejszymi klientami.

System zarządzania firmą jako taki w zasadzie nie istnieje, chociaż możesz w ten sposób określić system kontroli wyników firmy i bieżącego ich raportowania. Pisałam o tym więcej w innym miejscu na blogu.

Każdy zbiór uporządkowanych zasad czy sposobów postępowania, które zostały przemyślane i wytestowane, aby w optymalny sposób realizować dany cel jest systemem.

Jak zbudować sprawny system zarządzania?

Jak widzisz w przykładzie powyżej poszczególne systemy zarządzania będą nakładały się na siebie, niektóre będą składały się z podsystemów. Zapewne w ciągu lat – będą podlegały ewolucji.

Jak zauważył Nick Lawler:

Wszystko, co dzieje się w Twoim biznesie jest pochodną systemów, które stworzyłeś.

I będzie produkowało dzień po dniu takie same powtarzalne rezultaty, dobre lub kiepskie.

Jak wypełnić Twoją organizację systemami?

Przede wszystkim pogódź się z tym, że to proces. Może trwać lata i może nigdy się nie zakończyć.

Warto zacząć od obszarów i problemów, które są Twoją największą bolączką, które codziennie przyprawiają cię o frustracje, albo które czujesz, że mają największy wpływ na generowane przez Twoje przedsiębiorstwo wyniki. Nie sposób zrobić wszystko na raz.

Polecam artykuł Bez tych 5 elementów Twoja firma może utonąć w chaosie, z którego dowiesz się na jakie jeszcze elementy sprawnej organizacji warto zwrócić uwagę, żeby Twoja firma działała efektywnie.

Więcej o tworzeniu systemów opowiadam w tym nagraniu:

System zarządzania to dopiero czwarty krok

Tak, jak pisałam każdym z artykułów tej mini-serii receptura na biznes marzeń składa się z 4 kroków. Systemy zarządzania i dobra organizacja Twojej firmy są niezmiernie ważne. Ale są dopiero czwartym krokiem. Będą bezużyteczne, jeśli nie wykonasz pierwszych trzech. Tutaj ważna jest kolejność.

Dostałeś w ogromnie skondensowanej pigułce receptę na biznes Twoich marzeń. Na biznes, który będzie bezpieczny i zyskowny, a przy tym będzie dawał Ci wolność i wspierał Twoje marzenia.

Czy ją zrealizujesz?

 

Fot. © neirfy/ Fotolia

Posted in Organizacja i zarządzanie, Strategia i rozwój and tagged , , .